Da es sich um einen Prozess handelt, müssen Voraussetzungen, durchzuführende Tätigkeiten, enthaltene Entscheidungen und darauf beruhende Verzweigungen sowie die Ergebnisse beschrieben sein.

Beispielsweise ist bloßes Telefonieren kein Arbeitsablauf. Die telefonische Vereinbarung eines Termins mit einem Geschäftspartner hingegen kann als Arbeitsablauf definiert werden. Die Beschreibung eines Arbeitsablaufs heißt Arbeitsanweisung.

Für die Projektabwicklung ist es hilfreich, so weit als möglich vordefinierte Arbeitsabläufe zu verwenden, um Zeit und Kosten zu sparen, vor allem aber, um Qualitätssicherung zu ermöglichen. Die Beschreibung von Arbeitsabläufen erfolgt meist in der Form von Checklisten, aber auch Flussdiagramme werden hierfür eingesetzt.

Vorgänge, Arbeitspakete und Aufgaben können Arbeitsabläufe enthalten oder selbst Arbeitsabläufe sein.