"Software as a Service" für Projekte: Vor- und Nachteile

Das virtuelle Projektbüro im Internet – mit "Software as a Service" (SaaS) ist man dieser Vision einen Schritt näher gekommen: Unternehmen können Soft- und Hardware für ihre Projektarbeit mieten; ihre Mitarbeiter greifen dann über das Internet auf diese Systeme zu und verwalten hier ihre Projekte. Doch ist das wirklich sinnvoll? Sind lokale Installationen nicht doch leistungsfähiger und sicherer? Welchen Nutzen bietet eine Internet-Lösung und wo liegen ihre Grenzen? Diese Fragen beantwortet Dr. Mey Mark Meyer in seinem Artikel. Im Anhang liefert er außerdem eine Checkliste zur Auswahl einer SaaS-Lösung für Projektmanagement.

 

"Software as a Service" für Projekte: Vor- und Nachteile

Das virtuelle Projektbüro im Internet – mit "Software as a Service" (SaaS) ist man dieser Vision einen Schritt näher gekommen: Unternehmen können Soft- und Hardware für ihre Projektarbeit mieten; ihre Mitarbeiter greifen dann über das Internet auf diese Systeme zu und verwalten hier ihre Projekte. Doch ist das wirklich sinnvoll? Sind lokale Installationen nicht doch leistungsfähiger und sicherer? Welchen Nutzen bietet eine Internet-Lösung und wo liegen ihre Grenzen? Diese Fragen beantwortet Dr. Mey Mark Meyer in seinem Artikel. Im Anhang liefert er außerdem eine Checkliste zur Auswahl einer SaaS-Lösung für Projektmanagement.

 

Das Internet ist schon eine praktische Sache. Informationen stehen rund um die Uhr zur Verfügung, Bestellsysteme nehmen unsere Wünsche unabhängig von unserem Aufenthaltsort entgegen und selbst Banken bieten ihre Dienstleistungen online an. Die notwendigen Web-Server betreiben allerdings die wenigsten Firmen selbst. Eine Reihe von Anbietern hat sich darauf spezialisiert, als Dienstleister die Hard- und Software, die für den Internetauftritt erforderlich ist, bereitzuhalten. Statt die erforderliche Ausstattung zu kaufen, mietet der Kunde den Web-Server inklusive Software und Administration bei einem so genannten Internet Service Provider. So kann sich der Betreiber einer Website auf den Inhalt konzentrieren, anstatt die Server-Software zu aktualisieren und für eine kontinuierlich gute Anbindung an das Internet zu sorgen. Auch der Web-Server des Projekt Magazins, von dem Sie diesen Artikel erhielten, steht selbstverständlich nicht in den Münchner Büroräumen.

Den Betrieb von Hard- und Software in kompetente Hände zu geben, ist bei Internet-Auftritten inzwischen ganz normal. Selbst herkömmliche Arbeitsplatz-Software findet zunehmend ihren Weg in das Internet. E-Mails bearbeitet man heute häufig im Browser, etwa mit Outlook Web Access. Webbasierte Dienste wie Google Apps bringen auch Textverarbeitung und Tabellenkalkulation ins Netz. Da liegt es nahe, auch Anwendungen für das Projektmanagement im Internet verfügbar zu machen und den Betrieb dieser Anwendungen auszulagern. Doch ist das wirklich sinnvoll? Sind lokale Installationen nicht doch noch leistungsfähiger und sicherer? Welchen Nutzen bietet eine Internet-Lösung und wo liegen ihre Grenzen?

SAAS oder ASP: Alter Wein in neuen Schläuchen?

