Bei internen Projekten ist der Projektleiter für die gesamte Projektorganisation zuständig: Er plant, lenkt, führt, motiviert und kontrolliert. Bei Auftragsprojekten geht jedoch eine Trennlinie durch die Projektorganisation: Der Projektleiter des Auftragnehmers ist von den Projektbeteiligten beim Auftraggeber weitgehend abgeschnitten und kann seine Aufgaben nur beschränkt wahrnehmen. Bei einigen Projekttypen setzt der Auftraggeber grundsätzlich einen eigenen Projektleiter ein, um diese Grenze zu überwinden, wie z.B. der Bauherr den Architekten.
Bei IT-Projekten geschieht dies jedoch seltener. Oft gibt es einen Ansprechpartner, der zwar für den Kontakt zum Auftragnehmer zuständig ist, nicht aber für die Koordination der Projektarbeiten auf der eigenen Seite. Dabei ist es in IT-Projekten aus zwei Gründen besonders wichtig, dass der Aufraggeber einen eigenen Projektleiter bestimmt:
Das Organisationsprojekt ist oft größer als bei anderen Arten von Auftragsprojekten. Für dieses Organisationsprojekt ist in erster Linie der Auftraggeber verantwortlich, häufig wird es jedoch als Anhängsel des IT-Projekts angesehen und vernachlässigt. Damit vergibt der Auftraggeber die Chance, seine Organisation planvoll weiterzuentwickeln. Ein eigener Projektleiter kann dafür sorgen, dass das Organisationsprojekt angemessen vorangetrieben wird.
Damit sich der Projektleiter auf Auftraggeberseite intensiv um die Projektarbeit kümmern kann, benötigt er sowohl ausreichend Zeit als auch genügend Sachkenntnisse über den Projektgegenstand. Darüber hinaus sollte er über die notwendige Entscheidungskompetenz verfügen, denn er braucht Einfluss auf die Organisation und muss sich gegen die "Abteilungsfürsten" durchsetzen können. Letzteres ist nur möglich, wenn der Projektleiter selbst eine hohe Position innehat. Personen in einer solchen Position haben aber in der Regel kaum Zeit für die Projektarbeit. Deswegen empfiehlt es sich, sowohl einen Projektleiter mit Zeit und Sachkenntnis zu benennen als auch einen Projektmanager mit Entscheidungskompetenz und Einfluss.
Der Projektleiter des Auftraggebers ist für die Kommunikation und Koordination mit dem Auftragnehmer verantwortlich. Wichtig ist, dass verbindliche Absprachen über das Projekt ausschließlich über den Kommunikationskanal zwischen den beiden Projektleitern erfolgen.
Beispiel: Wenn ein Berater mit einem Mitarbeiter des Kunden dessen Anforderungen an das neue System besprochen hat, muss der Berater zunächst seinen Gesprächspartner anschreiben: "Habe ich Ihre Anforderungen richtig dargestellt?" Bestätigt der Gesprächspartner die Anforderungen, informiert der Berater anschließend den Projektleiter des Kunden: "Im Namen unseres Projektleiters bitte ich Sie, die Anforderungen von Herrn X, die ich in dem beigefügten Dokument dargestellt habe, freizugeben."
Ein weiteres Beispiel: Der Auftragnehmer hat nach einer Besprechung an alle Teilnehmer ein Besprechungsprotokoll verschickt. Würde jeder Teilnehmer auf Kundenseite einen eigenen Kommentar zurückschicken, bestünde die Gefahr, dass sich die Änderungswünsche widersprechen. Um das zu vermeiden, sollte der Projektleiter des Kunden die internen Stellungnahmen sammeln, Punkte, in denen sich die Stellungnahmen widersprechen, intern abstimmen und anschließend eine einzige Stellungnahme abgeben.
Zur internen Projektführung des Auftraggebers gehört vor allem die Abwicklung des Organisationsprojekts. Der Projektleiter des Kunden sollte periodisch einen Sachstandsbericht dazu an seine übergeordnete Stelle mit Kopie an den Auftragnehmer schicken. Das ist zwar mit Aufwand verbunden, schafft aber Aufmerksamkeit für das Organisationsprojekt und kann dem Projektleiter des Auftraggebers helfen, weil er Probleme nach oben berichtet.
Der Projektleiter sollte intern möglichst entscheidungsbefugt sein, gegebenenfalls mit Hilfe seines Projektmanagers. Es kann von Vorteil sein, wenn er über eine Vollmacht verfügt und rechtsgeschäftliche Erklärungen gegenüber dem Auftragnehmer abgeben kann (z.B. Zusatzaufträge erteilen). Je weniger Routine der Projektleiter in diesen Aufgaben hat, desto enger sollte er sich mit dem Projektmanager abstimmen.
Für die Arbeitsatmosphäre im Projekt kann es aber auch gut sein, dem Projektleiter des Kunden keine Vollmacht einzuräumen: Wenn sich die beiden Projektleiter einig sind, kann der Projektleiter des Kunden den Zusatzauftrag kurzfristig von seinem Projektmanager unterzeichnen lassen. Werden Interessengegensätze zwischen den Vertragspartnern offenbar und kommt es zu Unstimmigkeiten, kann es sinnvoll sein, wenn diese nicht zwischen den Projektleitern ausgetragen werden müssen, sondern eskaliert und auf der Ebene der Projektmanager geklärt werden können. Oft geht es um zusätzliches Geld, und das kann der Projektmanager eher verfügbar machen.
