Risikomanagement "light": Pragmatisch, praktisch, gut

TatsächlichTatsächlichAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen. Die "tatsächlichen" Werte von Messgrößen können ausschließlich im Rückblick ermittelt werden. Sie stehen den "geplanten" Werten gegenüber, die eine Prognose oder Vorgabe darstellen. scheitern Projekte häufig an Problemen, die man mit gezieltem RisikomanagementRisikomanagementRisikomanagement ist der Teil des Projektmanagements, der sich mit der Identifizierung, Analyse und Beherrschung von Risiken für die geplante Projektabwicklung beschäftigt. hätte verhindern können. Doch gerade in mittelständischen Unternehmen wird Risikomanagement verhältnismäßig selten angewandt – und wenn, dann meist nur in Ansätzen. Oft erscheint der AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. dafür unverhältnismäßig hoch – im Gegensatz zu dem relativ geringen Nutzen, der erwartet wird. Darum verzichtet man lieber ganz darauf. Doch diese Annahme ist fatal. Risikomanagement lohnt sich immer, und sei es nur in einer "Light"-Version für kleine Projekte. Cornelia Niklas stellt Ihnen anhand eines Praxisbeispiels fünf wesentliche Vorteile für einen reibungslosen ProjektablaufProjektablaufDer Projektablauf ist der tatsächliche Verlauf des Projekts, während der Ablaufplan den geplanten Verlauf beschreibt. Im Gegensatz zur Projektplanung, geschieht die operative Projektarbeit im konkreten Projektumfeld. Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit, Kosten) gegenüber. Projektleiter, Projektmanager, Lenkungsausschuss und andere Projektbeteiligte haben die Aufgabe, den Projektablauf möglichst nah an den Vorgaben des Ablaufplans zu halten. vor, die mit Risikomanagement zu erzielen sind.

 

Risikomanagement "light": Pragmatisch, praktisch, gut

TatsächlichTatsächlichAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen. Die "tatsächlichen" Werte von Messgrößen können ausschließlich im Rückblick ermittelt werden. Sie stehen den "geplanten" Werten gegenüber, die eine Prognose oder Vorgabe darstellen. scheitern Projekte häufig an Problemen, die man mit gezieltem RisikomanagementRisikomanagementRisikomanagement ist der Teil des Projektmanagements, der sich mit der Identifizierung, Analyse und Beherrschung von Risiken für die geplante Projektabwicklung beschäftigt. hätte verhindern können. Doch gerade in mittelständischen Unternehmen wird Risikomanagement verhältnismäßig selten angewandt – und wenn, dann meist nur in Ansätzen. Oft erscheint der AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. dafür unverhältnismäßig hoch – im Gegensatz zu dem relativ geringen Nutzen, der erwartet wird. Darum verzichtet man lieber ganz darauf. Doch diese Annahme ist fatal. Risikomanagement lohnt sich immer, und sei es nur in einer "Light"-Version für kleine Projekte. Cornelia Niklas stellt Ihnen anhand eines Praxisbeispiels fünf wesentliche Vorteile für einen reibungslosen ProjektablaufProjektablaufDer Projektablauf ist der tatsächliche Verlauf des Projekts, während der Ablaufplan den geplanten Verlauf beschreibt. Im Gegensatz zur Projektplanung, geschieht die operative Projektarbeit im konkreten Projektumfeld. Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit, Kosten) gegenüber. Projektleiter, Projektmanager, Lenkungsausschuss und andere Projektbeteiligte haben die Aufgabe, den Projektablauf möglichst nah an den Vorgaben des Ablaufplans zu halten. vor, die mit Risikomanagement zu erzielen sind.

 

Befasst man sich mit ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Anwendung eines Projektmanagementsystems auf ein Projekt durch den Projektleiter bzw. durch die Projektleiterin sowie weitere Projektbeteiligte ., stößt man zwangsläufig auf den Begriff Risikomanagement. Doch wie oft wird diese Technik tatsächlich angewandt? Diese Frage ist berechtigt, denn nach meiner Erfahrung geschieht dies besonders in mittelständischen Unternehmen verhältnismäßig selten - und wenn, dann meist nur in Ansätzen. Viel zu oft bleibt das Thema im Projektalltag "auf der Strecke". Trotz umfangreicher Literatur und trotz des sehr guten Angebots an Seminaren und Lehrgängen scheint es an der praktischen Umsetzung zu mangeln.

