Ein ERP-System im Unternehmen zu installieren, ist eine brisante Aufgabe, denn das ERP-System ist oft die Lebensader der gesamten betrieblichen Leistungserstellung. Scheitert ein Einführungsprojekt, ist dies in der Regel mit einem hohen finanziellen Schaden verbunden sowie mit einer massiven Demotivation der Mitarbeiter.

Der folgende Artikel weist auf einige verbreitete Fallstricke hin, die Ihnen bei der Installation einer ERP-Software zum Verhängnis werden können, und bietet Lösungsansätze.

Die Ausgangssituation

In den meisten Unternehmen ist bereits eine Software zur Auftragsabwicklung (ein "Altsystem") im Einsatz, z.B. zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS), zur Auftragsabwicklung oder auch zur Rechnungslegung und Lohnbuchhaltung. Im Lauf der Zeit haben sich dadurch spezielle Bedingungen entwickelt, die die Ausgangssituation für das Einführungsprojekt bestimmen. Wird die Ausgangssituation vor der ERP-Einführung nicht analysiert (z.B. im Rahmen einer Projektumfeldanalyse, siehe "Das Projekt im Spannungsfeld seiner Umwelt", Ausgabe 01/03, können nicht erkannte Hindernisse den Projekterfolg gefährden.

Die nachfolgend genannten Rahmenbedingungen sind oft in ERP-Einführungsprojekten anzutreffen. Sie zu pauschalisieren, wäre nicht hilfreich; vielmehr ist es wichtig, die firmenindividuelle Ausgangssituation zu bestimmen.

Gewohnheiten

Die Anwender sind an das Altsystem gewöhnt, können es ohne Schwierigkeiten bedienen und haben es oft "lieb gewonnen", d. h. die Programmeinstellungen, Funktionen, sogar die Unzulänglichkeiten sind eine selbstverständliche Arbeitsumgebung für die Menschen im Unternehmen. Dies bedeutet, dass den Mitarbeitern ein kritischer Blick auf das System kaum mehr möglich ist. Die Gewohnheiten drängen vorhandene Nachteile und Schwächen in den Hintergrund.

Trampelpfade

Abläufe haben sich entwickelt und eingespielt - entweder im ERP-System oder "um das System herum". Die Mitarbeiter kennen ihre Ansprechpartner, die notwendigen Informationswege oder -umwege und die Möglichkeiten, Schwierigkeiten zu umgehen. Ist Individualsoftware im Einsatz, wurden häufig weit gehende Anpassungen an alle Bedürfnisse der Anwender im Programm abgebildet, dies gilt insbesondere bei Eigenentwicklungen. Eine Standardsoftware bietet diese Bequemlichkeit nicht - in den Augen der Anwender eine deutliche Verschlechterung.

Datenmüll

Die Daten im Altsystem sind oft von fragwürdiger Qualität. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn die ursprünglich festgelegten Einstellungen (Customizing) im Lauf der Jahre mehrfach geändert wurden, der Altdatenbestand aber nicht nachgepflegt wurde. Oder wenn die Belegung der Felder in Teilestammdaten oder Kundendaten aufgrund von Personalwechsel oder aus Bequemlichkeit nicht mehr durchgängig geführt wird und die Datenbestände deshalb nicht mehr zusammenpassen.

Veränderungsangst

Wird die Einführung einer neuen ERP-Software im Unternehmen geplant, so entwickeln die Mitarbeiter vielerlei Ängste, wie z.B.:

• die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlieren und mit dem neuen System nicht zurecht zu kommen,
• bei neu gestalteten Abläufen die bekannten Ansprechpartner zu verlieren,
• die eigene Schlüsselposition (Spezialistentum) aufgeben zu müssen,
• den neuen Anforderungen nicht mehr gerecht werden zu können,
• wegrationalisiert zu werden.

Diese Ängste können zu massivem Widerstand gegen die geplante Veränderung führen und schlimmstenfalls die Einführung gefährden. Es ist deshalb wichtig, diese Ängste bei Projektbeginn zu erkennen und im gesamten Projektverlauf entsprechend zu berücksichtigen.

Vier Hürden bis zum Ziel

Unter Berücksichtigung der genannten Rahmenbedingungen lassen sich in ERP-Einführungsprojekten vier typische Hürden erkennen, die der Projektmanager und das Projektteam meistern müssen, um eine stabile Basis für den zukünftigen Echtbetrieb zu schaffen.

• Anpassung der Geschäftsprozesse an das neue ERP-System
• Akzeptanzschaffung für die neue Software bei den Anwendern
• Datenübernahme aus dem Altsystem