Wenn man über Jahre mit teils erfahrenen, teils unerfahrenen, aber immer neugierigen und motivierten Mitmenschen die Kunst des Projektmanagements diskutiert, dann werden immer wieder dieselben Fragen aufgeworfen. Viele davon beziehen sich nicht direkt auf Prozesse, Methoden und Tools, sind aber von grundsätzlicher Bedeutung. Oft wird die Sinnfrage gestellt ("Warum …?"). Und hier findet die Evolution vom Amateur zum Profi statt.

Denn ein begabter Amateur im Projektmanagement tut oft (nicht immer) intuitiv das richtige, kann es aber nicht begründen. Ein guter Profi tut (hoffentlich fast immer) das richtige; er tut es aber wohlüberlegt und kann sein Handeln begründen. Und wenn er sehr gut ist, dann achtet er auch noch auf die Effizienz seines Handelns, denn wenn man zu viel des Guten tut, dann ist es auch nicht mehr gut.

Hier ist die nächste Frage, die mir immer wieder gestellt wird, und meine Antwort darauf. Haben Sie Anmerkungen, Ergänzungen oder Kritik, freue ich mich auf eine Diskussion. Und wenn Sie selber eine Frage einbringen möchten, dann greife ich sie gern auf, selbstverständlich mit Nennung der Quelle, falls gewünscht oder erlaubt.

Q: Mit unseren Zulieferern schließen wir in der Regel Festpreisverträge ab, weil wir damit immer auf der sicheren Seite sind. Spricht irgendetwas dagegen?

A: Der beste Vertrag ist der, den man einmal abschließt und dann nie wieder hervorholen muss, weil die Zusammenarbeit reibungslos und ohne Streit verläuft. Das setzt aber ein gewisses Vertrauensverhältnis voraus, und dies muss auch vertraglich begründet werden.

Wenn die Leistung, über die ein Vertrag abgeschlossen wird, problemlos und mit dem gewünschten Ergebnis erbracht werden kann, dann spielt natürlich die Art des Vertrags (auf den man sich hoffentlich einvernehmlich und ohne Zwangsausübung geeinigt hat!) gar keine Rolle. Schwierig wird es nur, wenn sich bei dem Versuch, den Vertrag zu erfüllen, Probleme ergeben. Dann treten die Asymmetrien im Vertrag zutage.

Bild: Vertrag oder Vertrauen? Beides muss sich nicht ausschließen – eine gerechte und ertraglich geregelte Risikoverteilung kann Vertrauen fördern.

Zwei Extreme: Festpreis vs. punktgenaue Abrechnung

Die eine extreme Seite dieser Asymmetrie ist der Festpreisvertrag. Er ist zwar leicht abzuschließen, aber keineswegs leicht durchzuführen. Denn grundsätzlich liegt das finanzielle Risiko beim Auftragnehmer (AN). Und auch wenn dieser dem Vertrag zugestimmt hat, wird er sich im Falle einer notwendigen Aufwandserhöhung übervorteilt fühlen, und das versucht er möglicherweise durch eine Qualitätsreduzierung zu eigenen Gunsten zu kompensieren. Will der Auftraggeber (AG) das verhindern, muss er erheblich in die Kontrolle von Umfang und Qualität investieren.

Das andere Extrem ist ein Vertrag auf der Basis von "Cost Plus Fixed Fee". Hier liegt das finanzielle Risiko vollständig beim AG. Denn er ist gezwungen, jeglichen Mehraufwand, den der AN erbringt, vollständig zu bezahlen. Und wenn er den Eindruck hat, dass der vom Plan abweichende Projektverlauf einseitig zu seinen Lasten geht, wird er versuchen, den AN bei der Durchführung sehr eng zu kontrollieren, damit der nicht versucht, die Situation für sich auszunutzen. Das gilt auch für den "Time and Material Vertrag".

Um kein Missverständnis aufkommen zu lassen: Es geht nicht darum, dass eine Seite von vornherein versucht, die andere über den Tisch zu ziehen; auch wenn der Vertragsabschluss in schönstem Einvernehmen und bester Absicht erfolgt, kann eine einseitige Risikoverteilung dazu führen, dass ein vom Plan abweichender Projektverlauf erst Begehrlichkeiten nach Kompensation gefühlter Ungerechtigkeit weckt.

Wenn man stattdessen einen Vertrag abschließt, der eine gerechtere Risikoverteilung für den Fall einer Planabweichung vorsieht, und zwar sowohl für positive wie für negative Abweichungen, dann vermeidet man, dass sich ein Vertragspartner ungerecht behandelt fühlt in einer Situation, deren Entstehung er womöglich gar nicht verschuldet hat. Und das leisten "Incentive Fee Verträge".

Die Alternative: Incentive Fee Verträge

Dabei wird auf Basis der Leistungsplanung ein Vertrag geschlossen, der für den Fall des geplanten Projektverlaufs beiden Seiten als fair bzw. angemessen erscheint (sonst würde die eine oder die andere Seite ihn ja gar nicht in Betracht ziehen). Wenn jetzt eine Abweichung vom Plan auftritt, dann wird der entstehende Nutzen oder Schaden in einem vorher festgelegten Verhältnis unter den beiden Parteien aufgeteilt.

Wenn also die Kosten niedriger sind als geplant, dann sinkt der Preis für den AG, aber für den AN steigt die Rendite. Wenn aber der Aufwand höher ist als geplant, dann entstehen für den AG Zusatzkosten, aber die Rendite des AN sinkt, weil er einen Teil der Mehrkosten selbst tragen muss.

Ist die Risikoverteilung symmetrisch, dann ist der Vertrag geeignet, das Vertrauen zwischen den Partnern zu fördern. Damit dient er nicht mehr der Absicherung einer Seite, sondern er begünstigt die Zusammenarbeit. Denn jetzt wird es auch für den AN interessant, die dem Vertrag zugrundeliegende Leistung zu überbieten – der entstehende Zusatznutzen wird ja geteilt. Und der notwendige Kontrollaufwand des AG wird wegen des Vertrauensgewinns reduziert.

Risiken und Chancen werden geteilt

Gerade auch in dem Fall, wo sich die Arbeit zu Beginn nicht genau planen lässt, sorgt der Incentive Vertrag dafür, dass die immanenten Risiken geteilt werden. Die Annahmen, auf denen der Vertrag basiert, sind sozusagen nicht in Stein gemeißelt. Der AN muss sich nicht mehr, wie beim Festpreisvertrag, durch einen besonders hohen Preis vor finanziellen Risiken schützen, und der AG muss nicht, wie beim Time and Material Vertrag, einen unnötig aufgeblähten Aufwand fürchten. Damit wird die gute Zusammenarbeit gefördert, und der Preis wird fair kalkuliert.

Damit wird auch der bekannte Spruch bestätigt: "Lasse nie die Juristen einen Vertrag aufsetzen, sondern beauftrage die Fachexperten (Projektmanager) damit!" Denn ein Anwalt beispielsweise wird immer versuchen, seinen Auftraggeber so weit wie möglich abzusichern.

Der beste Vertrag aber fördert die intendierte Zusammenarbeit optimal, und darüber sollten sich die Leute Gedanken machen, die die Zusammenarbeit auch realisieren. Erst wenn der Vertrag inhaltlich stimmt, müssen Juristen ihn auf rechtlich einwandfreie Formulierung überprüfen (sollten Ihnen einmal kein Jurist zur Verfügung stehen siehe den Fachbeitrag "Texte rechtssicher formulieren").