In letzter Zeit werde ich häufig gefragt: "Machen Sie auch agiles Projektmanagement?" Diese Frage wirkt auf den ersten Blick harmlos, jedoch lauert dahinter einer der größten Irrtümer des modernen Projektmanagements.

Scrum und die Warum-Frage

Es gibt viele agile PM-Methoden und Techniken. Eine der bekanntesten ist Scrum. Seit Jahren schwärmen Gurus und Avantgardisten davon – zu Recht. Angesichts des um sich greifenden Enthusiasmus ist es kein Wunder, dass ich immer häufiger danach gefragt werde. Ich frage dann gerne zurück: "Ja, natürlich, mache ich auch. Warum möchten Sie denn Ihre Projekte agil managen?"

Die Antwort darauf erraten Sie sicher: Weil man unzufrieden ist mit dem aktuellen Projektmanagement. Weil Projekte nicht rechtzeitig abgeliefert, Budgets überschritten und Ziele verfehlt werden. Weil die Zusammenarbeit in den Teams wenig effizient und stark konfliktbelastet ist und weil wenig Transparenz besteht.

Statt Klassik lieber gleich agil!

Viele Verantwortliche denken und sagen: "Das traditionelle, klassische Projektmanagement funktioniert nicht wirklich. Gut, dass es jetzt agiles Projektmanagement gibt! Da überspringen wir doch das alte Projektmanagement und machen gleich das agile!

Die ganzen Probleme, die wir jetzt haben, sind dann einfach weg." Viele Entscheider haben den Eindruck: Agil ist die neue Wunderpille! Agil ersetzt Projektmanagement. Dieser Irrtum erweist sich als solcher spätestens nach der simplen Frage: Unter welchen Voraussetzungen denn?

Das Universum funktioniert nicht voraussetzungslos

In agilen Projektteams sind die Teammitglieder fast ausschließlich fürs agile Projekt freigestellt. Im "normalen" Projektmanagement hat ein Teammitglied vielleicht einen Tag pro Woche, realistisch eher einen halben Tag Zeit fürs Projekt; viele können gerade mal zwei, drei Stunden freimachen. Fürs Projekt fast komplett von der Linienarbeit freigestellt? Unter dieser Voraussetzung fällt es natürlich leicht, agil zu sein. Doch dafür ist nicht das agile Projektmanagement ursächlich, sondern die Freistellung.

Agile Teams: kurze Wege, viel Kundenkontakt

Beim klassischen Projektmanagement sind die Teammitglieder häufig übers ganze Werksareal und über Standorte verstreut, oft über Länder und Zeitzonen. Agile Teams sitzen dagegen meist in einem Projektraum: Die Wege sind kurz, die Kommunikation ist direkt, die Koordination schnell. Ein klassischer Projektleiter sagte mir: "Wenn ich meine Leute nur zwei Wochentage in einem Raum hätte – wir wären auch agil!"

Agile Teams stehen auch permanent im Kundenkontakt. Im klassischen Team dagegen kennt das durchschnittliche Teammitglied den Endkunden eher vom Hörensagen. Das könnte man schnell ändern – und wäre ein wenig agiler.

Agile Teams: starke Retrospektive

Agile Teams fragen sich wöchentlich: Was lief diese Woche gut? Wo könnten wir besser werden? In klassischen Teams soll man das, laut Handbuch, mindestens am Projektende machen – aber selbst das erlebe ich selten. Und wenn, werden Lessons Learned gemacht, die dann in der Schublade verschwinden, wodurch beim nächsten Projekt dieselben Fehler wiederholt werden.

Kein Wunder

Weitgehende Freistellung, örtliche Konzentration und direkte Kommunikation, intensiver Kundenkontakt und starke Retrospektive – das sind keine Wunderpillen, sondern im Grunde triviale, einleuchtende PM-Hebel. Das kann man "agil" nennen oder einfach Projektmanagement mit gesundem Menschenverstand.

