Die Zeiten von Stift und Papier sowie Klebezetteln am Rand des Bildschirms sind vorbei. Jedes Unternehmen braucht eine Aufgabenmanagement-Software, in der Projekte, Aufgaben, Aufgabendetails, zuständiger Bearbeiter und Fälligkeitsdatum ersichtlich sind. Nicht nur für die Teamarbeit sind die Aufgabenverwaltungs-Tools eine Notwendigkeit, sondern auch die persönliche To-Do Liste kann damit einfach erstellt und bearbeitet werden.

In diesem Artikel stelle ich Ihnen fünf praktische Tools für Ihre persönliche Aufgabenverwaltung und das Task-Management Ihres Teams vor, sodass Aufgaben nicht mehr vergessen und Fälligkeiten eingehalten werden. Anhand von fünf Kriterien (Funktionen und Schnittstellen, Vor- und Nachteilen, Besonderheiten, Kosten- und Lizenzstaffeln sowie Datensicherheit) können Sie die Tools miteinander vergleichen. Die angeführten Vor- und Nachteile basieren auf den Nutzerinformationen des Capterra-Webservices, einem Vergleichsportal für Business-Software. Die Bewertungen, auf denen ich mich im weiteren Verlauf des Beitrags beziehe, stammen von verifizierten Nutzern der Plattform.

Trello

Funktionen und Schnittstellen

Das Online-Tool integriert viele Funktionen in einem minimalistischen Layout, das einem Kanban-Board ähnelt (Bild 1). In der Web-Anwendung ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Sie können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Dateianhängen, Labels und Fälligkeitsdaten versehen werden. Nutzer können Karten verschieben, um darzustellen, wo sich die Aufgabe in ihrem geplanten Workflow befindet.

Viele der Funktionen von Trello basieren auf Erweiterungen, die "Power-Ups" genannt werden. Durch Power-Ups werden Nutzern alternative Ansichten freigeschalten, wie z.B. Gantt-Diagramme (Bild 2) und Aufgabenlisten. Nutzer können durch Power-Ups auch Zugriff auf Kollaborationsfunktionen freischaltet, wie beispielsweise Videochat-Button direkt in den Karten hinzufügen oder Push-Benachrichtigungen bei Verlinkungen und @-Erwähnungen erhalten. Es ist damit möglich, private Notizen an Karten anzuhängen sowie Zeiterfassung und Berichterstellungsfunktionen, wie Burndown-Charts, Flussdiagramme, Dashboards und Statusberichte zu bekommen. Nutzer können beliebige Dateien von bekannten Filesharing-Diensten wie Google Drive, Dropbox, Box oder OneDrive verlinken. Das Tool verfügt weiterhin über Integrationen zu u.a. Slack, Jira und Adobe.

Vorteile

Trello ist wohl die bekannteste, kostenlose Aufgabenmanagement-Software. Die Anzahl seiner Nutzer spricht für die Beliebtheit des Tools. Auf Capterra wurde Trello von über 13.000 Nutzern mit 4,5 Sternen bewertet.

Nachteile

In dem eigentlich kostenlosen Tool muss für die meisten Funktionen durch Power-Ups bezahlt werden.

Besonderheiten

Trello ist besonders in IT-Teams beliebt. Scrum-Nutzer richten oft Workflows mit Trello-Boards ein und nennen die Spalten z.B. Product-Backlog, Sprint-Planung, Aktueller Sprint, "In Bearbeitung" und "Erledigt".