Viele Projektleiter kennen das Problem: Am Monatsende ruft die Buchhaltung an, die gerne wissen möchte, welche Leistungen fakturiert werden können und welche erbrachten Leistungen für den kommenden Monat zurückgestellt werden müssen. Um die gewünschten Daten zu liefern, muss der Projektleiter zunächst die abgeschlossenen Arbeitspakete ermitteln, anhand der QM-Dokumentation feststellen, welche davon der Auftraggeber bereits abgenommen hat – welche also fakturierbar sind – und schließlich das Ergebnis in einem Kostenbericht zusammenfassen. Die Daten für einen solchen Bericht manuell zusammenzustellen ist mühsam. Wesentlich einfacher ist es, dafür eine automatisierte Lösung mit Makro zu verwenden. Dieser Artikel stellt eine passende Lösung vor.

Automatisieren mit Makro

Zunächst müssen Sie festlegen, anhand welcher Kriterien die fakturierbaren Arbeitspakete in Microsoft Project selektiert werden sollen. Als erstes Kriterium bietet sich eine Angabe zum Qualitätsstatus an. So können Sie sofort erkennen, welche Arbeitspakete schon abgenommen sind, welche abnahmebereit sind und welche noch den Status "offen" besitzen. Wie Sie diese Information in den Projektplan integrieren, lesen Sie im Beitrag "Microsoft Project – QM-Informationen in den Projektplan integrieren" (Projekt Magazin, 20/2015).

Als zweites Kriterium benötigen Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Datum, wann ein abgeschlossenes Arbeitspaket einer QM-Überprüfung unterzogen wurde. Mit Hilfe dieser beiden Kriterien können Sie die gewünschten Kosten über einen Bericht abfragen.

Das Datum der QM-Prüfung können Sie prinzipiell über ein Auswahlfeld hinzufügen oder sogar vollständig manuell eintragen. Bei länger laufenden Projekten ist das jedoch wenig praktikabel: Sie müssen ein zusätzliches Feld pflegen und aktualisieren, die Verwendung eines Auswahlfelds begrenzt den wählbaren Zeitraum auf einen vorher festgelegten Bereich und zu guter Letzt schleicht sich leicht der Fehlerteufel ein. Einfacher ist es, die Vorgänge mit Hilfe eines VBA-Makros automatisiert zu aktualisieren. Dazu müssen Sie in Project zunächst den standardmäßig ausgeblendeten Menüreiter Entwicklertools aktivieren (siehe Kasten und Bild 1).

Bild 1: Bevor Sie das VBA-Makro anlegen, aktivieren Sie zunächst den Reiter Entwicklertools.

Benutzerdefinierte Spalte einfügen

Damit das VBA-Makro später das Datum der QM-Überprüfung eintragen kann, müssen Sie zunächst eine neue benutzerdefinierte Text-Spalte einfügen. Klicken Sie dazu in der Ansicht Gantt-Diagramm mit der rechten Maustaste den Namen der Spalte an, vor der Sie die neue Spalte einfügen möchten und wählen Sie den Befehl Spalte einfügen. Als Spaltennamen wählen Sie eine freie Text-Spalte – in unserem Beispiel "Text 1". Benennen Sie diese anschließend in "Faktura" um, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltennamen "Text 1" klicken, den Befehl Benutzerdefinierte Felder, dann den Button Umbenennen wählen und den gewünschten Namen im Dialogfeld eingeben. Klicken Sie anschließend zweimal auf OK, um das Eingabefeld sowie das Fenster Benutzerdefinierte Felder zu schließen.

Bild 2: Fügen Sie eine benutzerdefinierte Text-Spalte ein, die Sie in "Faktura" umbenennen.

Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel auf dem Tipp "Microsoft Project – QM-Informationen in den Projektplan integrieren" aufbaut. Dort finden Sie eine Anleitung, wie Sie die benutzerdefinierten Spalten "QM" und "Abnahme" einfügen, die im Folgenden vorausgesetzt werden. In der mitgelieferten Beispieldatei zu diesem Beitrag sind alle benötigten Spalten bereits vorhanden.

VBA Code hinzufügen

Was wollen wir mit unserem VBA-Code erreichen?

• Das Skript soll den aktuellen Monat in Kombination mit dem aktuellen Jahr in die Spalte "Faktura" eintragen (z.B. Apr-2016), falls das Arbeitspaket zu 100% fertiggestellt und QM-geprüft ist.
• Steht bereits ein Wert in der Spalte, darf das Skript diesen Wert nicht überschreiben. Andernfalls wäre es später nicht mehr nachvollziehbar, wann welche Leistung fakturiert werden konnte.
• Bei allen anderen Arbeitspaketen, die entweder nicht vollständig fertiggestellt oder fertiggestellt, aber nicht freigegeben sind, soll das Skript keinen Wert eintragen.

Modul anlegen