Pannen sind immer unangenehm, das gilt besonders bei Kundenterminen, Präsentationen und Verkaufsgesprächen. Bei diesen Gelegenheiten können schon kleine Ausrutscher einen wirtschaftlich weit reichenden Effekt zur Folge haben. Im schlimmsten Falle gelingt es Ihnen dadurch nicht, ein neues Angebot erfolgreich zu platzieren oder Sie verlieren einen bestehenden Auftrag. Die dritte Folge der Artikelreihe über Stolperfallen im Projektmanagement beschäftigt sich mit Kundenmeetings und Präsentationen und listet wieder Fettnäpfchen auf, die schon so manchem Projektverantwortlichen zum Verhängnis geworden sind.
Wenn Sie einen Termin bei Ihrem Kunden vereinbart haben, ist Pünktlichkeit oberstes Gebot. Mit einer großzügigen Zeitplanung legen Sie den ersten Grundstein für ein erfolgreiches Meeting oder eine erfolgreiche Präsentation. Denken Sie daran, die Wegbeschreibung auszudrucken oder in Ihr Navigationsgerät einzuprogrammieren und fahren Sie frühzeitig los, um auch im Falle eines Staus noch pünktlich erscheinen zu können. Falls Sie sich aus unvorhergesehenen Gründen dennoch verspäten, sollten Sie auf jeden Fall die Telefonnummer des Kunden parat haben, um ihn informieren zu können. Vergewissern Sie sich aber vorher, dass Adresse und Telefonnummer auf dem neuesten Stand sind - vor allem, wenn Sie sonst nur per E-Mail mit dem Kunden kommunizieren.
Haben Sie schließlich den Weg zum Kunden gefunden, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, welche Personen Sie auf Kundenseite erwarten. Rufen Sie sich auch deren Gesichter in Erinnerung - vor allem, wenn das letzte Treffen schon längere Zeit zurückliegt. Sonst kann es passieren, dass Sie im Meetingraum plötzlich Personen gegenüberstehen, die Sie mit ganz anderen Firmen oder Zusammenhängen assoziiert hatten, was zu äußerst unprofessionell wirkenden Irritationen führen kann.
Wenn Sie einen Kollegen zum Termin mitbringen und ihn als Experten vorstellen, sollten Sie sein Fachgebiet korrekt benennen können und seinen Nachnamen parat haben. Diesen vergisst man schon mal, wenn man den Kollegen sonst immer duzt oder wenn dieser erst seit kurzer Zeit in der Firma arbeitet. Letzteres zu offenbaren, ist nicht unbedingt immer ein Vorteil, da der Kunde einem "Neuling" aus Ihrem Unternehmen möglicherweise weniger zutraut oder denkt, "Anfänger" würden zu ihm geschickt, um sein Projekt zu betreuen.
Bei der Kleiderwahl gilt nach wie vor das klassische Prinzip: besser overdressed als underdressed. Besonders tückisch sind dabei Kunden, die auf allen Meetings in T-Shirt und Jeans erscheinen, jedoch sofort in den Nadelstreifenanzug schlüpfen, sobald Vorgesetzte am Meeting teilnehmen. Gegen solche Überraschungen sind Sie gewappnet, wenn Sie konsequent Geschäftskleidung tragen und sich nicht den Kleidergewohnheiten Ihrer Kunden anpassen. Alternativ können Sie diese vor besonderen Meetings zu eventuellen Änderungen im Dresscode befragen.
Sie sollten über die aktuellen Entwicklungen beim Kunden informiert sein und dessen Produkte, Portfolios, Strategien und Mitbewerber kennen. Informieren Sie sich außerdem über das Organigramm des Kunden, sofern er Ihnen dieses zur Verfügung stellen oder beschreiben kann. Auf diese Weise können Sie Entscheider erkennen, auch wenn sich diese im Meeting zurückhaltend und unauffällig verhalten und die Kommunikation ihren Mitarbeitern überlassen. Sie sollten natürlich auch über Ihr eigenes Unternehmen gut unterrichtet sein - falls der Kunde zur Vorbereitung einen Blick auf Ihre Website geworfen haben sollte.
Zur technischen Vorbereitung einer Präsentation gehört die Inspektion des Meetingraums, sofern dies möglich ist. Klären Sie - bei Bedarf telefonisch - folgende Punkte ab:
Seien Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet: Nehmen Sie ein Verlängerungskabel mit Verteilerdosen mit zum Meeting oder verwahren Sie beides zumindest im Kofferraum Ihres Autos. Das ist hilfreich, wenn ein Beamer möglichst günstig im Raum aufgestellt werden soll. Ist die Präsentation besonders wichtig, sollten Sie nach Möglichkeit einen Ersatzbeamer dabei haben, den Sie im Fall eines technischen Defekts verwenden können. Wenn Ihnen selbst kein zweiter Beamer zur Verfügung steht, sollten Sie sich zumindest vergewissern, dass der Kunde einen Beamer im Vorführraum bereit hält. Planen Sie diesen aber nie als Hauptgerät für die Präsentation ein, denn Sie wissen nicht, ob er funktioniert, sich anschließen lässt oder ob er vielleicht so laut ist, dass Sie ihn nur mit Mühe übertönen können.
Auch für kurze Präsentationen sollten man immer das eigene Notebook-Netzteil mitnehmen. Aus einem halbstündigen Meeting kann unerwartet ein Drei-Stunden-Termin werden, der dann die Kapazität des Akkus sprengen würde. Denken Sie auch daran, die Präsentationsdatei auf der lokalen Festplatte zu speichern, denn auf dem Server Ihrer Firma nützt sie Ihnen nichts, wenn Sie beim Kunden vortragen.
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