Professionelles und standardisiertes Projektmanagement gilt in großen Unternehmen mittlerweile meist als selbstverständlich, in vielen kleineren und mittleren Betrieben hingegen werden Projekte oft noch "hemdsärmelig" abgewickelt. Spätestens durch die wachsende Anzahl der Projekte und die steigende Komplexität dieser kommen auch mittelständische Betriebe nicht mehr um eine Professionalisierung ihres Projektmanagements herum.

Bei dem vorliegenden Beitrag handelt es sich um einen Erfahrungsbericht aus einem Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft. Wir beschreiben, wie wir bei dem Tisch-Wasserfilter-Produzenten BRITA ein PMO etabliert und ein professionelles Projektmanagement eingeführt haben. Damit möchten wir dem Leser konkrete Hinweise und Tipps zum Vorgehen bei solchen Einführungen liefern.

Über die Beschreibung unserer Beweggründe sowie des Nutzens unserer Maßnahmen geben wir Ihnen praktisch erprobte Argumente an die Hand, mit denen Sie Ihre Geschäftsführung von der Sinnhaftigkeit eines professionellen Projektmanagements für KMU überzeugen können. Dabei schildern wir den zeitlichen Ablauf und die einzelnen Phasen der Umsetzung, inklusive der verschiedenen Projekte. Anhand von Praxisbeispielen stellen wir dar, welche Hürden wir überwinden mussten und wie wir Akzeptanz bei allen Beteiligten erreichten.

Erste Professionalisierung des Projektmanagements

Wie in vielen Betrieben, die organisch gewachsen sind, waren unsere ersten Projekte wenig komplex und galten daher als überschaubar. Meistens wickelte eine einzelne Fachabteilung ein Projekt ab, das Vorgehen war "pragmatisch", d.h. es gab wenig Dokumentenvorlagen, die Projektmitarbeiter haben den Prozess größtenteils selbst definiert und die Projektabläufe waren nicht einheitlich.

Mit dem stetigen Wachstum des Unternehmens wuchs auch die Zahl, die Komplexität und die unterschiedlichen Arten an Projekten. Aus diesem Grund führte BRITA Anfang 2000 erste Hilfsmittel zur Projektabwicklung ein.

Überarbeitung des Produkt-Entstehungs-Prozesses

Dazu wurde u.a. ein Projektteam (PEP-0-Team) gegründet und mit der Überarbeitung des originären Produkt-Entstehungs-Prozesses (PEP) betraut, der als Leitfaden für die Projektabwicklung diente. Seitdem waren im PEP die einzelnen Projektphasen definiert, Phasenübergänge festgelegt und dort war festgeschrieben, dass jedes Projekt im Phasenmodell abgewickelt werden muss.

Produktmanager erhielten die Aufgabe, Produktideen zur Bewertung aufzubereiten und vorzustellen. Das PEP-0-Team führte standardisierte Projektanträge ein, die über den Nutzen einer Projektidee für das Unternehmen informierten und von der Geschäftsleitung freigegeben werden mussten.

Ferner wurden Mitarbeiter aus den Fachbereichen, die über erste Erfahrungen im Projektgeschäft verfügten, zu Projektleitern für die Projekte Ihres Bereichs ernannt. Als weiteres Hilfsmittel wurden Projektpläne zur Steuerung der Abläufe vorgegeben.