Große Excel-Tabellen auf einer Folie sind nicht eben einladend für das Publikum. Doch oft müssen Tabellen gezeigt werden, um bestimmte Zusammenhänge oder Entwicklungen über einen längeren Zeitraum darzustellen. Neben dem üblichen – oft zeitaufwendigen – Weg, die Tabelle in PowerPoint einzubinden, gibt es noch eine weitere, deutlich einfachere Variante: Warum den Projektplan, das Projektbudget oder den Kostenbericht nicht gleich direkt in Excel zeigen und erst bei Bedarf auf Zusatzinformationen in PowerPoint zurückgreifen?

Dieses Vorgehen hat mehrere Vorteile:

• Es tut Ihren Zahlen garantiert nicht gut, wenn Sie versuchen, eine Tabelle mit acht oder noch mehr Spalten auf eine PowerPoint-Folie zu quetschen. Sie erweisen damit weder sich noch den Zuschauern einen Gefallen.
• Sie können in Interaktion mit dem Publikum direkt in der Excel-Arbeitsmappe arbeiten, um z.B. Zusammenhänge zu demonstrieren oder um die Wirkung von Änderungen darzustellen.
• Oder Sie filtern bei Bedarf die Daten nach bestimmten Kriterien oder zeigen in einer Pivot-Tabelle per Drilldown die Details zu einer abweichenden Kennzahl.
• Erst wenn Sie weitere Fakten zu der Excel-Tabelle erklären möchten, starten Sie direkt aus Excel heraus die Bildschirmpräsentation mit den zusätzlichen, erläuternden PowerPoint-Folien. Per Tastendruck (Esc) können Sie jederzeit wieder direkt zur Tabelle in Excel zurückkehren.
• Während Sie die Folien vorführen, können Sie in aller Ruhe Details z.B. zum Budget, zum Projekt oder zum Team erklären und dabei von Folie zu Folie wechseln.
• Wenn Sie die Excel-Datei weitergeben, ist die PowerPoint-Präsentation darin eingebettet. Die Empfänger haben so die Garantie, den aktuellen Stand der Zahlen und auch alle Folien komplett zu erhalten.

Für alle Excel-Freaks: Diese kombinierte Lösung mit PowerPoint eignet sich auch sehr gut, um Kollegen Aufbau und Herkunft bestimmter Berechnungen in Excel anhand einiger Folien zu erklären. Die Kommentarfunktion von Excel reicht dafür in vielen Fällen nicht aus.

Bild 1 zeigt die Vorschau auf eine fertige Lösung (hier Projektkostenübersicht).

Bild 1: Diese Excel-Tabelle auf eine Folie zu quetschen, wäre wohl ein Unding; stattdessen wird sie in Excel gezeigt. Direkt daneben liegt die Präsentation mit Zusatzinformationen, die per Doppelklick als Bildschirmpräsentation gestartet wird.
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Die Lösung in wenigen Schritten aufbauen

Wenn Sie die Schritte zum Aufbau der Lösung nachvollziehen wollen, nutzen Sie die beiden Dateien im Download-Archiv.

Um Excel mit PowerPoint zu kombinieren, brauchen Sie kein Expertenwissen. Nutzen Sie einfach die folgende bebilderte Anleitung mit Nummern.

• Legen Sie die Excel-Arbeitsmappe und die PowerPoint-Präsentation mit den ergänzenden Informationen an.
• Markieren Sie in Excel neben oder unter der Projekttabelle die Zelle, wo die linke obere Ecke der Präsentation angeordnet sein soll.
• Wählen Sie Einfügen / Objekt [1].
• Wechseln Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld zur Registerkarte Aus Datei erstellen [2].
• Klicken Sie auf Durchsuchen [3], navigieren Sie zur vorbereiteten Präsentation und schließen Sie mit OK ab. Excel zeigt das eingefügte Präsentationsobjekt in Form der Titelseite an.
• Passen Sie zum Schluss noch die Position und Größe des Präsentationsobjekts an.

PowerPoint-Folien animieren

Damit die PowerPoint-Folien den Zuschauer optisch ansprechen, weisen Sie allen Folien bereits im Vorfeld einen Einblendeffekt zu. Wechseln Sie dazu zur Registerkarte Übergänge, markieren Sie den Effekt Verblassen und klicken Sie ganz rechts auf Für alle Übernehmen. Markieren Sie nun nur die erste Folie und weisen Sie ihr den abweichenden Übergangseffekt Teilen zu.

Bild 2: Mit diesen Schritten bauen Sie die PowerPoint-Präsentation in die Excel-Mappe ein.
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Damit auch die Excel-Tabelle präsentationsreif aussieht

In PowerPoint sind die Folien standardmäßig so eingestellt, dass alle Texte einen Schriftgrad von mindestens 16 pt haben. So sind die Informationen auf den Folien gut lesbar. Damit Ihr Publikum auch in Excel alle Zahlen gut erkennt, nutzen Sie die Tipps im folgenden Kasten.