Projektbüros in IT-Organisationen

In der Regel müssen mehrere Projekte parallel oder zumindest phasenverschoben abgewickelt werden. Projektleiter sind der Doppelbelastung von organisatorischer wie auch fachlicher VerantwortungVerantwortungVerantwortung besteht aus den drei untrennbaren Bestandteilen Aufgabe , Befugnis und Rechenschaftspflicht. Es ist also nicht möglich, für die Durchführung einer Aufgabe ohne die entsprechenden Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht, Weisungsrecht) verantwortlich zu sein (sog. Kongruenzprinzip). Ebenso bedeutet Verantwortung, dass aus falschem Handeln oder Nicht-Handeln Konsequenzen wie z.B. Vertragsstrafen oder disziplinarische Strafen erwachsen. ausgesetzt. Einen Weg aus dem Chaos bietet die Einrichtung eines übergreifenden Projektbüros. Torsten Pritz von der Pcubed Program Planning GmbH erläutert in seinem Artikel, was ein Projektbüro ist. Er stellt die wesentlichen Aufgaben eines zentrales Projektbüros vor und zeigt, wie es die Projektarbeit transparenter, kontrollierbarer und effizienter werden lässt.

Projektbüros in IT-Organisationen

In der Regel müssen mehrere Projekte parallel oder zumindest phasenverschoben abgewickelt werden. Projektleiter sind der Doppelbelastung von organisatorischer wie auch fachlicher VerantwortungVerantwortungVerantwortung besteht aus den drei untrennbaren Bestandteilen Aufgabe , Befugnis und Rechenschaftspflicht. Es ist also nicht möglich, für die Durchführung einer Aufgabe ohne die entsprechenden Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht, Weisungsrecht) verantwortlich zu sein (sog. Kongruenzprinzip). Ebenso bedeutet Verantwortung, dass aus falschem Handeln oder Nicht-Handeln Konsequenzen wie z.B. Vertragsstrafen oder disziplinarische Strafen erwachsen. ausgesetzt. Einen Weg aus dem Chaos bietet die Einrichtung eines übergreifenden Projektbüros. Torsten Pritz von der Pcubed Program Planning GmbH erläutert in seinem Artikel, was ein Projektbüro ist. Er stellt die wesentlichen Aufgaben eines zentrales Projektbüros vor und zeigt, wie es die Projektarbeit transparenter, kontrollierbarer und effizienter werden lässt.

Seitdem es ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Anwendung eines Projektmanagementsystems auf ein Projekt durch den Projektleiter bzw. durch die Projektleiterin sowie weitere Projektbeteiligte . in Unternehmen gibt, existiert das ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource)., die Vielzahl parallel laufender Projekte in einer Umwelt begrenzter Ressourcen zu koordinieren. Der notwendige Schritt vom Management einzelner Projekte hin zu einem unternehmensweiten, integrierten (Multi-)Projektmanagementansatz wird daher in vielen Unternehmen bereits vollzogen. Die Einrichtung eines zentralen Projektbüros kann man hierbei als organisatorische Maßnahme für die Durchsetzung eines konsistenten Projekt-Portfolioansatzes sehen. (Anmerk. d. Red., 2012: Im Jahre 2002 gab es noch keine klare begriffliche Abgrenzung zwischen den Begriffen "Projektbüro"/"Project Office" und "Project Management Office". Mittlerweile steht der Begriff "Projektbüro" für eine OrganisationseinheitOrganisationseinheitEine Organisationseinheit ist ein Element der Aufbauorganisation, das in der Regel im Organigramm ausgewiesen wird. Beispiele für Organisationseinheiten sind Unternehmensbereiche, Abteilungen, Niederlassungen oder Tochterunternehmen. Organisationseinheiten können selbst Organisationen sein., die ein Einzelprojekt betreut, und "Project Management Office" für eine Organisationseinheit, die projektübergreifend unterstützend und steuernd tätig ist. Siehe hierzu auch den Beitrag "PMO-PO = Verwechslung mit fatalen Folgen", Projekt Magazin 10/2012.) Das Projektbüro stellt sämtliche Prozesse, Vorlagen und Anleitungen zur organisatorischen Abwicklung von Projekten. Die operativen Projektteams können sich somit überwiegend auf die fachliche Realisierung der Projektziele konzentrieren. Durch die Zentralisierung verschiedener Kernaufgaben in einem Projektbüro wird die Projektarbeit transparenter und kontrollierbarer, wodurch erhebliche Effizienzgewinne zu erwarten sind.

Gründe für ein Projektbüro in IT-Organisationen

Viele IT-Abteilungen machen die gleiche Erfahrung: Projekte werden initiiert, führen jedoch nur teilweise zum gewünschten Ergebnis. Es werden Zeitplanungen nicht eingehalten, Kostenvorgaben überschritten oder die Projektziele erst gar nicht erreicht. Nach Untersuchungen der Standish Group werden nur 26% aller Softwareprojekte innerhalb des geplanten Zeit- und Kostenrahmens abgeschlossen. Dabei sind die Planüberschreitungen erheblich: Die durchschnittliche Budgetüberschreitung beträgt 189% und der geplante ZeitrahmenZeitrahmenZeitrahmen bezeichnet die gesamte geschätzte oder berechnete Projektlaufzeit (meist in kalendarischen Zeiteinheiten z.B. in Monaten) inklusive etwaiger Pufferzeiten . Der Zeitrahmen ist als Pendant zum Kostenrahmen eines Projekts zu sehen. wird um mehr als das dreifache überzogen (fortlaufende Untersuchung der Standish Group bei US-Softwareunternehmen, seit 1996). Das Fehlen eines konsistenten, strukturierten Projektmanagementansatzes und das Nebeneinander vieler, teilweise interdependenter Projekte sind oftmals die Ursache. Die Einrichtung eines zentralen Projektmanagementbüros kann helfen, diese Probleme zu erkennen und zu überwinden.

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