Der Projektstrukturplan (PSP, englisch: Work Breakdown Structure, WBS) leistet bei Projektplanung und -durchführung nützliche Dienste. Deshalb legen sowohl die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement bei der Zertifizierung zum Projektmanagement-Fachmann/-frau als auch das Project Management Institute (PMBOK) großen Wert darauf.
In der Praxis scheint der PSP allerdings keinen großen Anklang zu finden. Viele Projektmanager starten lieber gleich mit dem Balkenplan. Dies geschieht meist aus der Unsicherheit heraus, wie denn ein "richtiger" Projektstrukturplan aussehen muss. Sie vergeben sich damit die Chance, dem Projekt eine Struktur zu geben, die alle Projektbeteiligten vom Vorstandsvorsitzenden bis hin zum einzelnen Mitarbeiter akzeptieren. Ein guter Projektstrukturplan ermöglicht somit allen den vollständigen Überblick über das gesamte Projekt.
Dieser Artikel zeigt Ansätze, wie Projektmanager bestehende Schwierigkeiten mit dem Projektstrukturplan überwinden und ihn zur verlässlichen Basis der Projektplanung und -durchführung machen können.
Projekte zeichnen sich durch ein Mindestmaß an Komplexität aus. Während bei einer einfachen Aufgabe oder einem kleinen Auftrag sofort klar wird, was zu tun ist, erfordert ein Projekt die Zerlegung in einzelne Schritte. Es muss strukturiert werden, um durchführbar zu sein.
Ergebnis der Strukturierung ist der Projektstrukturplan als vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente eines Projekts. Klassisch geschieht dies in Form eines Organigramms. Alternativ können Sie ihn als nummerierte Aufzählung mit Einrückungen - ähnlich einem Inhaltsverzeichnis - oder sogar als Mind Map darstellen.
Bild 1: Der PSP als Organigramm, Aufzählung und Mind Map.
Unabhängig von seiner Darstellung hat der Projektstrukturplan folgende Aufgaben bzw. unterstützt folgende Tätigkeiten:
Diesen Anforderungen wird ein Balkenplan nicht gerecht.
Wer ohne Projektstrukturplan in ein Projekt startet, muss sich bei jeder der genannten Aufgaben erneut Gedanken über die Struktur machen. Ein für das gesamte Projekt gültiger PSP dagegen erspart dem Projektteam diesen zusätzlichen Arbeitsaufwand und die damit verbundene Zeitverschwendung.
Zwei Beispiele: Der Lenkungsausschuss fordert einen außerordentlichen Projektstatusbericht - die Gliederung dafür liegt in Form des Projektstrukturplans bereits fertig vor. Ein neuer Projektpartner benötigt eine schnelle Orientierung über das Projekt - mit Hilfe des PSPs kann der Projektleiter ihm diese sofort geben.
