Budgetierung umfasst alle Aktivitäten im Projekt zum Aufstellen und Anpassen eines Projektbudgets sowie zur Abstimmung mit Auftraggeber, Lenkungsausschuss oder Fördergebern mit dem Ziel, eine Freigabe zu erreichen.

Die Budgetierung kann sowohl kostenorientiert als auch liquiditätsorientiert durchgeführt werden. Sie ist als Prozess im Projekt zu verstehen, der neben der Zuordnung von Plankosten auf unterschiedliche Einheiten (Projektphasen, -abschnitte, Teilprojekte, Arbeitspakete) auch das Aufstellen von Puffern und speziellen Budgets (wie etwa eines Änderungsbudgets oder Risikobudgets umfasst. Beendet wird die Budgetierung üblicherweise mit einer offiziellen Freigabe durch ein autorisiertes Gremium. Diese Freigabe liefert den verbindlichen Kostenrahmen für das Kostencontrolling sowie die Vorgabe für das Finanzmittelmanagement zur Liquiditätssicherung im Projekt.

Die Definitionen für den Prozess der Budgetierung sind in den gängigen Normen und Richtlinien des Projektmanagements uneinheitlich.

Budgetierung im PMBOK® Guide

Die Budgetierung (Determine Budget) wird im PMBOK® Guide als einer der 47 Prozesse im Kapitel 7 dem Kostenmanagement zugeordnet. Sie beinhaltet die Kostenzuordnung und -verdichtung der geschätzten Projektkosten über die Projektstruktur ebenso wie die Feststellung, welche Reserven für Risiken, Unsicherheiten oder unvorhergesehene Tätigkeiten aufgestellt werden sollen. Ergebnis ist eine Kostengrundlage für die Beschaffung der Finanzmittel des Projekts.

Projektbudget in der DIN 69901

In der DIN 69901-2:2009-01 "Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 2: Prozesse, Prozessmodell" dient der Prozess "Kosten- und Finanzmittelplan erstellen" unter anderem der Sicherung der Liquidität (also der Finanzmittel). Budgetierung wird nicht erwähnt, die freigegebenen Finanzmittel werden in "Teil 5: Begriffe" derselben Norm als "Projektbudget" definiert (DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme, DIN-Taschenbuch 472, 2016, Beuth).

Budgetierung in der IPMA ICB4

Innerhalb der IPMA ICB4 ist die Budgetierung Bestandteil der Practice 7: Kosten und Finanzierung, eine der 14 technischen Kompetenzen und direkt nach der Kostenschätzung positioniert. Dabei wird zwischen der Erstellung des Projektbudgets (Budgetplanung, Einplanung von speziellen Budgetpositionen) und der anschließenden Festlegung des endgültigen Projektbudgets unterschieden.

Budgetierung in der ISO 21500

In der E DIN ISO 21500:2013-06 bezeichnet die Budgetierung die Aufteilung des Projektbudgets (Gesamtbudgets) auf die Arbeitspakete und steht in engem Zusammenhang mit der Kostenschätzung. Explizit wird darin das Ausweisen spezieller Reserven (etwa für Risiken) erwähnt. Die Budgetierung ist der Prozessgruppe der Planung zugeordnet.