Jeder kennt sie, die kleinen Werkzeuge im Berufsalltag, die einen selbst schon aus so manchen kniffligen Projektsituationen heraus manövriert haben. Projektmanager, Product Owner, Teammitglieder, agile Coaches oder Change Agents – sie alle haben ein kleines Köfferchen mit Praktiken und Werkzeugen erarbeitet, die in Projekten Anwendung finden.

In diesem Artikel beleuchten wir sog. "agile Praktiken", also Werkzeuge, die sehr häufig in einem agilen Kontext verwendet werden. Wir werden sehen, dass diese eigentlich immer aus einem anderen Kontext stammen, aber als agil wahrgenommen werden.

Bei unseren Betrachtungen gehen wir pragmatisch vor, es geht also nicht darum, mit diesen Praktiken "agil zu werden", sondern wir wollen hier die Praktiken für sich selbst sprechen lassen und sie für beliebige Setups zur Verfügung stellen. Das bedeutet, dass Sie nicht zwangsläufig mit agilen Arbeitsweisen wie Scrum, Kanban, oder Crystal Clear unterwegs sein müssen. Sie können sich die folgenden Praktiken in Ruhe durchlesen und prüfen. Was Ihnen gefällt, probieren Sie einfach aus. Was Ihnen nicht gefällt, dürfen Sie getrost ignorieren.

Für agile Praktiken braucht es keine agile Transition!

Viele dieser Praktiken können für sich alleinstehend genutzt werden und müssen nicht zwangsläufig in einem agilen Umfeld genutzt werden. Im Gegenteil, wenn Sie solche Praktiken für sich und Ihr Projekt gewinnbringend einsetzen, erzeugt dies eine gute Basis, wenn später wirklich an eine agile Transformation gedacht wird. Und auch wenn nicht, helfen diese Werkzeuge dabei, Aufgaben besser zu verwalten, Daten transparent darzustellen und das Arbeitsleben ein wenig leichter zu gestalten.

Wir beschränken uns in diesem Artikel auf drei Praktiken, die vorzüglich zusammen eingesetzt werden können: Backlogs, Taskboards und Burndown-Charts.

Backlogs zur transparenten Priorisierung von Aufgaben

Das Backlog ist mit Sicherheit eines der bekanntesten Artefakte, wenn wir von Scrum oder agilen Arbeitsweisen sprechen. Dieser Begriff hat sich etabliert und oft heißen schon gewöhnliche Offene-Punkte-Listen (OPL) plötzlich "Backlogs". Wir wollen uns davon lösen und einmal genauer betrachten, was ein Backlog nun im Einzelnen genau ist und wo z.B. Unterschiede zur OPL bestehen.

Beschreibung

Ein Backlog ist eine Liste mit Dingen, die zu erledigen sind. Dies können Aufgaben oder Anforderungen sein oder Mischungen aus beidem. Deshalb werden die Einträge oft neutral als "Backlog Items" bezeichnet. Im agilen Kontext (in der Produktentwicklung) wird der Arbeitsrückstand in Bezug auf den Status des aktuell vorliegenden Produkts definiert. Es ist also keine fertige Spezifikation gegen die Sie arbeiten, sondern eine eindeutig geordnete Liste. Bei der Produktentwicklung wird dies oft durch den Kundennutzen der einzelnen Einträge repräsentiert. Diese eindeutige Priorität ist eine deutliche Abgrenzung zu den verbreiteten Offene-Punkte-Listen die, wenn überhaupt, mit einer Hand voll Prioritäts-Kategorien arbeiten.

Bild 1: Ein Backlog listet Einträge mit einer absteigenden Priorität und Detaillierung auf
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Eine eindeutige Priorität – wichtigstes Merkmal im Backlog

Im Backlog hat jeder Eintrag immer eine eindeutige Priorität, die über die Position des Items in der Liste ausgedrückt wird. In die Prioritätsbewertung gehen sowohl Wichtigkeit wie auch Dringlichkeit ein. Es gibt nie zwei Dinge, die die gleiche Position haben, 500 Einträge haben dementsprechend auch 500 verschiedene Prioritäten. Am einfachsten stellen Sie sich eine Liste vor, in der jedes Element genau einen Vorgänger und Nachfolger hat – mit Ausnahme des obersten und untersten Elements.

Alle Einträge in eine eindeutige Reihenfolge zu bringen ist oft nicht einfach, verhindert aber sehr viele Abstimmungen und Reibungen bei der Abarbeitung des Backlogs. Sie müssen also herausarbeiten, welcher Eintrag vor einem anderen Eintrag bearbeitet werden muss. Es gibt bei einer solchen Relativen Priorisierung kein "hoch", "mittel", "niedrig" oder z.B.MuSCoW. Beides sind genau genommen keine Priorisierungen, sondern Kategorisierungen.

Die eindeutige Priorität ist etwas, das sehr vielen Organisationen fehlt. Selbst in Organisationen mit hohem Reifegrad weiß ein signifikanter Anteil der Mitarbeiter nicht, was die nächstwichtigen Aufgaben sind. Anders formuliert: Wenn Sie nur von zwei (gleich großen) Aufgaben behaupten, dass sie gleich wichtig sind, bremsen Sie die wichtigste Aufgabe, egal welche es ist, um 50% aus und überlassen die eigentliche Priorisierung dem Zufall oder den Ausführenden. Eine solche Verlangsamung führt oft zu sehr hohen Kosten, scheint in vielen Organisationen dennoch die Regel zu sein.