Projektmanager, die allein in ihrem Büro sitzen und ohne Abstimmungsbedarf die Zeitpläne ihrer Projekte berechnen - diese Zeiten sind vorbei. Unternehmensweites Multiprojekt-Management ist inzwischen selbstverständlich, unternehmensübergreifende Projekte sind der Normalfall, internationale Projekte sind nichts Besonderes. Die Kommunikation von Planungsdaten aber hat mit dieser Entwicklung nicht Schritt gehalten. In vielen Unternehmen werden Planungsdaten noch über PDF-Dateien mit Balkenplänen weitergegeben, über Textdateien oder MPX-Dateien mit unvollständigem, nicht verifiziertem Im- und Export. Hier soll Abhilfe geschaffen werden: Der Arbeitskreis "Datenaustauschmodell" der GPM-Fachgruppe "DIN 69901 Neu", beginnt jetzt mit der Formulierung eines Normvorschlags für ein Datenmodell im Projektmanagement. Ziel ist es, die barrierefreie Zusammenarbeit auch auf elektronischer Datenebene zu ermöglichen. Dies ist von besonderer Bedeutung, da der aktuelle Trend zum Projektportfoliomanagement ohne ein einheitliches Datenmodell nicht zu realisieren ist.
Projektmanagement als Methode zieht in alle Branchen ein. Projekte werden zum selbstverständlichen Unternehmensbestandteil und überschreiten sowohl Abteilungs- als auch Unternehmensgrenzen. Aber Planungsdaten fehlerfrei und ohne Informationsverlust zwischen Projektpartnern auszutauschen scheitert an einem grundlegenden Hindernis: Es gibt kein unabhängiges Datenmodell für Projektmanagement!
Im Zeitalter der Informationstechnik tauschen viele Projektverantwortliche, die mit verschiedenen Werkzeugen arbeiten, ihre Pläne über ausgedruckte Balkendiagramme, Netz- und Strukturpläne aus. Selbst wenn PDF-Dateien übermittelt werden, ist dies noch kein elektronischer Austausch von Planungsdaten.
Ralf Roeschlein arbeitet als PM-Berater und ist Mitglied der GPM-Fachgruppe "DIN 69901 Neu". Seiner Erfahrung nach legt in den meisten Fällen der Auftraggeber vor Projektstart fest, welche Systemtools alle Projektbeteiligten einsetzen müssen. "Ein systemübergreifender Austausch wird von Auftraggeberseite mit der Begründung abgelehnt, dass der Datenverlust zu hoch sei." Die Konsequenz daraus ist, dass Unternehmen gleichzeitig mit unterschiedlichen Tools arbeiten müssen, wenn sie für mehrere Auftraggeber tätig sind. Dies bedeutet zusätzliche Kosten für Lizenzen sowie für Fachpersonal und dessen Fortbildung.
Für die in der GPM-Fachgruppe vertretenen Anbieter von Projektmanagement-Software ist die wichtigste Schnittstellenaufgabe die Anbindung ihrer Produkte an andere Unternehmenssoftware wie z.B. ERP-Systeme. Die Lösung dieses Problems ist häufig individuell und somit kostenintensiv: Je nach Produkt erfolgt die Anbindung über so genannte Application Programming Interfaces (API), individuell programmierte Schnittstellen oder durch Reportgeneratoren. Fast alle Produkte haben fest integrierte Schnittstellen zu Office-Programmen, insbesondere zu Microsoft Excel und Microsoft Project.
Die Vielfalt der Lösungsansätze für das immer gleiche Problem macht deutlich, wie dringend ein einheitliches Datenaustauschmodell benötigt wird. Seltsamerweise verliefen die bisherigen Ansätze dafür im Sand. So begann bereits im Jahr 2000 Michael Lester, Produktmanager beim US-amerikanischen Softwarehersteller Pacific Edge, ein Datenmodell für Projektmanagement in der XML-Syntax zu entwickeln. Tatsächlich griffen auch mehrere Softwarehersteller (u.a. Primavera und Welcom) Lesters Entwicklung auf, allerdings blieb dem Modell der Durchbruch bisher versagt. Ein Grund dafür könnte sein, dass dem Autor als Einzelkämpfer und Angestellter eines Anbieters die wettbewerbsübergreifende Plattform für die breite Einführung seines Modells in den Markt fehlt.
Der zweite wesentliche Grund dafür, dass sich bisher kein unabhängiges Datenmodell auf dem Markt etablieren konnte, ist meines Erachtens nach das Image, das Planungs- und Controlling-Tools bei den Anwendern haben. Viele nehmen sie als Spezialistenanwendungen wahr, die wenig mit dem Projektalltag zu tun haben.
Marktbeherrschende PM-Software ist nämlich nicht Microsoft Project, wie man vermuten könnte, sondern sind die Standard-Büroprogramme. Dies hat einfache Gründe: Gängige Formate für Textverarbeitung und Tabellenkalkulation können von allen aktuellen Software-Produkten und damit von allen Projektbeteiligten gelesen werden. In elektronischen Terminkalendern sind bereits grundlegende Projektmanagementfunktionen wie die Aufgabenverwaltung integriert, die Daten lassen sich mit dem PDA abgleichen. Mittels E-Mail können die Projektbeteiligten Informationen direkt von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz übermitteln.
Aus Anwendersicht ist die logische Folgerung: Solange die auf jedem Arbeitsplatzrechner installierte Standardsoftware die grundlegenden Erfordernisse für Projektmanagement wie Kalkulation, Terminplanung und Berichterstattung erfüllt, bedeutet spezielle PM-Software sogar einen Rückschritt in der Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit. Wenn nur die Lizenzinhaber der entsprechenden Software Pläne betrachten und bearbeiten können, verlieren die Planungsmethoden ihren Nutzen als Kommunikationsinstrument. Und gerade Kommunikation ist der bei weitem wichtigste Erfolgsfaktor im Projekt.
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