Ein bekannter Ausspruch aus dem Volksmund lautet: "Wer schreibt, der bleibt." Überträgt man diesen Satz auf die Terminplanung, könnte er lauten: "Die Basis jedes effizienten Zeitmanagements ist die Schriftlichkeit". Denn im Kopf schwirren ständig unerledigte Aufgaben und Informationen herum, die man nicht vergessen darf. Solche Gedanken verursachen Stress und lassen uns auch nach der Arbeit nur schwer abschalten.

Vielleicht ergeht es Ihnen ähnlich, wie es mir früher ergangen ist: Ich habe meine Notizen auf Post-its und Schmierzetteln verteilt. Diese Zettel hatten die Eigenschaft, immer dann nicht auffindbar zu sein, wenn ich sie am dringendsten brauchte. Es hat mich viel Zeit und Nerven gekostet, die verschwundenen Notizen zu suchen oder deren Inhalt neu zu recherchieren. Aus diesem Ärgernis zog ich meine Lehren und beachte heute folgende Grundsätze für ein effizientes Notizmanagement:

1. Möglichst viel notieren:
   Generell mache ich möglichst viele Notizen während der Arbeit. Mit dem Aufschreiben überträgt man Gedanken aus dem Kopf auf das Blatt Papier. Dadurch wird der Kopf entlastet und man behält die Übersicht in der Hektik des Arbeitsalltags.
2. Alle Notizen an einem Ort:
   Vermeiden Sie den Fehler, den ich anfangs machte. Ich habe zwar viel notiert, aber an verschiedenen Stellen. Deshalb auch der Grundsatz: Alle Informationen an einer Stelle. So wissen Sie immer sofort, wo Sie ggf. eine Notiz finden werden und müssen nicht an verschiedenen Stellen suchen.
3. Notizen mit System (Übersichtlichkeit) anlegen:
   Das Notieren von Informationen sollte mit System erfolgen. Nur dann behalten Sie auch den Überblick bei einer Fülle von Notizen.

Nach mehreren Versuchen und Enttäuschungen habe ich endlich das ideale Werkzeug für meine Notizen, meine Ideen gefunden: Ich nenne es das "Super-Buch". Das "Super-Buch" ist ein Notizbuch mit System, in dem ich alle meine Notizen, Ideen und Aufgaben übersichtlich sammle. Damit ist der zweite Grundsatz für ein effizientes Notizmanagement erfüllt: Alle Notizen an einem Ort.

Mein Arbeitsalltag mit dem "Super-Buch"

Bevor ich erläutere, wie Sie ein Super-Buch anlegen, möchte ich Ihnen meinen Arbeitsalltag unter Verwendung des Super-Buchs beschreiben: In das Buch schreibe ich Notizen stichwortartig, die während des Arbeitstages anfallen. Ebenso notiere ich darin meine Aufgaben. Sollte ich wieder eine Notiz benötigen, brauche ich nicht lange auf Post-its oder Schmierzetteln zu suchen, sondern weiß mit Sicherheit, dass ich sie im Super-Buch finden werde.

Mein Super-Buch hat einen festen Platz auf meinem Schreibtisch, so dass ich mir immer sofort Notizen machen kann - z.B. während eines Telefongesprächs. Wenn ich zu Terminen außer Haus muss, nehme ich mein Notizbuch mit. Es ist mein ständiger Begleiter und hilft mir, meinen Kopf frei zu halten. Es erleichtert mir die Rückverfolgung von ganzen Arbeitstagen und unterstützt mich auch bei der Beweissicherung. Kurz vor Arbeitsende erledige ich die "Buchpflege" und mache mit Hilfe des Super-Buchs den Tagesplan für den kommenden Arbeitstag.

Sie können das Super-Buch als persönliches oder einem Projekt zugeordnetes Arbeitsbuch verwenden. Die Vorbereitungen unterscheiden sich dabei nur unwesentlich.

So legen Sie ein Super-Buch an

Das passende Buch

Um ein Super-Buch anzulegen, besorgen Sie sich zunächst ein dickes, stabiles, fest gebundenes DIN-A4- oder DIN-A5-Notizbuch. Ein kleineres Format kann ich nicht empfehlen, da sonst die Übersichtlichkeit leidet. Am besten eignet sich ein so genanntes Geschäftsbuch mit einem seitlichen Rand. Es ist strapazierfähig und löst sich - im Gegensatz zum Notizblock - nicht gleich in Einzelteile auf.

Ob die Seiten unbedruckt (blanko), liniert oder kariert sind, bleibt Ihnen überlassen. Das Buch sollte mindestens 100 Seiten haben, besser sind jedoch 150 oder mehr Seiten. Sehr nützlich ist auch ein Leseband. Damit haben Sie immer sofort Zugriff auf die aktuelle Seite.

Sie können anstelle eines gebundenen Buches auch ein DIN-A4- oder DIN-A5-Ringbuch verwenden. Das hat den Vorteil, dass Sie dafür eigene Vorlagen-Blätter entsprechend Ihren Bedürfnissen entwerfen und ausdrucken können. Ein Verstärken der Löcher ist in diesem Fall unbedingt erforderlich, auch wenn das mit einem Mehraufwand verbunden ist.

Nachsendehinweis

Für den Fall, dass ich das Buch einmal verlieren sollte, habe ich auf der Buchinnenseite einen Verweis angebracht: "Sollten Sie dieses für mich wichtige Arbeitsbuch gefunden haben, ersuche ich Sie, mich unter der Tel.-Nr. … zu kontaktieren. Herzlichen Dank (Unterschrift)!" Sicherheitshalber habe ich auch meine Visitenkarte mit der Anschrift eingeklebt.

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