Zu den Abkürzungen, über die man im Zusammenhang mit webbasierter PM-Software immer wieder stolpert, gehört SaaS: "Software as a Service". Software wird dabei vom Hersteller nicht mehr verkauft, damit der Kunde sie auf den eigenen Servern installiert. Der SaaS-Anbieter vertreibt seine Software statt dessen im Paket mit einer Reihe ergänzender Dienstleistungen. Dazu gehören vor allem der Betrieb der Software und das dafür notwendige Zubehör wie Server, Betriebssystem, Datenbanken, Stromversorgung und Internet-Anbindung. In der Regel leistet der Anbieter auch die Anwenderunterstützung bei technischen Problemen. Einige spezialisierte Anbieter gehen darüber noch hinaus. Die Münchner Baulogis GmbH hat sich beispielsweise auf die Abwicklung von Bauprojekten spezialisiert. "Unser Support geht oft über die Beantwortung rein technischer Fragen hinaus. Viele unserer Kunden nehmen gerne auch unsere Erfahrung in Anspruch, wenn es um die Organisation von Abläufen und die dabei zu beantwortenden Detailfragen geht", verdeutlicht Vertriebsingenieur Dirk Thiesen die Ausrichtung des Unternehmens.

Mindestens ebenso häufig wie SaaS fällt das Kürzel ASP auf, das für "Application Service Providing" steht. Dies ist ein Synonym für "Software as a Service", auch wenn es an feinsinnigen Abgrenzungsversuchen nicht fehlt. Bei ASP betreibt der Anbieter demnach für den Kunden seine individualisierte, ausgelagerte Lösung. Bei Software as a Service setzt der Anbieter dagegen ein einheitliches System für alle Kunden ein und kann dadurch seine Fixkosten pro Kunde deutlich senken. Dem Kunden gegenüber präsentiert sich die mandantenfähige Software dennoch als seine individuelle Arbeitsumgebung, von den anderen Benutzern merkt er nichts. Bei Anbietern wie Anwendern in der Praxis kommen diese Unterscheidungen aber offenkundig kaum an, beide Begriffe werden faktisch unterschiedslos benutzt.

Die Vermutung liegt nahe, dass nach dem ASP-Hype der so genannten New Economy ein neuer Begriff gefunden werden musste, um negative Assoziationen zu vermeiden. Man kann SaaS als die geschäftstauglichere Neuauflage des Konzepts der ausgelagerten Software betrachten. Es klingt also plausibel, wenn Kritiker behaupten, dass SaaS letztlich nur ASP unter neuem Namen sei. Eines ist sicher: Es lässt sich schlechter aussprechen. Wenn in diesem Beitrag von SaaS die Rede ist, dann im Sinne der vielfältigen Angebote am Markt, die zwischen den beiden Begriffen nicht scharf unterscheiden.

PM-Software im Browser

Aus technischer Sicht bedeutet SaaS, dass der Kunde mit einem Web-Browser auf die Server des Anbieters zugreift. Auch wenn andere Modelle, wie etwa die so genannten Terminal Server, denkbar sind - wer sich auf dem Markt umschaut, findet dort webbasierte Anwendungen. Noch bis vor wenigen Jahren stieß man hier fast ausschließlich auf Angebote mit dem traditionellen Internet-Charme: Das Projekt wurde Seite für Seite bearbeitet. Zuerst zeigte die Software beispielsweise nur die ersten Ebenen eines Projektstrukturplans. Wollte der Anwender zu einem Teilprojekt mehr wissen, musste eine komplette neue Seite geladen werden, welche zusätzlich die einzelnen Arbeitspakete aufführte. Annehmlichkeiten aus der Welt der normalen PC-Benutzeroberflächen, wie Pull-Down- und Kontext-Menüs oder das Ziehen von Objekten mit der Maus (Drag & Drop) suchte man vergebens.

