Vorträge sind ein fester Bestandteil in jedem Projekt. Wer gute Vorträge halten will, braucht auch gute Präsentationstechniken. Sonst passiert es leicht, dass er sein Publikum langweilt oder überfordert. Ich habe mich mit dem Rhetorik-Trainer Matthias Pöhm unterhalten und im Folgenden einige seiner Empfehlungen zusammenstellt. Er zeigt Ihnen u.a., wie Sie Zahlen und Fakten ansprechend präsentieren, mit der Zeitlupentechnik mehr Spannung erzeugen und selbst mit hartnäckigen Störern souverän umgehen.
Die meisten Redner und Referenten verschenken viel Wirkung, weil sie ihre Präsentation nicht interessant gestalten. Es fehlt die Dramaturgie. Dafür tragen sie den Zuhörern viel zu viele Details vor. Jeder ist irgendwie um Vollständigkeit bemüht, egal ob in Hochschulen oder Unternehmen. Ein Fehler ist z.B., die PowerPoint-Folien mit Zahlen und Fakten vollzustopfen. Die Referenten denken: Je mehr Argumente ich liefere, umso eher sind die Zuhörer überzeugt. Aber das ist ein Irrtum. Zu viele Details sind ermüdend und langweilig. Von den Zahlen, die präsentiert werden, sind meist nur drei oder vier spannend oder relevant für eine Entscheidung. Deshalb gehören die Details ins Handout. Reduzieren Sie die Details, Argumente oder Zahlen Ihrer Präsentation auf weniger als die Hälfte - wirklich wichtig sind meistens gerade mal zehn Prozent.
Fachleute, z.B. Ingenieure, sind oft von der technischen Realisierung begeistert und stellen sie ihren Zuhörern ausführlich und im Fachjargon vor. Der Zuhörer kennt die Fachsprache aber nur bedingt oder ist Laie, er ist kein Architekt, kein Banker, kein Software-Entwickler. Reden Sie als Referent deshalb so, dass auch Laien Sie verstehen. Sparen Sie an den fachlichen Details, den Zuhörer interessieren sie nicht. In erster Linie will er wissen, was ihm das Produkt oder die Dienstleistung bringt, die Sie ihm präsentieren. Dafür eignet sich die Blackbox-Technik. Mit dieser Methode können Sie Ihre Präsentationen straffen und von zu vielen Details befreien.
Dazu ein Beispiel: Ich hatte Finanzdienstleister in Österreich geschult, die ein neues Produkt zur privaten Rentenvorsorge für gut verdienende Kunden entwickelt hatten, also für Freiberufler, Rechtsanwälte, etc. Um das Produkt zu erklären, hatten sie in ihrer PowerPoint-Präsentation auf eine Folie acht Kästchen gemalt und zwischen die Kästchen dreizehn Pfeile. Das war so verflochten und kompliziert, dass ich den ganzen Vormittag gebraucht habe, um es zu verstehen. Zum Schluss habe ich das ganze Ding als leere Blackbox eingerahmt, oben einen Pfeil rein gemalt und unten einen Pfeil raus gestrichen. "Das in der Blackbox vergessen wir jetzt mal", war mein Kommentar. "Was ist der letztliche Effekt für die Kunden?" Das muss immer die Kardinalfrage für Sie sein. Mit der Antwort auf diese Frage konnten wir das Ergebnis herausarbeiten: Der Kunde investiert einmal 10.000 Euro in das System, dann wartet er zehn Jahre, und bekommt von da an jedes Jahr 2.000 Euro bis zu seinem Lebensende ausbezahlt. Plötzlich wurde die komplizierte Präsentation ganz einfach. Arbeiten Sie vorab den Kerneffekt heraus und legen Sie einen Schwerpunkt Ihrer Präsentation darauf, diesen Kerneffekt darzustellen.
Konzentrieren Sie sich also auf die wenigen Zahlen und präsentieren Sie diese mit einem Spannungsbogen. Jeder glaubt, das Ergebnis ist wichtig, aber das stimmt nicht. Das Ergebnis - selbst wenn es sehr gut ausgefallen ist - löst keine Begeisterungsstürme aus. Die Entstehung des Ergebnisses vor den Augen und Ohren der Zuschauer weckt die Emotionen - nicht das Ergebnis selber.
Spannung entsteht dadurch, dass der Redner nicht gleich verrät, was nach der nächsten Biegung der Geschichte passiert. Man zögert das Ergebnis hinaus. Sie können entweder sagen: "Wir wollten in einer Testreihe wissen, wie lange das neue Material in dem Schütteltest durchhält", und präsentieren dann - platsch - das Ergebnis: "Unser Material hält 18 Stunden." Die Spannung ist gleich null. Besser ist, Sie erzählen eine Geschichte: "Wir hatten zuerst mal als Vergleichspunkt das alte Material. Das alte Material hielt 12,4 Stunden. Jetzt ist es so: Wir hatten den Rekord bereits gehalten, also 12,5 Stunden, und wir dachten, wenn wir es nur irgendwie zehn Prozent nach oben treiben könnten auf rund 14 Stunden, wäre das ein Riesenerfolg. Insgeheim hofften wir, zumindest 13 Stunden erreichen zu können. Wir haben also das Material in die Testapparatur eingespannt und haben es über den Prüfzeitraum laufen lassen. Es war der achtzehnte April, ich erinnere mich genau, als wir dann das Endergebnis auf dem Bildschirm des Computers hatten. Ich und mein Ingenieurskollege laufen zum Computerraum. Wir schließen die Tür auf und laufen rein. Der Computer steht in einer Ecke, und auf dem Bildschirm läuft der Bildschirmschoner. Ich geh hin, schüttle die Maus, und der Bildschirm wird hell. Jetzt muss man aber erst den Code eingeben, den Sicherheitscode, um an die Instrumente zu gelangen. Ich gebe also den Code ein, drücke Enter und am Bildschirm erscheint die Zahl. (Pause) Es waren - jetzt eine lange Pause - acht (Pause) zehn Stunden." Ich habe hier eine Story entwickelt. Den Moment des Ergebnisses dehne ich in Zeitlupe aus und wecke auf diese Weise die Emotionen der Zuhörer.
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