Zeitdruck ist nahezu ein Naturgesetz, wenn es darum geht, eine Projektpräsentation zu erstellen. Da nimmt es nicht Wunder, dass so manches Excel-Diagramm mit kühnem Schwung in PowerPoint landet, teilweise sogar als Verknüpfung, um stets den aktuellen Stand zeigen zu können. Noch ein wenig auf der Folie zurechtrücken, die Größe anpassen - und fertig. Allerdings ist das optische Ergebnis eher bescheiden: Die Excel-Farben stimmen mit denen von PowerPoint meist nicht überein, Diagramme werden beim Bearbeiten verzogen oder verhalten sich anderweitig widerspenstig. Das Ergebnis könnte dann z.B. so aussehen, wie in Bild 1 gezeigt.

Bild 1: So bunt und uneinheitlich kann es aussehen, wenn Excel-Diagramme nach PowerPoint kopiert werden.

Von kunterbunten Excel-Bildern zu professionellen Diagrammen

Kaum langsamer, doch mit erheblich besserem Resultat kommen Sie mit der hier vorgestellten Methode zum Ziel:

• Die Diagramme werden direkt in PowerPoint erstellt (Versionen 97 bis 2003),  
• sie sehen optisch ansprechend aus,
• lassen sich animieren
• und sind immer aktuell, da sie mit ihrer Datenbasis in Excel verknüpft werden.

Das genaue Vorgehen soll anhand eines Beispiels erläutert werden. Dabei geht es darum, drei Kreisdiagramme in PowerPoint anzulegen, die ihre Daten aus Excel erhalten.

Vorbereitung in PowerPoint

Bis zur Version 2003 von PowerPoint ist für das Anlegen von Diagrammen das Zusatzprogramm Microsoft Graph zuständig. Es verfügt über die gleichen Funktionen wie das Diagramm-Modul in Excel und wird ebenso bedient. Grund genug, es einmal mit einem Diagramm in PowerPoint zu probieren.

Um drei Kreisdiagramme mit einheitlichem Erscheinungsbild anzulegen, die auf vorhandenen Daten in Excel basieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie eine neue Präsentation und fügen Sie dort mit Strg+M eine neue Folie ein, die nur einen Titelplatzhalter hat.
• Speichern Sie die Präsentation im gleichen Ordner wie die Excel-Mappe, aus der dann die Daten für die Diagramme kommen werden.
• Klicken Sie auf das Symbol "Diagramm einfügen" (Bild 2), um Microsoft Graph zu starten. Es erscheinen zwei Fenster: ein Musterdiagramm sowie die zugehörige Datentabelle. In der Tabelle ist die erste Datenzelle markiert.

Bild 2: Das Symbol "Diagramm einfügen"

• Öffnen Sie in Excel die entsprechend Arbeitsmappe, markieren Sie die Daten für das erste Diagramm - unten ein Beispiel wie das aussehen könnte - und kopieren Sie diese mit Strg+C in die Zwischenablage.

Bild 3: Die Excel-Daten, die mit dem ersten Diagramm verknüpft werden sollen.

• Wechseln Sie zurück zu PowerPoint (Die erste Zelle der Datentabelle ist dort nach wie vor markiert.)
• Rufen Sie das Menü Bearbeiten auf und wählen Sie Verknüpfung einfügen.
• Es erscheint ein Warnhinweis (Bild 4), den Sie mit einem Klick auf "OK" quittieren können. Daraufhin werden die bestehenden Beispieldaten in der Datentabelle durch die aus Excel ersetzt.

Bild 4: Warnhinweis beim Einfügen der Excel-Daten aus der Zwischenablage.

Testen Sie nun gleich, ob die eben erstellte Verknüpfung funktioniert. Geben Sie in Excel neue Daten ein und überzeugen Sie sich davon, dass sich das Diagramm in PowerPoint entsprechend anpasst.