Im ersten Teil dieses Beitrags beschrieb ich die rechtlichen, organisatorischen und logistischen Grundlagen für die angestellte Arbeit im privaten Raum, d.h. für das Homeoffice. Die eigentliche Herausforderung besteht aber darin, die – zunächst scheinbar gleichen – Arbeitsabläufe so anzupassen, dass die Vorteile des Homeoffice' zum Tragen kommen und die Risiken vermieden werden.

Veranschaulichen wir dies zunächst an einer modernen Version der Familie Mustermann: Erika und Max möchten die traditionellen Rollenklischees überwinden und sich Haushalt, Kindererziehung und Erwerbstätigkeit teilen. Max arbeitet deshalb im Homeoffice, während Erika eine geteilte Führungsposition in einem mittelständischen Industrieunternehmen hat und dort halbtags vor Ort sein muss.

Die Familie frühstückt gemeinsam. Danach bringt Max die Kinder in die Kindertagesstätte bzw. Schule und Erika geht ins Büro. Um ca. 8 Uhr fängt die erste Arbeitsphase von Max an. Sie endet gegen 13 Uhr damit, dass er das Mittagessen für die Familie vorbereitet. Nach einer längeren Mittagspause startet um 14:30 Uhr der zweite Teil seines Arbeitstags, der häufig vom Wechsel zwischen Arbeitsphasen und privaten Aktivitäten (z.B. Arztbesuche oder Kinderbetreuung) bestimmt wird. Die privaten Tätigkeiten trägt er als Blockzeiten im Terminkalender ein.

An diesem Beispiel wird deutlich, dass perfektes Zeitmanagement einer der zentralen Erfolgsfaktoren für Homeoffice ist.

Selbstbestimmtes Zeitmanagement

Zeitmanagementmethoden scheitern im Büro oft daran, dass die Arbeit dort zum großen Teil fremdbestimmt ist. Dies ist im Homeoffice anders, wo Sie zum großen Teil selbstbestimmt arbeiten. Hier helfen Ihnen Zeitmanagementmethoden dabei, Ihren Tag zu planen.

Hilfreich für die Tagesplanung ist z.B. die sog. ALPEN-Methode (Bohinc, 2018). Mit ihr sammeln Sie alle am Tag anfallenden Aktivitäten (auch die aus dem privaten Bereich), schätzen die Zeit, die Sie dafür brauchen und planen für jede Aktivität Pufferzeiten ein. Dann priorisieren sie die Tätigkeiten und legen fest, in welcher Reihenfolge Sie diese bearbeiten. Am Ende des Arbeitstags prüfen Sie, welche Aktivitäten noch offen sind und übernehmen diese in die Liste der Aufgaben für den nächsten Tag.

Aufgaben nach der eigenen Leistungsfähigkeit planen

Berücksichtigen Sie bei der Tagesplanung Ihren Biorhythmus und passen Sie die Abarbeitung der Tätigkeiten ihrer Leistungsfähigkeit an. Erledigen Sie die Arbeiten, welche die höchste Konzentration erfordern, nach Möglichkeit in der Zeit, in der Sie am leistungsfähigsten sind. Lesen Sie hierzu auch: Regelmäßig Spitzenleistungen abrufen, ohne auszubrennen (Flühr, 2017).

Natürlich lassen sich nicht immer die Tätigkeiten so planen, dass sie zu Ihrem Biorhythmus passen. Schließlich müssen Sie Ihre Arbeitszeit auch mit den Arbeitsgewohnheiten ihrer Kollegen abstimmen. Nur so können Sie den Kontakt zum Unternehmen aufrechterhalten und haben genug Spielraum für die Planung von Meetings. Wenn Sie mit internationalen Kollegen aus anderen Zeitzonen zusammenarbeiten, sollten Sie darauf achten, dass es auch hier genügend Überschneidungen in der gemeinsamen Arbeitszeit gibt.

Trotz dieser Einschränkungen haben Sie im Homeoffice deutlich mehr Freiraum bei der Gestaltung ihres Tagesablaufs als vor Ort im Unternehmen. So können Sie z.B. den Tipp von Magdalena Riesch: Weniger Unterbrechungen – mehr produktive Zeit (Riesch, 2019) im Homeoffice wesentlich leichter umsetzen als im Büro.

Arbeitsplanung transparent fürs Team machen

Ihre Tagesplanung sollten Sie in Ihren für das Unternehmen sichtbaren Kalender übernehmen, damit Ihre Kollegen wissen, wann Sie für Anfragen und Meetings zur Verfügung stehen. Dabei reservieren Sie im Kalender lediglich die Zeiten für die Aufgabenerledigung. Die Aufgaben selbst können Sie in einer separaten Liste führen. Microsoft Outlook z.B. hat auch eine Funktion zur Dokumentation von Aufgaben. Wenn Ihr Unternehmen Outlook verwendet, können Sie die Aktivitäten dort in den Kalender eintragen. Die privaten Aktivitäten können Sie dabei besonders kennzeichnen, z.B. durch eine besondere Farbe und die Beschreibung "Blockzeit". Bild 1 zeigt ein Beispiel für einen Wochenkalendereintrag mit Outlook.

Je besser es Ihnen bei Ihrer Tagesplanung gelingt, Privat- und Berufsleben zu trennen, umso leichter wird die Planung des Arbeitstags. Legen Sie Arbeitszeiten für das Homeoffice fest und stimmen Sie diese mit Ihrer Familie und Ihrer Führungskraft ab. Dies schafft Klarheit und vermeidet Konflikte.

Damit sind wir bei einem weiteren zentralen Erfolgsfaktor angekommen: Der Kommunikation. Eine gute Kommunikation mit ihrer Umwelt sorgt dafür, dass Sie alle Informationen erhalten, die Sie für Ihre Tätigkeit benötigen aber auch dafür, dass ihre Arbeit verstanden und akzeptiert wird. Das Arbeiten im Homeoffice stellt jedoch eine völlig neue Kommunikationssituation dar, da die persönlichen Kontakte weitgehend entfallen.

Virtuelle Kommunikation unter der Lupe