Dafür mag es verschiedene Ursachen geben. Eine davon hat sich in Gesprächen herauskristallisiert: Der Aufwand für die verschiedenen Schritte im Risikomanagement erscheint unverhältnismäßig hoch - im Gegensatz zu dem relativ geringen Nutzen, der erwartet wird. Darum verzichtet man lieber ganz darauf.

Doch diese Annahme ist fatal. Der Einsatz des Risikomanagements lohnt sich immer, und sei es nur in einer "Light"-Version für kleine Projekte. Ein Nutzen ist oft schon zu Beginn eines Projekts zu erzielen, wie anhand des folgenden Praxisfalls zu sehen ist. Fünf wesentliche Vorteile für einen reibungslosen Projektablauf, die mit Risikomanagement zu erzielen sind, stelle ich Ihnen nachfolgend vor.

Die klassische Vorgehensweise im Überblick

Zunächst eine kurze Zusammenfassung der Methode - für einen detaillierten Einstieg empfehle ich die Artikel, die im Archiv des Projekt Magazins zu diesem Thema zu finden sind. Besonders der Beitrag von Dr. Peter Duwe "Risikomanagement einfach und effizient" (Projekt Magazin Ausg. 12/02) ist gut geeignet, die Kenntnisse zu vertiefen.

In der Projektmanagement-Literatur wird Risikomanagement meist in mehreren Schritten beschrieben:

In den verschiedenen späteren Projektphasen, z.B. bei Meilensteinen, erfolgt im Idealfall ein Abgleich der RisikoanalyseRisikoanalyseDie Risikoanalyse umfasst alle Aktivitäten zur Einschätzung, Bewertung und Priorisierung der Risiken (inkl. Chancen) im Projekt. Sie liefert damit die Ausgangsbasis für alle weiteren Schritte der Maßnahmenplanung und –bewertung wie auch für die Risikoüberwachung im Projekt. Sie ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Risikomanagements und als wiederkehrender Prozess im Projektverlauf zu sehen, der sich an die Risikoidentifikation anschließt. mit der Ist-Situation: Die aktuelle Lage wird im Hinblick auf die Risiken beurteilt und die entsprechenden Maßnahmen werden - falls erforderlich - angepasst.

Das klingt zwar aufwändig, die genannten Schritte sind jedoch nicht immer in aller Ausführlichkeit notwendig. Es ist sinnvoll, die investierte Zeit flexibel an den Projektumfang anzupassen. In kleinen und mittleren Projekten (oder als Einstieg in das Thema) hat sich der folgende, pragmatische Ansatz bewährt.

Die "Light"-Version als Alternative

Im Gegensatz zur klassischen Methode wird bei der hier vorgestellten "Light"-Version jedes Risiko in einem einzigen Schritt abgehandelt. Die DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit . erfolgt der Einfachheit halber nur in Stichpunkten. Als Vorlage können Sie die Excel-Datei "Risikoanalyse.xls" verwenden, die zum Download zur Verfügung steht.

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Roland
Wanner

Sehr guter, anschaulicher Artikel. So "light" ist ja dieser Prozess ja auch nicht - und ich finde viel mehr braucht es auch bei einem grösseren Projekt nicht. Der grosse Schritt ist aus meiner Sicht, dass der Projektleiter und das Team erkennen, dass Risikomanagement ihrem Projekt einen wesentlichen Nutzen bringt. Wenn diese Hürde übersprungen und diese Überzeugung verankert ist, dann steht dem erfolgreichen Risikomanagement nicht mehr viel im Wege. Dann braucht es "nur" noch Durchhaltwillen und Systematik bei der Durchführung. In diesem Beispiel wurden 4 Risiken identifiziert - in der Praxis sollten Sie es jedoch nicht bei 4 belassen. Schon mit einem 15 minütigem Brainstorming kommen Sie mit Ihrem Team auf mehr als 20 Risiken. Zu guter letzt ist es wichtig, dass Sie sich während der ganzen Projektdauer fragen: "Was könnte passieren?". Ein "Einmal-Risikomanagement" in der ersten Projektphase bringt zu wenig Sicherheit.