Bei vielen Projekten lässt sich in der Anfangsphase beobachten, dass in den Meetings endlos diskutiert wird. Man erliegt der irrigen Annahme, es müsse alles so lange beredet werden, bis alle Anwesenden dieselbe Meinung vertreten. Deshalb werden dabei immer wieder die gleichen Argumente (leicht umformuliert) wiederholt. Konkrete Ergebnisse werden nicht erzielt. Solche Meetings können dazu führen, dass auch bezüglich der Arbeit am Projektprodukt eine lässige Einstellung entsteht. Die Teammitgliedern nehmen es auch bei der Arbeit nicht so wichtig, zügig zu Ergebnissen zu kommen. Der ineffiziente Meetingstil prägt einen ineffizienten Arbeitsstil. Damit gerät Ihr Projekt spätestens gegen Ende unter Zeitdruck.

Straffer Führungsstil im Meeting

Pünktlich anfangen und aufhören

Führen Sie die ersten beiden Meetings besonders straff. Fangen Sie auf die Minute pünktlich an. Warten Sie auf keinen Fall auf Zuspätkommer! Diesen Mitarbeitern muss sofort klar werden, dass ihr Verhalten falsch ist. Wenn Sie warten, bis alle da sind, lernen Zuspätkommer, dass ihr Verhalten in Ordnung ist; die Pünktlichen lernen, dass sie es in Zukunft mit dem Meeting-Beginn nicht so genau nehmen müssen und auch zu spät kommen dürfen.

Beenden Sie bei den ersten beiden Meetings das Treffen auf die Minute genau - egal, ob alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet sind oder nicht. Damit machen Sie deutlich, dass in Zukunft zwingend am Thema zu arbeiten und nicht zu diskutieren ist. Wenn Ihre Mitarbeiter merken, dass es kein "Open End" gibt, werden sie sich ein endloses Hin und Her mit immer wieder den gleichen Argumenten schnell abgewöhnen.

Jedem Mitarbeiter eine Aufgabe geben

Sorgen Sie bei jedem Projektmeeting dafür, dass jeder einzelne Teilnehmer im Anschluss Projektaufgaben erhält, die er bis zum nächsten Termin erledigen muss. Damit machen Sie deutlich: Die Meetings dienen lediglich der Absprache und der Synchronisation. Die eigentliche Projektarbeit findet zwischen den Meetings statt.

Delegieren Sie so, dass die Teilnehmer zum nächsten Termin mit in sich fertigen Ergebnissen wiederkommen müssen. Lassen Sie bei jedem Meeting jeden Teilnehmer kurz sein Ergebnis vorstellen. Vor allem solche Mitarbeiter, die am liebsten "auf den letzten Drücker" arbeiten, brauchen den Druck, ihren Beitrag zum gemeinsamen Vorhaben darstellen zu müssen. Wenn Sie auf das Berichten über die individuellen Arbeitsfortschritte verzichten, laufen Sie Gefahr, dass manche Teammitglieder angeblich irgendwie immer am Projekt arbeiten, aber leider nichts Fertiges vorweisen können.

Checkliste für effiziente Meetings

• Nur Teilnehmer einladen, die aktiv am Projekt mitarbeiten
• Pünktlicher Start des Meetings
• Pünktliches Ende
• Delegation für jeden Anwesenden
• Individuelle Berichte über Geleistetes seit dem letzten Termin
• Freundlicher und humorvoller Umgangston
• Straffe Führung der Diskussion

Keine Angst vor eigener Autorität

Vielleicht scheuen Sie vor einem straffen Führungsstil im Meeting zurück. Sie möchten nicht "autoritär" sein. Lassen Sie sich von solchen Bedenken nicht irritieren. Ihre leistungswilligen Mitarbeiter wissen sehr wohl, dass Sie sie nicht unterdrücken wollen, sondern im Interesse des gemeinsamen Erfolgs straff moderieren. Die Leistungswilligen nervt es in der Regel, wenn sie in langweiligen Meetings sitzen und sich Monologisierer, Diskutierwütige und zögerliche Bedenkenträger anhören müssen. Ob Sie als autoritär wahrgenommen werden, entscheidet nicht ihr Moderationsstil, sondern Ihr Umgangston. Freundlich und humorvoll im Ton und dabei fest in der Sache, wirken Sie als Projektleiter überzeugend. Ihre Mitarbeiter nehmen Sie als Führungspersönlichkeit wahr und ernst. Wenn Sie sich aus Angst vor "autoritärem Verhalten" im Meeting Endlosdiskussionen bieten lassen, nehmen Ihre Mitarbeiter Sie als hilflose Persönlichkeit wahr, der man auf der Nase herumtanzen kann. Für Experten ist es unerträglich, einem Projektleiter unterstellt zu sein, der im Meeting nicht für einen ergebnisorientierten Stil sorgen kann. Es nervt auch, wenn schlecht geführte Meetings bis in die Abendstunden hinein reichen, den Feierabend rauben und dann nicht einmal zu greifbaren Ergebnissen führen. Leistungsträger verlassen solche Projekte.

Fazit

Prägen Sie ganz bewusst durch straffe Führung der ersten beiden Projektmeetings einen straffen Arbeitsstil Ihrer Teammitglieder. Locker werden können Sie anschließend immer noch. Wenn sie umgekehrt erst einmal locker anfangen, werden Sie sich sehr schwer tun, gegen Ende des Projekts als Antreiber aufzutreten, damit der Termin gehalten werden kann.

Dieser Tipp stammt aus dem Buch "Projekt-Mitarbeiter finden und führen" von Hedwig Kellner. Lesen Sie dazu auch die Buchrezension.