Ob ein ehrenamtliches Projekt erfolgreich ist, steht und fällt mit der Motivation des Projektteams. Deswegen ist ein wertschätzender Umgang durch den Projektleiter sowie innerhalb des Teams sehr wichtig. Auch Improvisationstalent ist gefragt, da die Teammitglieder nur begrenzt Zeit für das Projekt haben.

Beides wird gefördert bzw. erleichtert bei einem Projektvorgehen nach Scrum. Das war zumindest die Hoffnung innerhalb des Organisationsteams für den "Young Crew Workshop" der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V., der vom 11. bis 14. Oktober 2018 in München stattfand. Dabei handelt es sich um eine Konferenz für Projektmanager – und solche, die es werden wollen – unter 35.

Unser Team bestand anfangs aus acht jungen Berufstätigen sowie Studenten, verteilt über ganz Süddeutschland (am Ende waren wir 13, siehe Bild 1). Die Entscheidung für Scrum fiel in einem unserer ersten Meetings im Oktober 2017. Wir wollten nicht klassisch nach einem Gantt-Chart und Meilensteinen arbeiten, sondern die Eventvorbereitung als Spielwiese nutzen, um erstmals Erfahrung in Scrum zu sammeln.

Denn wir waren überzeugt, dass Scrum uns einen besseren Rahmen bieten würde, weil das Framework dazu auffordert und motiviert, die Zusammenarbeit im Team kontinuierlich zu verbessern, indem das Team regelmäßig reflektiert. Gerade für uns als verteiltes Team, in dem sich viele Mitglieder noch nicht kannten, das mit geringer Kapazität arbeitete und seine Motivation aus sich selbst und der Arbeit ziehen musste, war es entscheidend, dass die Zusammenarbeit Spaß machte, wir ständig dazulernten und uns als Team verbesserten.

Unsere Vision

Wie es sich für ein gutes Scrum-Team gehört, definierten wir zu Beginn eine Vision: Wir wollten den besten Young Crew Workshop aller Zeiten organisieren und den erwarteten 80 bis 100 Teilnehmern ein einmaliges und unvergessliches Erlebnis ermöglichen. Am Ende hatte das Event, einschließlich der Trainer und des Organisationsteams, tatsächlich über 100 Teilnehmer und bot diesen insge-samt 18 einzelne Workshops an.

Es entpuppte sich als große Herausforderung, die vielen unterschiedlichen Ideen unserer einzelnen Teammitglieder unter einen Hut zu bringen. Dies gelang uns in erster Linie über die gemeinsame Erstellung des Backlogs. Durch dessen kontinuierliche Pflege sorgten wir immer wieder dafür, dass wir alle ein gemeinsames Verständnis hatten.

Unser Fokus lag sehr stark auf der korrekten Durchführung der einzelnen Meetings und auf dem Ausfüllen unserer Rollen. Da wir zudem selbst zum Großteil bereits auf Young Crew Workshops waren, die Materie also gut kannten, passierte uns beim Stakeholdermanagement ein typischer Anfängerfehler: Wir vergaßen, das Feedback unserer Stakeholder in den Scrum-Prozess einfließen zu lassen. Hätten wir das von Anfang an beachtet, wäre der Workshop sicherlich noch unvergesslicher geworden, denn die Stakeholder hatten einige sehr gute Anregungen, die wir jedoch nicht umsetzen konnten, weil wir sie zu spät befragten (siehe dazu den Fachbeitrag: "Must have" für ehrenamtliche Projekte – die Umfeldanalyse").

Bild 1: Das Organisations-Team des Young Crew Workshop 2018. 1. Reihe v.l.n.r: Bernhard Gerl, Sabina Lammert, Dora Slemmer, Florian Rengsberger, Marianne Schmidt, Andreas Grune. 2. Reihe v.l.n.r.: Christoph Lehnert, Sabrina Thom, Oksana Rainchuck, Stefanie Höpfinger, Roberta Haseleu, Sophie von Brühl, Senol Kerman

So passten wir das Scrum-Framework an