Die minimale Form eines Abnahmeprotokoll ist eine ChecklisteChecklisteChecklisten sind die Schnittstellen zwischen Fachwissen und Management. Sie beschreiben schrittweise einen bestimmten Prozess und dienen zu seiner Durchführung und gleichzeitigen Dokumentation. mit den vereinbarten AbnahmekriterienAbnahmekriterienAbnahmekriterien sind vertraglich festgelegte Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit der Auftraggeber zur Abnahme einer Projektleistung verpflichtet ist.. Zu empfehlen ist, dass das Abnahmeprotokoll folgende Punkte enthält:

  • Genaue Identifikation des Gegenstands der Abnahme
  • An der Abnahmeprüfung beteiligte Personen mit ihrer Funktion im Projekt und bei der Prüfung
  • Ort, Datum und Uhrzeit, ggf. Beginn und Ende, der Abnahmeprüfung
  • Geprüfte Eigenschaften und ihr jeweiliger Bezug zu den vereinbarten Abnahmekriterien
  • Art der Prüfungen
  • Ergebnis der Prüfungen
  • Bewertung der Prüfungsergebnisse hinsichtlich ihrer Relevanz für die Abnahme
  • Vereinbarte Maßnahmen zur Nacherfüllung
  • Nicht geprüfte Abnahmekriterien
  • Vereinbarungen zu ggf. weiteren Prüfungen
Darüber hinaus sollte das Abnahmeprotokoll eine Aussage über die Vollständigkeit, Funktionseignung und Schadensfreiheit des geprüften Werks treffen.

Zusammenfassend kann das Abnahmeprotokoll eine Empfehlung der Prüfer an den Abnahmeberechtigten enthalten, ob die Abnahme erteilt, vorbehaltlich erteilt oder abgelehnt werden soll. Falls der Abnahmeberechtigte bei der Abnahmeprüfung anwesend ist, kann das Abnahmeprotokoll auch bereits die Abnahmebestätigung enthalten.

Die seit 2009 ungültige DIN 69905:1997 definierte das Abnahmeprotokoll als "Dokument, in dem die Ergebnisse der Abnahmeprüfung festgehalten sind". Die derzeit gültigen PM-Richtlinien definieren "Abnahmeprotokoll" nicht mehr. Der PMBOK® Guide benennt kein Dokument, das die Abnahme protokolliert. Im PRINCE2-Manual wird die "Abnahmedokumentation" ("acceptance record") erwähnt, aber nicht definiert. Im PM3 wird synonym der Begriff "Abnahmeprüfprotokoll" verwendet, das Bestandteil des "Produktabnahmeberichts" ist.

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