Warum Projektmanagement mit Excel?

Nicht ohne Grund und zu recht werden Sie sich diese Frage stellen.Dabei gibt es noch weitere Fragen zu beantworten:

• Geht das?
• Gibt es da nicht Software, die extra dafür geschrieben wurde?
• Kann das Microsoft Project nicht besser?

Ich kann Sie beruhigen: Alle Fragen lassen sich mit Ja beantworten. Es gibt natürlich Software, die speziell auf Projektmanagement abgestimmt ist. Microsoft Project und Project WebAccess sind gute Werkzeuge, auch die Konkurrenz hat einiges zu bieten. Aber keine Software ist so weit verbreitet und so beliebt wie Excel. In 20 Jahren selbständiger Tätigkeit als Seminarleiter, Berater, Programmierer und Projektberater habe ich immer wieder erfahren, was ein Controller einmal auf den Punkt gebracht hat:

"In der Firma haben wir SAP, SQL-Server, Oracle, Hyperion OLAP-Cubes, RPlan und Project Server. Arbeiten tun wir mit Excel"

Excel als vollwertigen Ersatz für Projektmanagement-Software anzupreisen, wäre falsch, das geht nicht. Wenn Sie sich aber mit Excel einigermaßen auskennen und die vielen Werkzeuge in diesem Programm beherrschen, werden Sie erstaunliche Erfolge erzielen. Und sollten Sie sich mit der VBA-Makroprogrammierung anfreunden können, sind Ihren Erfolgen keine Grenzen gesetzt.

Was erwartet Sie in diesem Buch?

Keine Fragezeichen, sondern Excel-Wissen pur. Tabellenmodelle, Verknüpfungen und Verweise, Formeln, Funktionen und Matrizenoperationen auf höherem Niveau, wie sie der Kalkulationsexperte kennt und kennen muss. Tipps und Kniffe, die in keinem Handbuch stehen: Bereichsnamen, die sich die Größe ihrer Bereiche selbst berechnen, Gültigkeitslisten, die abhängig vom Inhalt einer Zelle ihre Bezüge wechseln, und immer wieder Makros. Kleine Makros für schnelle Symbol- und Schaltflächensteuerungen, große Routinen, die Netzpläne zeichnen, Tabellendaten aus geschlossenen Mappen holen, Risikofragebogen auswerten und, und, und...

Nehmen Sie die Herausforderung an, probieren Sie, wie weit sich Projektmanagement mit Excel betreiben lässt. Ich verspreche Ihnen, sehr weit.

Was finden Sie auf der CD?

alle Tabellenmodelle, Diagramme und Makros, die im Buch beschrieben sind. Alles ist ungeschützt und frei zugänglich, Sie können die Vorlagen direkt für Ihre persönliche Projektarbeit nutzen und anpassen.

Der Inhalt:

Kapitel 1 beschreibt kurz Grundlagen und Grundbegriffe des Projektmanagements, liefert einen PM-Wortschatz in Deutsch/Englisch und zeigt, wie die ersten Dokumentationen entstehen: Projektauftrag, Projekthandbuch und PM-Handbuch werden als Vorlagen geliefert, dann stellt sich das Beispielprojekt "Golfplatz" (der inzwischen wirklich existiert) vor. Auch wenn Sie nicht vorhaben, sich einen solchen zu bauen, werden Sie in diesem Beispiel, das sich durch alle Kapitelzieht, zahlreiche Anregungen für Ihre eigene Projektarbeit finden.

Die Projektziele sind das Thema in Kapitel 2, es zeigt, wie Ziele gesammelt, aufgesetzt und formuliert werden. Für die Zielfindungswerkzeuge ist Excel prädestiniert, Zielbeziehungen und Präferenzmatrix lassen sich ideal mit Tabellen und Formeln konstruieren.

