Einer meiner ersten Arbeitgeber bat mich eines Tages, bei einem Projekt – die Planung und Durchführung einer mittelgroßen Veranstaltung – "reinzuschnuppern". Auf diese Weise sammelte ich meine ersten Erfahrungen mit Projektarbeit und bekam schließlich innerhalb kürzester Zeit die Verantwortung für das Projekt übertragen. Also machte ich mich an die Arbeit und versuchte, mein Bestes zu geben, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Dabei entwickelte sich auch mein Interesse, mehr über Projektarbeit zu erfahren. Zum einen holte ich mir Rat von erfahrenen Kollegen, zum anderen las ich diverse Bücher zum Thema "Projektmanagement".

Schnell stellte ich eine große Diskrepanz zwischen dem fest, was ich in den Büchern vorfand, und dem, was ich selbst erlebte bzw. von Kollegen erzählt bekam. Die reale Projektarbeit war geprägt von Dynamik, Herausforderungen und Erfolgen, von viel Interaktion und Kommunikation, oft auch Hektik – also von Lebendigkeit und manchmal auch etwas Chaos. Die meisten Bücher beschäftigten sich jedoch überwiegend mit Plänen, Listen, dem Berichtswesen, der Bewertung von Risiken und vielen anderen Dingen. Dies entsprach so gar nicht meinem persönlichen Eindruck von Projektarbeit.

Und so suchte ich in der Praxis oft einen Mittelweg: Ich lernte mit der Zeit, wie ich im Projektalltag die Methoden einsetzen konnte, die mir empfohlen wurden oder manchmal sogar als Standard vorgegeben waren, ohne dabei zu viel von meiner Handlungsfreiheit einzubüßen. Viel später lernte ich dann über einen Kollegen das Konzept des "Agilen Projektmanagements" kennen. Mein erster Gedanke war: "So nennt sich das also, was ich schon immer versucht habe, hinzubekommen."

Im ersten Teil dieses Beitrags erfahren Sie, aus welchen Überlegungen heraus agile Konzepte entstanden sind und auf welchen Grundprinzipien sie basieren. Diese kurze Darstellung der Prinzipien kann Ihnen auch dabei helfen, die eigenen Prozesse, Methoden und "Glaubenssätze" im Unternehmen "unter die Lupe" zu nehmen und so das Projektmanagement zu optimieren.

Warum Agiles Projektmanagement?

Projektmanagement als Arbeitstechnik entstand bereits in der Mitte des 20. Jahrhunderts und ist somit seit über 50 Jahren kontinuierlich entwickelt und verbessert worden. Davon zeugen unzählige Bücher sowie viele Methoden und Tools, die es zur erfolgreichen Umsetzung der Projektarbeit gibt.

Dabei haben die meisten "traditionellen" Ansätze – wie ich sie hier in Abgrenzung zu agilen Konzepten nennen möchte – gemein, dass sie die Projektarbeit stark strukturieren. Dies soll dazu beitragen, die größten Risiken zu minimieren, die bei den meisten Projekten schon aufgrund ihres Charakters nicht zu vermeiden sind. Denn die meist innovativen Projektaufgaben und oft komplexen Projektumfelder sorgen dafür, dass es viele Stolperfallen auf dem Weg zu den Projektzielen gibt. So wollen in Unternehmen oft nicht nur der direkte Auftraggeber, sondern auch andere Interessensgruppen, wie z.B. der Betriebsrat, das Qualitätsmanagement oder die Führungskräfte der beteiligten Mitarbeiter, in die Projektplanung mit einbezogen werden. Das macht selbst einfachere Projekte oft zu einem politischen Balanceakt.

Die Schwäche des traditionellen Projektmanagements

Die traditionellen Projektmanagement-Methoden haben einen enormen Beitrag geleistet, Projektarbeit effektiver und besser zu machen. Allerdings ließen sich bei komplexen Projekten die Probleme bislang nicht so lösen, dass es keinen Bedarf mehr an besseren Methoden gäbe.

Das hat vor allem zwei Gründe:

Zum einen hat sich neben dem "Werkzeugkasten" des Projektmanagers auch die Welt verändert. Die verbesserten Methoden und das größere Wissen rund um Projektarbeit müssen sich heute in einer deutlich komplexeren, schnelleren Arbeitswelt bewähren, in der sich die Summe der Informationen, die verarbeitet werden müssen, vervielfacht hat. Somit musste sich die Projektarbeit alleine schon verbessern, um mit dieser Entwicklung Schritt halten zu können. Agile Methoden können aus meiner Sicht ein wichtiger Beitrag sein, dieser Komplexität besser gerecht zu werden, da nach dem beweglichen Ansatz nicht alle Eventualitäten im Projekt im Vorfeld bedacht werden müssen und das Projektmanagement sich so darauf konzentrieren kann, die meist schon ausreichende Komplexität der aktuellen Situation zu bewältigen, ohne noch zu weit in die Zukunft schauen zu müssen.

Zum anderen weist das Grundverständnis dieser traditionellen Herangehensweise einen große Schwäche auf: Die meisten traditionellen PM-Methoden sollen einen Beitrag dazu leisten, dass sich der Rahmen, der zu Beginn eines Projekts mit der Planung abgesteckt wird, möglichst wenig verändert, um möglichst schnell das definierte Ziel zu erreichen. Dies hat zur Folge, dass alle Veränderungen, die stattfinden, als "Feind" des Projektmanagers angesehen werden, da sie Zusatzaufwand bedeuten.