Eine bekannte Redewendung besagt: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Bei Mindjet hat man dies früh ernst genommen und mit der Software MindManager Pionierarbeit für computergestützte Mindmaps geleistet. Mindmaps helfen dabei, einen Sachverhalt zu visualisieren und diesen so klarer zu vermitteln. Dass sich Mindmaps auch eignen, um Ideen und Informationen in Projekten zu sammeln und zu strukturieren, liegt somit auf der Hand. In den letzten Jahren wurde MindManager systematisch um zusätzliche Funktionen erweitert: Auch wenn die Mindmap noch immer das zentrale Element der Software ist, kann MindManager inzwischen auch Terminpläne darstellen, Kosten kalkulieren, Aufgaben verwalten und interaktive Präsentationen unterstützen. In der aktuellen Version 2016 für Windows zeichnet die Software sogar Prozessdiagramme. Damit ist MindManager zu einem universellen Visualisierungswerkzeug geworden, das für viele Anwendungssituationen im Projektmanagement nützlich ist.

Mindmaps, Balkendiagramme und Aufgabenmanagement

Gleich nach dem Programmstart bietet das Programm dem Anwender eine Reihe von Vorlagen an. Darunter finden sich Mindmaps in diversen Formatierungsvarianten. Auch Organigramme und neue Diagrammtypen für Fluss- und Konzept-Diagramme stehen zur Auswahl.

Ideen sammeln und strukturieren

Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Anlässe, um Ideen zu sammeln und zu strukturieren. Wenn zu Projektbeginn die notwendigen Aktivitäten im Brainstorming-Modus der Software erfasst werden, lassen sich diese einfach und schnell nacheinander eintippen. Die Software erstellt daraus automatisch eine klassische Mindmap. Anwender können allerdings auch einfach an eine beliebige Stelle des Arbeitsbereichs klicken und dort ihre Idee als freie Anmerkung eingeben. Anschließend lassen sich die eingegebenen Anmerkungen mit der Maus anordnen. Die Struktur entsteht, indem Anwender Ideen gruppieren oder als Unterzweige einer oder mehrerer Mindmaps auf dem Arbeitsbereich anordnen.

Wer statt mit einem Brainstorming sein Projekt lieber streng systematisch startet, entwickelt den Projektstrukturplan nach und nach von oben nach unten oder im Stil einer Mindmap vom inneren Start-Knoten nach außen. Beide Vorgehensweisen können auch kombiniert werden: Spontane Ideen lassen sich jederzeit als freie Anmerkung hinzufügen und vorhandene Einträge mit neuen Unterzweigen versehen. Einzigartig im Vergleich zu anderen Mindmapping-Tools dürfte wohl die Stiftfunktion sein: Auf Tablets mit Stiftunterstützung können Texte auch handschriftlich erfasst werden. Neue Zweige legt der Anwender mit Stiftgesten an. Dank der Texterkennung findet der Anwender einzelne Notizen anschließend leicht wieder.

Bild 1: Gruppierungen, Symbole und bedingte Formatierungen helfen dabei, auch aus der Vogelperspektive alles Wichtige rasch zu erfassen.
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Mit farbigen Markierungen, Filterfunktionen, Zweig-Gruppen, Bildern und Symbolen sowie Querverweisen zwischen verschiedenen Zweigen stehen dem Anwender zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um auch große Mindmaps übersichtlich zu halten (Bild 1). Egal ob die Zweige der Map dabei um den inneren Startknoten herum, von oben nach unten oder von links nach rechts angeordnet werden: Die Visualisierung verdeutlicht Projektstrukturen, Zielhierarchien und andere strukturierte Informationen in jedem Fall deutlich besser als die eingerückten Listen in den meisten Projektmanagement-Tools. So werden Zusammenhänge klarer und das Projektteam entwickelt im wahrsten Sinne des Wortes ein einheitliches Bild.

Wer erledigt welche Aufgabe bis wann?

Für die Projektstrukturplanung eignen sich die Mindmaps hervorragend. Die Arbeitspakete und Einzelaktivitäten auf den untersten Ebenen der Mindmap müssen allerdings auch zeitlich geplant und von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet werden. Hierfür dient die Aufgabeninformation, die am rechten Fensterrand eingeblendet werden kann und alle Details des jeweils gerade ausgewählten Zweigs enthält.

Jeder Zweig kann als Aufgabe gekennzeichnet und mit Zusatzinformationen versehen werden. Der als "Status" bezeichnete Fertigstellungsgrad lässt sich ebenso festlegen wie der gewünschte Ausführungszeitraum und die verantwortlichen Ressourcen. Auch Ressourcenkonflikte kann die Software ermitteln, eine vollwertige Ressourcenplanung unterstützt sie jedoch nicht, da sie Aufwand, Dauer und Auslastung nicht verbindet. Nützlich ist die Ressourcenfunktion dennoch – schon allein, um die Aufgabenverantwortlichen festzulegen.

Alle Zusatzangaben zu einer Aufgabe zeigt MindManager unterhalb des betreffenden Zweigs an. Bei den Ressourcen ist das übersichtlich. Bei Terminen und Dauern geht der Überblick über die zeitliche Abfolge der einzelnen Aufgaben jedoch leicht verloren. Kein Problem, denn für die Terminplanung bietet die Software auch noch den Klassiker, das Gantt-Diagramm. Es stellt alle mit Terminen versehenen Zweige der Mindmap dar (Bild 2).

Bild 2: Unter den vielen Visualisierungsformen des MindManager findet sich auch ein Gantt-Diagramm.
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