Das Lastenheft, engl. Statement of Work, beschreibt das angestrebte Projektergebnis. Es wird vom Auftraggeber erstellt und ist eines der zentralen und unverzichtbaren Projektdokumente. Dennoch scheuen viele vor dem Aufwand zurück, der mit seiner Erstellung verbunden ist. Der Nutzen eines professionellen Lastenhefts übertrifft aber diesen Aufwand bei weitem. Zudem enthält bei einem systematischen Vorgehen das Lastenheft ausschließlich Informationen der ohnehin nötigen Projektplanung. Dieser Artikel beschreibt, was ein Lastenheft genau ist, welchen Nutzen es hat und was alles in ihm enthalten sein sollte.

Das Lastenheft, das unbekannte Wesen

In der Theorie ist es ganz einfach. Gemäß DIN 69905 ist das Lastenheft die "Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers". Die amerikanischen Norm, der PMBOK Guide definiert den analogen Begriff "Statement of Work" ähnlich der DIN als "a narrative description of products, services or results to be supplied" ("eine erzählende Beschreibung der Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse, die zu liefern sind").

Der Auftraggeber schreibt also seine Anforderungen in das Lastenheft. Er versendet es anschließend als geschlossene Ausschreibung an einen festen Kreis potentieller Auftragnehmer oder er führt eine öffentliche Ausschreibung durch.

Die Anbieter geben dann ihre Angebote und Pflichtenhefte ab. Diese enthalten gemäß DIN 69905 die vom "Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben" und beschreiben die "Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts".

Nach der Entscheidung für einen Anbieter schließen Auftraggeber und Auftragnehmer einen Vertrag ab, der eigentlich nur noch aus Lastenheft, Pflichtenheft, der Preisvereinbarung und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Vertragspartner zu bestehen braucht. In einfachen Projekten sind dies bereits alle erforderlichen Dokumente.

So einfach ist das - in der Theorie. In der Praxis wissen die meisten weder, was ein Lastenheft genau ist, noch kennen sie den Unterschied zwischen ihm und dem Pflichtenheft. Oft wird das Lastenheft irrtümlich mit einem mehr oder weniger unverbindlichen Grobkonzept gleichgesetzt und das Pflichtenheft als die Detailplanung angesehen (vgl. z.B. in Wikipedia, de.wikipedia.org ).

Hinzu kommt die Unsicherheit des Ausschreibenden über seine eigenen Anforderungen. Er gleicht manchmal dem Fahrgast, der sich in ein Taxi setzt und dem Fahrer die Anweisung gibt: "Ich habe es eilig, fahren Sie so schnell Sie können." Auf die Frage des Taxifahrers, wohin er denn wolle, antwortet er dann: "Das weiß ich nicht - Sie sind doch der Fahrer!"

Als Folge entstehen die bekannten Probleme:

• Das erzielte Ergebnis entspricht nicht der Vorstellung des Auftraggebers, da diese unzureichend spezifiziert waren.
• Nachforderungen des Auftragnehmers für nicht spezifizierte Leistungen führen zu Kostensteigerungen.
• Reibungsverluste durch nicht abgestimmte Vorgehensweisen führen zur Überschreitung des Endtermins.

Kurz: Das so genannte "Magische Dreieck" des Projektmanagements aus Zeit, Aufwand und Ziel ist zu einem Teufelskreis aus gegenseitigen Nachforderungen, Streitereien und Gerichtsprozessen geworden.

Allerdings ist das Lastenheft auch kein Allheilmittel und es wird immer Fragen geben, die sich erst im Laufe der Projektdurchführung klären lassen. Das Lastenheft liefert keine Lösungen, aber es benennt und beschreibt die Anforderungen sowie Probleme und enthält die aktuell anstehenden Aufgaben. Es ist ein Arbeitsinstrument für das Projektmanagement und Kommunikationsmedium zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Die Last mit dem Lastenheft - Wozu der ganze Aufwand?