Unter dem Stichwort "Enterprise 2.0" ist Social Collaboration (englisch für "gemeinsame und vernetzte Zusammenarbeit") in den vergangenen Jahren immer mehr in den Fokus von Unternehmen gerückt. Etliche Unternehmen verwenden bereits sogenannte Social-Collaboration-Systeme (SCS).

Für projektorientierte Organisationen sind solche Systeme besonders interessant, da sie mit ihren Funktionen u.a. Projektkoordination und Wissensmanagement erleichtern, z.B. durch den Austausch und die Archivierung von projektrelevantem Wissen.

Häufig fehlen in den Unternehmen allerdings vertiefte Kenntnisse darüber, welche SCS sich für ihre Projekte eignen. Anhand der Ergebnisse einer Umfrage zum Thema "Einsatzmöglichkeiten und Nutzen von SCS" zeigt dieser Beitrag auf, welche Einsatzmöglichkeiten in Unternehmen genutzt werden und gibt Empfehlungen, welche SCS sich für welche Projekt- und Teamarten besonders gut eignen. Bild 1 gibt einen Überblick über die untersuchten Systeme und ihren Stellenwert für die Projektarbeit.

Bild 1: In einer Umfrage wurde untersucht, wie wichtige Social-Collaboration-Systeme die Projektarbeit unterstützen.

• Im Rahmen der Umfrage wurde vor allem der Nutzen der sieben für die Projektarbeit wichtigsten SCS untersucht. Die Auswahl basierte auf einer Studie von Bughin und Chui aus dem Jahr 2013:
• gemeinsame Arbeitsbereiche (Anwendungen, die die strukturierte Sammlung und Verwaltung von Informationsobjekten zur gemeinsamen Nutzung innerhalb einer Gruppe ermöglichen, z.B. Share-Point-Arbeitsbereiche)
• Instant Messenger (z.B. Skype, Microsoft Lync, Yahoo Messenger)
• Microblogging-Dienste (z.B. Twitter, Tumblr)
• Newsfeeds (z.B. RSS-Feed, Podcast)
• soziale Netzwerke (z.B. Yammer, Xing, LinkedIn)
• Weblogs (z.B. WorldPress, Blogger.com)
• und Wikis (als sog. "Enterprise Wiki")

Gemeinsame Arbeitsbereiche unterstützen die Projektarbeit am besten

Die Teilnehmer der Umfrage bewerteten gemeinsame Arbeitsbereiche mit großem Abstand am besten (42%). Die sehr gute Bewertung ist darauf zurückzuführen, dass die Umfrageteilnehmer damit bereits seit längerem arbeiten und sie daher als ein unverzichtbares System für erfolgreiches Projektmanagement ansehen: Die Teilnehmer lobten gemeinsame Arbeitsbereiche als "zentrale Projektplattform" zur Verwaltung aller relevanten Informationen zu einem Projekt und beschrieben sie als "essentiell und etabliert". Als sehr hilfreich bezeichneten sie auch die Option zur Einbindung externer Personen sowie die Vernetzung der Plattform mit anderen Anwendungen wie z.B. mit Microsoft Office.

Auch Instant Messenger erfreuten sich großer Beliebtheit bei den Umfrageteilnehmern (18%). Als besonders nützlich lobten sie Features wie Screen-Sharing (auch Desktop-Sharing genannt) und die Möglichkeit, Gruppensitzungen abzuhalten sowie Abwesenheits-Notizen einzurichten.

Bei Wikis (12%) würdigten die Umfrageteilnehmer deren Beitrag zur Strukturierung von Inhalten. Wikis dienen demnach oft als Nachschlagewerke für Informationen aus vergangenen Projekten.

Soziale Netzwerke (9%) folgen auf Platz vier. Privat werden diese zwar schon länger genutzt, im beruflichen Umfeld jedoch erst seit Kurzem. Dadurch ist ihr Bekanntheitsgrad gegenüber den schon länger etablierten Systemen geringer.

Newsfeeds (8%), Weblogs (6%) und Microblogging-Dienste (4%) kommen dagegen aktuell offenbar in Projekten kaum zur Anwendung. Eine Übersicht über die Bewertung der einzelnen Systeme durch die Umfrageteilnehmer ("Anforderungsunterstützung") zeigt Bild 2. Die Werte geben an, wie gut die einzelnen SCS die nachfolgend beschriebenen Anforderungen unterstützen.

Bild 2: Verteilung der Mittelwerte der Systembewertung einzelner Social-Collaboration-Systeme.

Anforderungen an SCS in Projekten