Neue Oberflächen ähneln Desktop

Inzwischen haben nahezu alle Anbieter begonnen, ihre Bedienungsoberflächen interaktiver zu gestalten. Pull-Down-Menüs sind Standard und auch Drag & Drop hält allmählich Einzug - etwa um einen Vorgang einer Ressource zuzuweisen. Eine neue Technik namens "AJAX" (Asynchronous Java Script and XML) macht es möglich. Dank kurzer Programmanweisungen übernimmt nun der lokale Browser einige Aufgaben selbst, etwa eine Neusortierung der gerade gezeigten Arbeitspaketliste. Das geht deutlich schneller, als diese nochmals vom Server zu laden. Interessiert sich der Anwender für die Details eines bestimmten Arbeitspakets, lädt der Browser nur noch diese im Hintergrund nach, ohne die momentan geöffnete Seite zu beeinflussen. Anschließend zeigt er sie in einem neuen Fenster oder blendet sie an der passenden Stelle in der vorhandenen Ansicht ein. Der Anwender kann so flüssig arbeiten ohne ständig den Neuaufbau der kompletten Seite abwarten zu müssen. Anwendungen im Browser ähneln damit zunehmend den ganz normalen Desktop-Programmen. Bei grafisch interaktiven Tätigkeiten haben die Desktop-Anwendungen allerdings noch klar die Nase vorn - dazu später mehr.

Geringer Installationsaufwand - Komfort nur mit Zusatzprogrammen

Eine webbasierte Anwendung bietet den Vorteil, dass auf den Rechnern der Anwender kein umfangreicher Installationsaufwand notwendig wird. Ein Browser ist normalerweise auf jedem PC vorhanden. Damit entlastet SaaS die IT-Abteilung nicht nur beim Betrieb der Server, sondern auch bei der Wartung der Anwender-PCs. Wenn der Browser die Liste der Projekt-Vorgänge selbstständig sortieren soll, erfordert das nur wenige Zeilen Programmcode. Diese lädt der Browser zwar bequem und ohne Installation bei Bedarf, der Anwender muss dem Code allerdings grundsätzlich vertrauen. Wer den Komfort moderner Web-Oberflächen genießen will, muss dem Browser also erlauben, diese Programm-Segmente des SaaS-Anbieters auszuführen. Für manche Komfortfunktionen sind außerdem noch kleine Zusatzinstallationen erforderlich. Wer etwa im Projektportal Projectplace Projektdateien mit der Maus einfach aus dem lokalen Dateiordner in den Online-Ordner verschieben möchte, muss dafür zunächst eine Erweiterung für den Browser installieren. Ist dies aus Sicherheitsgründen nicht gestattet, bleibt immer noch der - allerdings etwas umständlichere - Weg über die "Hochladen"-Funktion mit anschließender Dateiauswahl.

Immer Online - heute kein Problem mehr

Wenige Probleme dürfte heute die permanente Serveranbindung über das Internet bereiten. Ein Browser ohne Internet-Anbindung ist nutzlos. Was vor einigen Jahren noch unmöglich oder unglaublich teuer war, ist heute auch kleineren Unternehmen problemlos möglich: Schnelle DSL-Anschlüsse, eine nahezu lückenlose Abdeckung mit Internet via Mobilfunk und Flatrate-Tarife lassen die permanent notwendige Verbindung kaum noch als Problem erscheinen. Lediglich bei großen Dateimengen, wie sie etwa in der Grafikbearbeitung einer Konstruktionszeichnung entstehen, wirkt es sich negativ aus, dass das marktübliche A-DSL zwar hervorragende Download-Geschwindigkeiten ermöglicht, beim Upload aber recht langsam unterwegs ist. Für diesen Fall bietet SaaS aber auch den Vorteil, dass die Daten nur noch einmal auf die Server des Anbieters übertragen werden müssen und nicht mehr vielfach per E-Mail an diverse Projektbeteiligte geschickt werden.

Der Nutzen im Netz

Jedes Projekt geht irgendwann zu Ende - die Projektorganisation ist also eine Organisation auf Zeit. Eine als Service genutzte Software kommt diesem Umstand entgegen, weil sie exakt für die Projektlaufzeit eingesetzt werden kann. Das Projektteam ist schnell startklar, mancher Anbieter schaltet seine Software binnen Minuten nach der Anmeldung zur Benutzung frei. Weil die Daten für alle Beteiligten gut erreichbar über das Internet zur Verfügung stehen, können Teammitglieder aus verschiedenen Firmen zusammen arbeiten, ohne dass jedes Mitglied eine projektspezifische Software zu kaufen bräuchte.

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