Projektleiter Karl ist am Rande des Nervenzusammenbruchs. Alles, was er bisher über Projektmanagement gelernt hat, scheint bei diesem Projekt in diesem Unternehmen nicht zu gelten. Ein klarer Projektauftrag mit einem deutlich formulierten Projektziel? Je genauer er nachfragt, umso diffuser scheint es zu werden. Ein belastbarer Projektplan? Niemand hält Termine ein und niemand scheint sich an den ständigen Verschiebungen zu stören. Gut vorbereitete Meetings? Selten gibt es ein Meeting mit einer Agenda und einem Protokoll. Neulich war Karl zu einem Meeting eingeladen, bei dem der Einladende vergessen hatte, warum er das Meeting eine Woche zuvor geplant hatte. "Warum sitzen wir denn hier?" war dessen Frage zur Eröffnung. Allen scheinen die grundlegenden Methoden im Projektmanagement vollkommen egal zu sein.

Karl ärgert sich über solche Zeit- und Ressourcenverschwendung. "So kann ich mein Projekt nie erfolgreich zum Ziel bringen, ganz zu schweigen davon, dass etwas Brauchbares dabei herauskommt." Er möchte mehr Vorschriften und Regeln, die in der Projektorganisation angewendet werden sollen. "Warum hält sich hier niemand an gemeinsame Absprachen?", wundert sich Karl.

Regeln? Wir sind doch jetzt agil unterwegs!

"Wir sind so froh, dass wir jetzt viel einfacher arbeiten können.", sagt ihm ein Kollege, als Karl sich auf die Suche nach mehr Methodik, Struktur und Regelwerk gemacht hatte. "Wir hatten früher ein ganz kompliziertes System, nach welchem wir Projektergebnisse verwalten mussten. Mit der Umstellung auf agiles Projektmanagement funktioniert das nicht mehr und wir sind froh, dass wir es nicht mehr benutzen müssen.", erhält Karl zur Erklärung.

"Und was verwendet ihr stattdessen?" möchte Karl wissen. "Seit einem Jahr benutzen wir gar kein zentrales System mehr. Jeder legt seine Sachen auf dem Laufwerk ab." Oder auch nicht, wie Karl schon festgestellt hatte. Ein Kollege hat alle Dokumente in seinem Email-Account gespeichert. "Da kann ich gleich alles weiterleiten und ich weiß immer, von wem ich was bekommen habe", ist der Kollege von seiner Ablagetechnik überzeugt. Leider ist das der Kollege in Karls Team, der die gefühlte Hälfte seiner Zeit mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbringt und deswegen kaum zum Arbeiten kommt. Karl rauft sich dabei in Gedanken regelmäßig die Haare –

Mit dem Wechsel auf Agiles Projektmanagement scheint es wohl zu einigen Missverständnissen gekommen zu sein, vermutet Karl. Eine gemeinsame Dokumenten-Ablage schadet auch bei agiler Vorgehensweise nicht, findet Karl. Und ein Projektziel bleibt ein Projektziel, egal auf welchem Wege ich es erreiche. Davon ist Karl überzeugt. Und ehe er es sich versieht, ist er mitten in eine Diskussion über die "bessere" Projektmanagement-Methodik und dessen Werkzeuge geraten.

Egal ob klassisch oder agil – Grundregeln gelten für alle!

Es geht Karl aber gar nicht um die Vorteile einer anderen Projektmanagement-Methodik. Es geht ihm vielmehr um Selbstorganisation und persönliche Arbeitsweise. Und da scheint irgendetwas in der ganzen Organisation in Schieflage geraten zu sein. In der Diskussion mit seinem Projekt-Auftraggeber und Projektbeteiligten finden sie schließlich eine Basis, die es Karl ermöglicht, nervenschonender zu arbeiten.

Hier sind ein paar der Grundregeln, die Karl verankern konnte:

• Entscheidungen treffen, wenn sie nötig sind.
• Konsequent sein – das heißt Entscheidungen auch umzusetzen.
• Informationen sorgfältig behandeln – also strukturiert ablegen.
• Wenn es schwierig wird – erst mal miteinander reden, um zu verstehen, um was es dem Anderen genau geht.

Karl ist es egal, ob sein Projektteam klassisch, agil oder mit Elementen beider Welten arbeitet. Hauptsache die vereinbarten Grundregeln werden eingehalten und die Ergebnisse pünktlich und zuverlässig geliefert.