Nach langjähriger Erfahrung in EDV-Projekten habe ich festgestellt, dass sich die Problemstellungen in den unterschiedlichen Projekten häufig ähneln. Immer wieder stoße ich auf die gleichen kritischen Faktoren. Oft wurde zwar ausführlich geplant und konzipiert und dennoch waren die Projektergebnisse unbefriedigend oder die Projekte scheiterten. Im folgenden habe ich eine Sammlung der wichtigsten Einflussfaktoren zusammengestellt.

Keine eindeutige Zieldefinition

Eine exakte Zieldefinition ist einer der wichtigsten Schritte innerhalb der Projektinitiierung. Was in diesem Bereich an Vorarbeit versäumt wird, muss hinterher bitter gebüßt werden. Nur durch ein eindeutig definiertes Projektziel ist eine realistische Planung möglich.

Was sind die Eigenschaften einer erfolgreichen Zielformulierung?

• Lösungsneutralität
  Es sollte vermieden werden, Lösungen vorwegzunehmen. Vorweggenommene Lösungen vermindern die Chance, dass mehrere Lösungswege gefunden werden und führen zu einem Motivationsdefizit im Team.
• Durchführbarkeit und Erreichbarkeit
  Projektziele müssen erreichbar und mit den zur Verfügung stehenden Mitteln durchführbar sein. Hierzu ist es sinnvoll, vorab eine Machbarkeitsanalyse durchzuführen. Anhand einer Checkliste sollten Sie hier den Zeitfaktor, die zur Verfügung stehenden Ressourcen, die Unterstützung des Managements wie auch die Realisierbarkeit überprüfen. Diese Investition an Vorarbeit zahlt sich absolut aus, wenn man an die Kosten denkt, die bei einem ge scheiterten Projekt wegen Nichtdurchführbarkeit anfallen.
• Prüfbarkeit
  Wie lässt sich prüfen oder messen, ob das Ziel erreicht wurde? Bereits während der Projektabwicklung ist die Überprüfung von Teilzielen (Meilensteinen) wichtig.

Nach Abschluss der Zieldefinition muss unbedingt eine Abnahme der Zieldefinition durch den Auftraggeber erfolgen. So können an dieser Stelle nochmals Missverständnisse oder Kommunikationsfehler vermieden werden.

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Das Ziel muss jetzt allen Projektbeteiligten im Kick Off-Meeting mitgeteilt werden. Oft wird diesem wichtigem Punkt nicht die Bedeutung beigemessen oder er wird gar ganz vergessen. Was nützt eine ausführliche und detaillierte Zieldefinition, wenn diese nicht an die Beteiligten kommuniziert wird? Jeder der Beteiligten muss sich letztendlich hinter das Ziel stellen, damit es erreicht werden kann.

Das Ziel ändert sich während der Projektarbeit

Dieses Problem kann aus einem nicht klar definierten Projektziel entstehen. Je detaillierter und exakter das Ziel abgegrenzt und schließlich definiert wurde, desto größer ist die Chance, dass es auch wie geplant durchgeführt wird. Darüber hinaus kann der Projektleiter durch eine saubere Überwachung des Projekts sofort reagieren. Stimmt die Kommunikation im Team, dann können diese Probleme besprochen und gelöst werden.

Es kommt jedoch immer wieder vor, dass der Auftraggeber zum Beispiel nach der ersten Testinstallation mit der Software doch nicht zufrieden ist, obwohl vorher alles eindeutig besprochen und dokumentiert wurde. In dieser Situation ist abzuwägen, ob der Mehraufwand für die Änderung dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann.

Hierbei sollte die Demotivation im Team nicht außer Acht gelassen werden. Ein monatelanger Arbeitsaufwand, der dann keine Würdigung findet, ist für alle Beteiligten unerfreulich. Die Projektleitung steckt hier zwischen dem Auftraggeber und seinem Team.

Bisweilen wird durch strategische Entscheidungen der Geschäftsführung ein Projekt eingestellt oder vom Ziel her verändert wird. Auf diese Entscheidungen hat das Entwicklungsteam oft wenig Einfluss, meist kommen solche Entscheidungen auch sehr unerwartet. Vor allem in größeren Unternehmen kommt dies häufiger vor, sodass unter Umständen diese Möglichkeit in der Risikoanalyse berücksichtigt werden muss.

Durch vorab durchgeführte Analysen und durch einen definierten Zielformulierungsprozess kann viel Unheil vermieden werden. Ob eine Zielveränderung notwendig, sinnvoll und durchführbar ist, hängt jedoch stark vom Einzelfall ab, vom Fortschritt des Projekts und den bisher angefallenen Kosten.

Der Endtermin verschiebt sich nach vorne