Als Projektleiter geraten wir immer wieder in die Situation, Nein sagen zu müssen. Schließlich haben wir ein Projektziel vor Augen, das wir erreichen wollen und dem wir vieles unterordnen müssen. Auch haben wir eigene Wünsche und Bedürfnisse, die sich nicht immer mit den Wünschen und Erwartungen unserer Umwelt decken. Und schließlich kommt es vor, dass wir mit gegenläufigen Erwartungen konfrontiert werden.

Warum es uns schwer fällt, Nein zu sagen

Schwierigkeiten beim Nein-Sagen resultieren häufig aus unseren eigenen negativen Erfahrungen mit Ablehnung (wie Sie darauf konstruktiv reagieren, beschreibe ich in meinem Beitrag "Analytisch statt emotional: So gehen Sie mit einem "Nein" um", Projekt Magazin 14/2017). Dazu kommt meist noch Empathie für unser Gegenüber und Verständnis für seine Anliegen. Auf der anderen Seite können und wollen wir es auch nicht immer jedem recht machen.

Das Praxisbeispiel: Ein Kundenworkshop ohne die wichtigste Ansprechpartnerin?

Andersherum sind auch wir als Projektleiter manchmal dazu gezwungen, ein Nein zu setzen. "Kann ich nächste Woche Montag von zuhause arbeiten?", fragt das Teammitglied Stefanie Brandt ihren Projektleiter Martin Keller. Sie sieht ihn dabei hoffnungsvoll an. Martin Keller fühlt gleich ein Bauchgrummeln: Am dem Tag reisen zwei Vertreter aus dem Fachbereich des Kunden zu einem zweitägigen Workshop an. Die Kollegin kennt die Besucher und deren Anforderungen am besten, da sie als einzige sämtliche bisherigen Workshops mitgemacht hat. Sie sollte unbedingt dabei sein.

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14.05.2025

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Auf der anderen Seite hat Herr Keller seiner Mitarbeiterin wegen des vorangegangenen Workshops mit diesem Kunden den Urlaub gekürzt. Sie hat das klaglos und professionell akzeptiert – und ist genau deswegen nun Expertin bei diesem Kunden. Würde er Ihren Wunsch abschlagen, käme es einer Bestrafung für ihren vorigen Einsatz gleich.

"Das ist mir eigentlich nicht so recht, …"

Dennoch bleibt er zunächst hart: "Das ist mir eigentlich nicht so recht, denn wir haben doch den Fachbereich unseres Kunden im Haus.". "Die Kita hat geschlossen und mein Mann ist auf Geschäftsreise, daher wäre es wichtig, dass ich mich um Maxi kümmern kann.", entgegnet Stefanie Brandt. Herr Keller, der selbst Familienvater und Ehemann einer berufstätigen Frau ist, versteht nun ganz genau, warum seine Mitarbeiterin zuhause bleiben will.

Aus dieser Mischung von Tatsachen und Gefühlen heraus versucht Herr Keller es mit einer Alternative: "Könntest Du jemanden fragen, ob er auf Deinen Kleinen aufpasst? Einen Bekannten oder Nachbarn vielleicht?" Nein, denn sie ist erst vor kurzem umgezogen. Sie kennt in der neuen Umgebung noch nicht viele Leute. Herr Keller ist sich sicher: "Obwohl die Betreuung für das Kind fehlt, muss ich Frau Brandt ihren Wunsch abschlagen." Wie kommt Herr Keller heil aus diesem Dilemma heraus, ohne die Beziehung zu seiner Mitarbeiterin zu beschädigen? Zunächst bittet er sich Bedenkzeit bis zum nächsten Tag aus.

Bild 1: Ein gutes Nein zu platzieren ist nicht leicht. Es kann viel schiefgehen. Aber mit Kreativität und Beharrlichkeit lassen sich gute Lösungen für ein Nein finden.
(Illustration aus: Trölenberg; Drathen, 2016)

Wie sage ich Nein mit Empathie?

Eine erste Antwort liefert das 4-Ohren-Modell von Schulz von Thun. Dieses Kommunikationsmodell sagt u.a. aus, dass es immer dann problematisch wird, wenn Nachrichten auf dem "Beziehungsohr" gehört werden. Und genau das passiert bei einem Nein besonders häufig, da eine Ablehnung uns als soziale Wesen trifft. Wenn dieser Verständnisweg erst einmal eingeschlagen ist, geht es gar nicht mehr um die konkrete Sache (dargelegt im Sachaspekt), sondern nur um das persönliche Verhältnis derer, die sich unterhalten und was sie übereinander denken.

Vorsicht Sackgasse!

Es ist besonders schwer, von hier wieder einen Rückweg auf die Sachebene zu finden. Es lohnt sich also darüber nachzudenken, wie wir ein Nein platzieren, ohne dass es sich für unser Gegenüber wie eine Niederlage anfühlt. Drei Gesprächsstrategien stehen zur Verfügung, um ein gutes Nein zu platzieren.

1. Zurück auf die Sachebene