Wenn Sie schon mal eine Pizza bestellt haben, wissen Sie, dass die Lieferzeit meist zwischen 30 und 60 Minuten beträgt. Sie müssen nichts tun, außer den:die Pizzabot:in zu bezahlen. Und wenn Sie eine Pizza Salami bestellen, bekommen Sie diese in der Regel auch. Bei Change- und Transformationsprozessen ist das anders. Hier vermag niemand zu sagen, wie lange es dauert und was das Ergebnis sein wird.

Doch warum begeben sich Menschen auf Transformationsreisen? Die Gesellschaft verändert sich stetig. Das hat sie schon immer getan und wird es auch weiterhin tun. Das Besondere derzeit ist, dass die Veränderungsgeschwindigkeit zugenommen hat (Stichwort VUCA).

Um einen Unternehmensbereich auf eine Transformation vorzubereiten und durch den Veränderungsprozess zu begleiten, bietet sich der Einsatz einer sogenannten Pilotgruppe an. In dieser Arbeitsgruppe lernt ein kleiner Teil der Belegschaft alternative Formen der Zusammenarbeit kennen. Der Vorteil: Eine kleine Gruppe ist viel handlungsfähiger. Sinnvoll ist der Einsatz in größeren Bereichen und Unternehmen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen von meinen Erfahrungen vom Aufbau und des Einsatzes einer solchen Pilotgruppe im CRM-Bereich (insgesamt etwa 150 Mitarbeitende) eines großen internationalen Telekommunikationsunternehmens mit 200.000 Mitarbeitenden weltweit im Zeitraum 2018/2019 berichten. Ich hatte in dem Unternehmen in dieser Zeit eine Stabsfunktion inne.

Diese Pilotgruppenerfahrung war sehr anstrengend und hinterließ bei mir zuerst das Gefühl des Scheiterns. Langfristig betrachtet hatte die Gruppe aber einen Wirkungsgrad und erzielte sehr gute Ergebnisse ­– und auch nicht nur die, die wir erwartet hatten. Im Nachhinein betrachtet kann ich sagen, dass ich noch nie aus einem Projekt so viel gelernt habe, wie aus diesem.

Die Pilotgruppe: Mandat CRM 2018plus

Um in unserem Unternehmen anschlussfähig zu bleiben, wollte der Führungskreis unseres Bereiches die Prozesse der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen optimieren.

Diese Herausforderung konnten wir nicht neben unseren täglichen Aufgaben bewältigen. Außerdem war uns allen bewusst, dass dieser Prozess nicht ohne die Begleitung, Erfahrung und Impulse "von außen" funktionieren würde. Aus diesem Grund holten wir gleich zu Beginn zwei Facilitator:innen ins Boot.

Gemeinsam zogen wir uns drei Tage für ein Offsite-Meeting zurück und beschäftigten uns mit den Prozessen unserer Zusammenarbeit, unserer Wertekultur und unserer Gruppeninteraktion. Am Ende der drei Tage erkannten wir, dass diese drei Tage für eine echte Transformation nicht ausreichen würden. Aus diesem Grund entschieden wir uns gemeinsam dazu, eine längerfristige Transformationsreise zu beginnen. Hierfür gründeten wir eine Pilotgruppe, die sich über einen Zeitraum von mehreren Monaten mit den Zusammenarbeitsprozessen und unserer Wertekultur beschäftigen sollte.

Rahmenbedingungen

Um sicherzustellen, dass die Mitglieder der Pilotgruppe freiwillig mit viel Spaß und Energie bei der Sache sind, starteten wir einen Aufruf im gesamten Bereich. Als Rahmenbedingungen definierten wir die folgenden Punkte:

1. Alle Teilnehmenden sollten pro Woche zwei volle Tage aufbringen, in denen sie sich auf die Pilotgruppe fokussierten. Dies galt es unbedingt vorab mit den jeweiligen Führungskräften und dem Team zu besprechen, um die Arbeitsverteilung der fehlenden Tage zu organisieren.
2. Die angestrebte Größe der Pilotgruppe lag zwischen 12 und 14 Mitgliedern.
3. Die geplante Dauer der Pilotgruppe betrug ca. sechs Monate.
4. Die Aufgabenstellung der Pilotgruppe wurde in dem Mandat CRM 2018 plus vorab definiert.

Zielsetzung