Während meiner langjährigen Tätigkeit als Projektleiterin stellte ich immer wieder fest, dass Auftraggeber von Projekten oft unsicher sind oder nicht wissen, für welche Aufgaben sie bei einem Projekt verantwortlich sind und wie sie diese effizient wahrnehmen können.

Viele Auftraggeber vernachlässigen deshalb ihre Pflichten im Projekt und stellen dann viel zu spät fest, dass das Projektergebnis nicht ihren Vorstellungen entspricht, obwohl der Projektleiter den Projektauftrag exakt so umgesetzt hat, wie er ihn verstanden hat. Andere Auftraggeber hingegen kontrollieren jedes einzelne Detail der Projektausführung, wodurch sie das Projektteam demotivieren, das Projekt wesentlich verzögern und vor allem selbst nicht mehr zu ihren eigentlichen Managementaufgaben kommen.

Ideal wäre es natürlich, wenn Auftraggeber selbst fundierte Projektmanagement-Kenntnisse hätten und somit ihre Verantwortung von sich aus angemessen und kompetent wahrnehmen würden. Dies kann jedoch nur für Auftraggeber in projektorientierten Unternehmen als realistisch angesehen werden. Geschäftsführer oder Linienmanager, die lediglich hin- und wieder ein Projekt vergeben, haben keine Zeit, um eine Projektmanagement-Ausbildung für Auftraggeber zu absolvieren.

Genau für diese Art von Auftraggebern habe ich ein kompaktes Handbuch erstellt, das neben einer kurzen Einführung im Wesentlichen Checklisten für die einzelnen Aufgabenbereiche von Projektauftraggebern enthält. Mit Hilfe dieser Checklisten können Auftraggeber beispielsweise Projektpläne, Statusberichte oder Änderungsanträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Für sich selbst gewinnen sie dadurch an Sicherheit, die wichtigsten Entscheidungsgrundlagen, wie z.B. Kostenänderungen, korrekt zu erfassen und keine wichtigen Informationen übersehen zu haben. Für den Projektleiter und das Projektteam besteht der Nutzen darin, dass der Auftraggeber alle erforderlichen Entscheidungen zügig trifft und seine Anforderungen hinsichtlich des Projektergebnisses klar kommuniziert.

Die Auftraggeber, denen ich mein Handbuch mit entsprechender Erklärung bisher überreichte, äußerten sich erfreut über diese Unterstützung und empfanden es keineswegs als Bevormundung, von mir als Auftragnehmerin gesagt zu bekommen, was sie für das Projekt tun sollten.

Die wichtigsten Checklisten meines Handbuchs finden Sie in der beigefügten Arbeitshilfe. Ich habe sie auf Basis meiner persönlichen Erfahrungen zusammengestellt und erhebe nicht den Anspruch, dass sie vollständig oder normgerecht wären. Sie sollten sie deshalb unbedingt Ihrem Projekt, Ihrer Branche oder der von Ihnen verwendeten Projektmanagement-Methodik anpassen, indem Sie Punkte bei den Checklisten ergänzen, verändern oder auch weglassen. Vielleicht müssen Sie auch die eine oder andere neue Checkliste ergänzen, z.B. für die Themen "Risikomanagement" oder "Beschaffungsmanagement", die ich bisher nicht benötigte.

Im Wesentlichen gibt es zwei Einsatzmöglichkeiten für diese Checklisten:

• Projektleiterinnen und Projektleiter können sie ihrem internen oder externen Auftraggeber mit entsprechender Erklärung persönlich an die Hand geben, um die Zusammenarbeit mit ihm möglichst effizient zu gestalten. Voraussetzung dafür ist, dass sie im Vorfeld die Bereitschaft des Auftraggebers für dieses Vorgehen abklären.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Project Management Offices können Checklisten für den Auftraggeber in das Projektmanagementhandbuch ihres Unternehmens aufnehmen. Interne Projektauftraggeber können dann verpflichtet werden, nach diesen Checklisten vorzugehen.

Ich würde mich sehr freuen, von Ihren Erfahrungen mit dem "Handbuch für Projektauftraggeber" zu erfahren.

Nachfolgend finden Sie die Checklisten für Projektauftraggeber.

Checklisten

Je nach verwendetem Projektmanagementsystem, z.B. PMBOK® Guide, PRINCE2™ oder unternehmensspezifisches Vorgehensmodell, gibt es unterschiedliche Begriffe für Phasen, Dokumente, Prozesse, Rollen und Aufgabenstellungen. Ebenso sind die Zuständigkeiten des Auftraggebers und auch die Zeitpunkte, an denen bestimmte Aufgaben durchzuführen sind, verschieden festgelegt. Vor Verwendung der folgenden Checklisten sollten Sie diese daher auf jeden Fall an Ihre jeweilige Projektumgebung anpassen.

Projektvorbereitung und Projektstart