Selbstorganisation ist eine zentrale Grundlage agilen Arbeitens. Um in einem Projekt selbstorganisiert und agil arbeiten zu können, ist oft ein massives Umdenken im Team und in der Führung erforderlich. Ein wichtiges Hilfsmittel für Führungskräfte und Projektmanager ist dabei das Festlegen gemeinsamer Ziele (siehe "Gemeinsame Ziele setzen – Selbstorganisation im Team fördern"). Um gemeinsame Ziele auch erreichen zu können, müssen selbstorganisierte Teams gemeinsam Entscheidungen treffen. Zielführend ist dabei der Ansatz, Entscheidungen im Konsent herbeizuführen. Wie das geht, lesen Sie im Tipp "Warum Teams im Konsent besser und schneller entscheiden". Das Team benötigt also eine Kommunikations- und Meetingkultur, die es ihm ermöglicht, gemeinsam Entscheidungen zu treffen. Diese Kultur bildet ein Fundament der Selbstorganisation.

Kommunikation und Meetings gehören dabei unmittelbar zusammen. Ein in der Projektarbeit etabliertes Forum zur Kommunikation sind Meetings. Andersherum wird in jedem Meeting kommuniziert. Dieser Tipp gibt Anregungen, wie Sie Ihre Meetings effizient und interaktiv gestalten und kontinuierlich weiterentwickeln können. In unserer Ausgabe 01/2019 erscheint ein Tipp zur Verbesserung der Kommunikation in selbstorganisierten Projektteams.

Selbstorganisation der Kommunikation pflegen

Grundsätzlich sollte für Meetings das Prinzip der Selbstorganisation gelten. Das bedeutet, Form und Inhalte bestimmt das Team. Schließlich weiß keiner besser als das Team selbst, was im Meeting zu kommunizieren ist und wie die Kommunikation gelingt. Führungskräfte und Projektmanager sollten die Meetingkultur des Teams lediglich unterstützen und als Teammitglied mitgestalten. Bei dieser Aufgabe unterstützen Sie die fünf folgenden Tipps.

1. Meetings thematisch aufteilen

Scrum kennt im Kern vier Meetings: Sprint Planning, Sprint Review, Retrospektive und Daily Scrum. Der Sinn dieser Meetings ist unbestritten. Besonders bemerkenswert finde ich dabei, dass jedem Thema ein separates Meeting zugeordnet ist. Andersherum ist jedes Meeting thematisch separiert.

Auch in traditionell durchgeführten Projekten werden regelmäßig Meetings abgehalten. Ich selbst etablierte als Projektmanager in fast jedem Projekt einen Jour fixe – zumindest ab dem Zeitpunkt, an dem ich den Wert dieser Form der Projektkommunikation erkannt habe. Diese, zumeist wöchentlichen, Termine hatten in der Regel eine einheitliche Agenda, die ungefähr folgendermaßen aussah: 1. Klärung aktueller Probleme, 2. Status der Entwicklung (Herausforderungen / Ergebnisse), 3. Planung (Terminverschiebungen / neue Anforderungen), 4. Optimierungsbedarf und 5. Sonstiges.

Dieses Vorgehen war grundsätzlich gut, hatte allerdings einen Schwachpunkt: Das Meeting wurde themenübergreifend durchgeführt. Typischerweise nahmen innerhalb des Meetings die Klärung aktueller Probleme sowie die Planung von Terminverschiebungen und neuen Anforderungen sehr viel Raum ein. So viel Raum, dass für das Thema Optimierung keine Zeit mehr blieb.

Heute weiß ich, das hätte sich lösen lassen, wenn ich jedem Punkt der Agenda ein thematisch separates Meeting zugewiesen hätte: Ein Meeting, in dem das Team die aktuellen Probleme diskutiert, ein weiteres Meeting für die Projektplanung usw. Schlagen Sie Ihrem Team deshalb einfach vor, vorhandene Meetings thematisch aufzuteilen und beobachten Sie gemeinsam, wie das für Ihr Team funktioniert.

2. Meetings interaktiv gestalten

Moderne interaktive Tools bieten neue Gestaltungsmöglichkeiten für Meetings. Eines davon ist das interaktive Umfrage-Tool Mentimeter. Es bietet u.a. eine Stichwortabfrage und erlaubt, diese in einer sog. Word-Cloud auszuwerten. Sie können die Teilnehmer dabei z.B. im Rahmen einer Präsentation zu einem bestimmten Thema befragen und diese antworten über ihre mobilen Endgeräte. Das Tool stellt das Ergebnis in einer Word-Cloud dar, bei der die genannten Begriffe ungeordnet dargestellt werden und die Häufigkeit ihrer Nennung die Größe der Begriffe bestimmt (Bild 1).

Bild 1: Mit dem interaktiven Umfrage-Tool Mentimeter können Sie Ihre Meetings durch interaktive Umfragen ergänzen

Im Rahmen einer Veranstaltung zum Thema "agile Transition" stellte ich z.B. die folgende Frage via Mentimeter zur Diskussion: "Was verändert die 'agile Transition' alles?" (Bild 1). Um die Diskussion zu fördern und zu strukturieren, begann ich mit einer kurzen Online-Umfrage zur genannten Fragestellung. Das Ergebnis diente anschließend als Diskussionsgrundlage für die Teilnehmer. Um ein abschließendes Meinungsbild zu erhalten, führte ich nach der Diskussion eine zweite Umfrage durch. Die Methode aus Abstimmung, Diskussion und Abstimmung nannte ich "Vote-Talk-Vote-Methode" und setze sie inzwischen an verschiedensten Stellen – auch in Projektmeetings – erfolgreich ein.

3. Laptops und Handys in Meetings