Kapitel 3 beschreibt den Aufbau eines Projektteams, erklärt, was bei der Bildung zu beachten ist, und liefert eine Anleitung zum Zeichnen eines verknüpften Organigramms.

Kapitel 4 beleuchtet das Projektumfeld und die Stakeholder, liefert Excel-Vorlagen für Stärken-Schwächen-Profil und Kraftfeldanalyse und zeigt, wie die Stakeholder-Analyse in Excel-Tabellen und Diagrammen realisiert wird.

In Kapitel 5 geht es zur Sache: Nach kurzer Theorie über Projektplanung und Projektstruktur wird im Praxisprojekt ein Strukturplan aufgebaut. Meilensteinpläne, Projektphasen und Arbeitspaketbeschreibungen entstehen, hier zeigt Excel seine Stärke. Erste Makros in VBA (Visual Basic for Application, die Makrosprache von Excel) runden das Thema ab (Wer noch keine Kenntnisse in VBA hat, findet in Kapitel 13 eine kurze Einführung).

Auch Kapitel 6 wird den Excel-Anwender fordern und viele Techniken, Tipps und Tricks rund um das Thema Termin- und Ablaufplanung anbieten. Wer mit Excel GANTT-Charts und Netzpläne (PERT-Charts) zeichnen kann, gehört schon zur Elite der Kalkulationsprofis, aber ganz ohne Makros geht es natürlich nicht.

In der Ressourcenverwaltung, die in Kapitel 7 das vorherrschende Thema ist, sind Listen und Datenbanken erforderlich, und hier kommt es auf Spezialtechniken wie ODBC und dynamische Bereichsnamen an, damit die Datenhaltung nicht zum Datenchaos führt. Wer sich von einem Datenbankprogramm unterstützen lassen will, findet eine nützliche Einführung in Microsoft Access. PivotTable-Assistent und Spezialfilter sind die wichtigsten Werkzeuge für Projektreports, hier werden sie vorgestellt.

Kapitel 8 zeigt, wie Projektbudgets aufgesetzt und Projektkosten analysiert und verwaltet werden, und hier ist Excel mit Formeln und Finanzfunktionen in seinem Element. Matrixfunktionen für Kostenplanung, Bedingungsformate für Ampelformatierung, Solver als Zielfindungswerkzeuge, Teilergebnisse und AutoFilter - wer seine Excel-Werkzeuge kennt, wird hier richtig Spaß haben an der Planung der Projektfinanzmittel.

In Kapitel 9 wird Excel für aktives Projektcontrolling eingesetzt. Earned Value Management ist keine Hexerei, wenn die Tabelle richtig aufbereitet wird, Statusreports und Diagramme dürfen zu diesem Thema natürlich nicht fehlen. Das Projektportfolio lässt sich mit Spezialfilter und Matrixfunktionen verwalten und auswerten.

In Kapitel 10 wird eine Makrolösung konstruiert, die Soll-Ist-Berichte per Mail an Projektleiter verschickt. Der Datenaustausch mit dem PM-Modul von SAP wird kurz erklärt.

Wie Projektrisikenmit Risikomanagement begegnet wird, zeigt Kapitel 11. Für Risk-Maps stellt Excel einige Spezialdiagrammtypen zur Verfügung. Ein Fragebogen zur Risikoerhebung darf nicht fehlen, der Excel-Profi wird diesen aber per Makro automatisieren und über Outlook an seine Teammitglieder senden.

In Kapitel 12 dreht es sich noch einmal ausschließlich um die Excel-Praxis. Spezialtechniken wie Analyse-Funktionen, Verknüpfungen, variable Gültigkeitslisten und Matrixfunktionen sind die Themen, der Umgang mit den Zeichenwerkzeugen von Excel wird ebenso gezeigt wie das Anlegen von Diagrammvorlagen.

Mit der Makroprogrammierung beschäftigt sich Kapitel 13. Wer sich in das Thema einarbeiten will, findet hier eine nützliche Einführung.