Montagmorgen 8 Uhr: Das wöchentliche Teammeeting beginnt - doch die Teilnehmer lassen Interesse und Engagement vermissen. Das ist in Projekten nicht ungewöhnlich, denn viele Mitarbeiter halten Meetings für überflüssig und sind der Ansicht, dass man sie nur von ihrer Arbeit abhält. Insbesondere, wenn die Zeit für die Erledigung ihres Arbeitspakets knapp wird, suchen sie einen Grund, um nicht am Meeting teilzunehmen. Doch das Problem ist nicht, dass die Mitarbeiter grundsätzlich keine Lust auf Meetings haben. Mitarbeiter empfinden Meetings nur als überflüssig, wenn sie sich nicht mit ihren Interessen und Meinungen in die Diskussion einbringen können.
Als Projektleiter können Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer aktiv in die Besprechung eingebunden werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass nur die Personen eine Einladung zum Meeting erhalten, die von den Themen der Agenda betroffen sind, einen Beitrag dazu leisten können oder für die Entscheidungsfindung notwendig sind. Auf der Agenda eines Teammeetings sollten nur Themen stehen, die tatsächlich alle angehen. Dazu gehören der Status des Projekts, Entscheidungen über die Arbeit im Projekt oder die Zusammenarbeit im Team. Detailfragen, die nur einzelne Teammitglieder betreffen, sollten besser in einem gesonderten Gespräch geklärt werden.
Ob Mitarbeiter sich innerlich an der Diskussion beteiligen oder mit ihren Gedanken abschweifen, lässt sich oft an ihren Blicken, ihrer Körperhaltung und ihren Wortbeiträgen erkennen. Fördern Sie die Aktivität der Teilnehmer, falls Sie das Gefühl haben, dass diese sich in der Diskussion zurückhalten und unterstützen Sie Mitarbeiter, die wertvolle Wortbeiträge liefern. Dies können Sie tun, indem Sie die Teilnehmer direkt ansprechen und um eine Information oder um ihre Meinung bitten. So sorgen Sie für ein konstruktives Gesprächsklima. Lassen Sie auch Konfrontationen zu. Das hilft, unterschiedliche Standpunkte klar zu stellen und zu einer einvernehmlichen Lösung zu gelangen. Achten Sie allerdings darauf, dass solche Konfrontationen sachlich ausgetragen werden.
Durch Fragen können Sie die Beteiligung fördern und die Diskussion lenken. Fragen zeigen Ihren Mitarbeitern, dass Sie an ihrer Meinung interessiert sind. Im Folgenden erhalten Sie einige Anregungen, wie Sie Fragen in Meetings einsetzen und die Diskussion steuern können.
Wenn zu einem Sachverhalt die Einschätzung der Teilnehmer wichtig ist, fragen Sie diese direkt danach: "Frau Witt, Sie sind von der Terminverschiebung des Arbeitspakets von Herr Otto direkt betroffen. Welche Auswirkungen hat die Verschiebung auf Ihr Arbeitspaket? ... " Durch die Antwort werden die Interessen und Befindlichkeiten der Mitarbeiter deutlich. So kann hier Frau Witt z.B. sagen, dass sie wegen der Terminverschiebung nicht auf ihre geplante Fortbildung gehen kann. Dieses Problem wird so bereits frühzeitig erkannt und kann in die Entscheidungsfindung einbezogen werden. Weitere Möglichkeiten, eine Frage einzuleiten, sind "Was ist Ihre Reaktion auf ...?", "Was denken Sie über ...?" oder "Woraus schließen Sie, dass ...?"
Verhält sich ein Mitarbeiter im Meeting zurückhaltend, wissen Sie nicht, ob er damit Zustimmung oder Desinteresse signalisiert. Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie und die anderen Teilnehmer immer wissen, was die jeweils anderen zu dem gerade aktuellen Thema denken. Wenn Sie die Haltung eines Teilnehmers nicht sicher einschätzen können, fragen Sie ihn danach: "Herr Meier, was meinen Sie dazu?" oder "Frau Korndorf, wir kennen jetzt die Ansicht von Herrn Meier. Was ist Ihre Meinung?"
Manchmal bleibt die Aussage eines Wortbeitrags für die anderen Teilnehmer unklar, ohne dass der Sprecher es bemerkt. Dann bleibt seine Wortmeldung ohne Feedback der anderen Teilnehmer im Raum stehen oder eine wichtige Information wird nicht verstanden. Das ist oft der Fall, wenn Teilnehmer einen Sachverhalt langatmig ausführen oder "um den heißen Brei“ herumreden. Fragen Sie hier lieber einmal mehr, als einmal zu wenig! "Ich habe Ihren Beitrag nicht ganz verstanden. Können Sie diesen durch ein Beispiel erläutern?" Fragen Sie nach konkreten Beispielen. Diese helfen oft, Ideen oder Gedanken zu erläutern und verständlicher darzustellen.
Gehen Sie auch auf non-verbale Signale ein, die einer Erklärung bedürfen: "Herr Uhl, Sie haben gerade den Kopf geschüttelt. Können Sie uns erklären, was Sie gerade bewegt?"
Manchmal schweift die Diskussion ab. Um das zu verhindern, stellen Sie sich regelmäßig im Stillen die Frage: "Bringt uns dieser Beitrag jetzt weiter?" Ist man tatsächlich vom Thema abgekommen, stellen Sie diese Frage laut. So machen Sie die Teilnehmer darauf aufmerksam, dass die Diskussion aus Ihrer Sicht vom Ziel wegführt. Alternativ können Sie anmerken: "Stellen wir uns gerade die richtigen Fragen?" oder "Es war wichtig, diesen Aspekt ausführlich zu beleuchten. Lassen Sie uns jetzt aber wieder zu unserem Hauptthema zurückkommen."
Immer dann, wenn die Diskussion viele unterschiedliche Aspekte transparent gemacht hat, hilft eine Zusammenfassung dabei, eine klare Orientierung zu finden. "Bevor wir weitermachen, möchte ich Ihre Vorschläge kurz zusammenfassen." Oder: "Lassen Sie mich bitte erläutern, was ich bis jetzt verstanden habe."
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