Immer häufiger stehen Unternehmen oder Abteilungen Umzüge ins Haus: strategische Ortswechsel, Reorganisationen, Fusionen, Expansionen und viele andere Anlässe können dafür die Ursache sein. Die wichtigste Erwartungshaltung aller Beteiligten bei einem Umzug ist, dass der laufende Geschäftsbetrieb dabei so wenig wie möglich unterbrochen wird. Im Idealfall soll der Ortswechsel von einem Arbeitstag auf den anderen reibungslos erfolgen. Herzstück eines solchen Umzugsprojekts ist der Transfer der Infrastruktur für Informationstechnologie und Telekommunikation. Denn ein Ausfall von Telefon- oder Rechnernetz würde den Betrieb vollständig lahmlegen, selbst wenn restliche Umzug perfekt geklappt hätte.

Der Umzug der IT-Infrastruktur ist deshalb ein wesentliches Teilprojekt des gesamten Umzugsprojekts, vor allem weil es sehr viele kleine Fehlermöglichkeiten gibt, die jeweils das gesamte Netz außer Betrieb setzen können. Üblicherweise wird deshalb ein eigener Verantwortlicher für diesen Bereich ernannt oder sogar zusätzlich ein externer IT-Dienstleister mit dem Umzug des Rechner- und Telefonnetzes beauftragt.

Falls Sie in Ihrem Unternehmen der Umzugskoordinator sind, man Sie gerade zum Rollout-Verantwortlichen gemacht hat oder Sie als IT-Dienstleister für Ihren Kunden den Auf- und Abbau von IT-Arbeitsplätzen verantworten dürfen, dann ist die in diesem Artikel beschriebene und als Arbeitshilfe beigefügte Checkliste "IT/TK-Umzug" genau das Richtige für Sie!

Die Checkliste hilft Ihnen, einen großen Teil der immer wieder auftretenden Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu erkennen und zu beseitigen. Dies gilt unabhängig davon, auf welcher Seite des Schreibtisches Sie sich befinden: Sollten Sie interner Projektleiter, Teilprojektleiter, Umzugs- oder z.B. Rollout-Verantwortlicher sein, so haben Sie u.a. die interne Koordination und die zeitgerechte Bereitstellung aller benötigten Informationen sicherzustellen. Als externer Dienstleister können Sie Ihre Kompetenz dadurch unterstreichen, dass Sie bereits zu Projektbeginn die richtigen Fragen stellen und spezielle Anforderungen erkennen wie zum Beispiel die spezielle Verkabelung von Gebäuden, die Berücksichtigung von VIP- oder die Einplanung von Notfall-Arbeitsplätzen.

Ab fünf Bildschirmarbeitsplätzen wird der Umzug kompliziert!

Die Umzugs-Checkliste ist sinnvoll einsetzbar für alle Betriebe ab ca. fünf bis zehn Bildschirmarbeitsplätzen, da bereits ab dieser Betriebsgröße oder Abteilungsgröße die Zusammenhänge unübersichtlich werden. U.a. ist das benötigte Know-how nicht mehr bei allen Mitarbeitern gleichmäßig verfügbar: Das Wissen über die eingesetzte Software im Nachbarbüro ist ebenso lückenhaft wie das Wissen, was im Hintergrund installiert oder eingestellt wurde (z.B. Einrichtung fester IP-Adressen). Das Wissen konzentriert sich auf einige wenige Mitarbeiter, was oft mit dem Begriff "Kopfmonopol" ausgedrückt wird.

Je größer die Organisation, desto wichtiger wird der Einsatz einer solchen Checkliste. In größeren Organisationen wird das oben erwähnte Problem des Kopfmonopols noch verschärft durch längere und z.T. unübersichtliche Kommunikationswege. Für den Einsatz der Checkliste gibt es deshalb keine obere Begrenzung hinsichtlich Unternehmensgröße. Selbst Umzüge von über 1.000 Plätzen wurden mit dieser Liste bereits gesteuert und erfolgreich durchgeführt. Z.B. kommt der in der Liste genannten Aufgabe, die Personalvertretung bzw. den Betriebsrat frühzeitig einzubinden, bei größeren Unternehmen oder Teileinheiten eine wachsende Bedeutung zu.

Erfahrungen aus langjähriger Praxis für alle Branchen

Die Idee zu dieser Liste entstand im Zuge verschiedener Umzugs- und Rolloutprojekte in Betrieben unterschiedlicher Branchen und Größenordnungen, verteilt über mehrere Jahre. Das gesammelte Know-how haben wir im Laufe der Zeit durch Recherchen bei weiteren Unternehmen ergänzt, um eventuell vorhandene Schwachstellen zu beseitigen und weiteres Verbesserungspotential zu erkennen und nutzen zu können. Eine spezielle Branchenfokussierung der Checkliste z.B. hinsichtlich speziell ausgerüsteter Arbeitsplätze, haben wir bewusst nicht vorgenommen, um den Einsatzrahmen nicht zu beschränken.

Die Umzugs-Checkliste ist als erweiterbare und unternehmensindividuell anpassbare Vorlage gedacht. Allerdings warnen wir davor, im Zuge der Anpassung Punkte zu streichen, die doch "eh klar" bzw. "nicht zutreffend" zu sein scheinen. Die Erfahrung aus diversen Projekten hat gezeigt, dass es sich lohnt, auch nach den scheinbar "unnötigen Punkten" zu fragen. Oft ergibt erst eine gezielte Nachfrage, z.B. nach der Erreichbarkeit des Gebäudes oder des Gebäudeteils, dass eventuell gleichzeitig stattfindende Umbaumaßnahmen nicht eingeplant bzw. berücksichtigt wurden.

Für alle Projektverantwortlichen nützlich

Die Liste ist für den Auftraggeber wie für den Auftragnehmer verwendbar und nützlich. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um einen externen Dienstleister handelt oder einen internen Umzugsbeauftragten.

Die wichtigsten Vorteile für den Auftraggeber sind:

• Er kann erforderliche Vorleistungen (z.B. Erfassung der Ist-Situation) planen und rechtzeitig erbringen.
• Bei der Projektvorbereitung und -durchführung spart der Einsatz der Checkliste Kosten ein.
• Die Qualität des Projektergebnisses wird gesteigert, z.B. durch eine deutlich höhere Anzahl pünktlich verfügbarer Arbeitsplätze.
• Die Termintreue wird verbessert.
• Er kann externe Dienstleister besser steuern, da er als Kunde nun zumindest weiß, wonach er fragen und worauf er achten muss.
• Das erworbene Know-how kann strukturiert dokumentiert werden.