Manche Unternehmen machen das bereits. Mit ihrem alten, klassischen, traditionellen Projektmanagement, in dem einfach nur ausreichend freigestellt, die Kommunikation direkt gehalten, ständig mit dem Kunden abgestimmt und regelmäßig ehrlich und vorwurfsfrei dazugelernt wird. Das können Sie auch!

Aus dem Stand agil(er): Freistellen!

Natürlich kann niemand von heute auf morgen Teammitglieder komplett freistellen. Aber 20% bis 40% der Arbeitszeit – konsequent von oben angeordnet und konsequent in der Einhaltung verfolgt – schaffen etliche Unternehmen in wenigen Wochen (nachdem sie im Multi-Projektmanagement aufgeräumt und nutzlose Ressourcenverbraucher ausgeräumt haben). Und praktisch über Nacht werden die Projekte schneller und besser.

Aus dem Stand agil(er): Feedback!

In vielen Projekten gibt es überhaupt keine Teammeetings, weil man den von oben verordneten Projektplan abarbeiten muss, alles klar, bitte keine Fragen stellen, sondern ran an die Arbeitspakte!

Manche Projektteams schaffen es trotzdem, sich wöchentlich zusammenzusetzen und zu fragen: Was lief gut? Wie machen wir was konkret besser? Und schon werden solche Teams agiler. Natürlich nicht im Sinne der Zweigwissenschaft "Agiles Projektmanagement". Aber doch im Sinne des zugrundeliegenden Adjektivs.

Aus dem Stand agil(er): Kundenkontakt und
Zuständigkeit!

Agiler werden auch Teams, die von sich aus Kontakt mit dem Kunden halten: Deshalb arbeiten sie nicht mehr am Bedarf des Nutzers vorbei! Und wenn es, wie beim agilen Projektmanagement üblich, auch in "normalen" Projekten einen ständig erreichbaren und entscheidungsfreudigen Verantwortlichen gibt, anstatt eines nur vierteljährlich tagenden Lenkungsausschusses, werden auch diese Projekte schneller, besser, agiler. So einfach könnte das sein.

Wann agil?

Agiles Projektmanagement wird häufig angewandt, wenn man nicht genau weiß, wie das Ergebnis aussehen soll. Dann macht es Sinn und liefert tadellose Ergebnisse. Doch wer einen harten Liefertermin hat, kommt oft nicht am klassischen Wasserfall-Modell vorbei: Man muss eben rückwärts planen und Meilensteine definieren – sonst kommt man terminlich und von den Spezifikationen nicht hin.

Für Entwicklungsprojekte, bei denen das Ergebnis nicht per Auftrag bestimmt werden kann, ist das agile Projektmanagement prädestiniert. Doch selbst diese Voraussetzung hat Ausnahmen: Viele Verantwortliche, die ihre Projekte agiler machen wollen, geben ihren Teams mehr Freiraum. Sie sagen: "In acht Wochen muss zwar dies und das vorliegen – aber wie ihr dahin kommt und das organisiert, das definieren wir nicht per Wasserfall von oben. Das macht ihr so, wie es für euch passt." Auch das macht agiler.

Hohes Blamage-Potenzial

Es weckt ungeheure Erwartungen, wenn Entscheider verkünden: "Wir führen jetzt agiles Projektmanagement ein!" – nachdem bereits viermal klassisches Projektmanagement eingeführt oder relauncht wurde und dass jedes Mal nicht so toll geklappt hat.

Wenn dann auch noch der agile Versuch scheitert, was bei dieser Vorgeschichte zu erwarten ist, ist das Thema noch weiter unten durch – und die Glaubwürdigkeit der Entscheider gleich mit. Möchte man das?

Es ist umgekehrt

Agiles Projektmanagement ist eine wunderbare Sache, ersetzt das klassische Projektmanagement jedoch nicht. Es ist eher umgekehrt: Klassisches Projektmanagement, wenn es bestimmungsgetreu und professionell angewandt wird, ist bereits beeindruckend schnell, ziel-, termin- und budgettreu. Viele Unternehmen machen es vor. Warum nicht der Best Practice folgen?