Schlecht organisierte und abgestimmte Informations- und Datenflüsse können selbst das ausgefeilteste Controllingsystem zu Fall bringen. Eine effiziente Projektkommunikation ist daher Voraussetzung für ein effektives Projektcontrolling.
Projektcontrolling kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten das System der Informations- und Datenflüsse akzeptieren und ihre Pflichten kennen. Wer hat beim Informationsaustausch eine Bring-, wer eine Holschuld? Wer muss welche Informationen bekommen? Wer darf welche Entscheidungen fällen? Diese und viele weitere Fragen müssen zu Beginn jedes Projekts geklärt werden.
Im vorliegenden Artikel werden die Hauptstränge und die Schnittstellen im System der Daten- und Informationsflüsse beschrieben. Projektleiter erfahren, was sie beim Aufbau einer Projektkommunikation zu Controllingzwecken beachten sollten.
Die Projektleitung muss Normen für den Informations- und Datenfluss setzen. Wie der Projektleiter in das System des Informations- und Datenflusses eingebunden ist und welche Anforderungen an ihn diesbezüglich gestellt werden, zeigt Bild 1. Weitere Beteiligte sind das Team, der Kunde und das Control Board.
Die Art der ausgetauschten Informationen und die Schnittstelle zum Kunden variiert von Projekt zu Projekt. In der Grafik wurde exemplarisch ein Modell für Kundenprojekte gewählt, in dem der Projektleiter auch den primären Kontakt zum Kunden übernimmt.
Wie im Artikel "Projektcontrolling: Kosten, Termine und Leistung pragmatisch überwachen" (Ausgabe 6/04) ziehen wir als Beispielprojekt den Bau einer Tiefgarage heran, in dem eine Baufirma als Generalunternehmer fungiert. Der Projektleiter und sein Team planen alle notwendigen Arbeiten und realisieren sie bzw. lassen sie durch Unterauftragnehmer durchführen.
Bild 1: Der Informations- und Datenfluss im Projekt ("Plan" steht für die Gesamtheit der Projektpläne).
Im folgenden werden die am Informations- und Datenfluss beteiligten Instanzen vorgestellt.
Die internen Auftraggeber des Projektleiters bilden das Control Board. Dieses kann beispielsweise aus einem einzelnen Manager oder auch einem Lenkungsausschuss mit verschiedenen Linienverantwortlichen bestehen. In unserem Beispielprojekt könnte das der Vorgesetzte des Projektleiters sein, bei mittelständischen Firmen wäre es der Firmenbesitzer selbst. In Großfirmen gibt es oft übergeordnete Gremien mit Linienmanagern, an welche die Projektleiter berichten. So könnte das Control Board in unserem Projekt aus dem Firmenleiter, dem Kaufmann und den Abteilungsleitern bestehen (Leitungskreis). Fährt ein Unternehmen viele Projekte gleichzeitig, so unterstützen eigene Abteilungen (Projektbüro) oder auch ein so genanntes Programm-Management den Leitungskreis und die Projektleiter durch einheitliche Projektabwicklungsrichtlinien und ein einheitliches Reporting.
Der Projektleiter ist stets eine einzelne Person mit Verantwortung dafür, dass das Team die Projektziele erreicht. In großen Projekten gibt es zusätzlich spezielle Projektfunktionen wie zum Beispiel Planer und Controller, die im Auftrag des Projektleiters bestimmte Teilaufgaben des Projektmanagements übernehmen. Zur Vereinfachung steht in diesem Beitrag die Projektleitung für die Gesamtheit aller Projektmanagement-Funktionen.
