Projekte erfordern Kompetenzen im Umgang mit Veränderung. Als Projektmanager stehen wir in diesem Zusammenhang vor vielfältigen Herausforderungen. Auf der fachlichen, methodischen Seite sind wir in der Regel gut aufgestellt, denn in den vergangenen Jahren hat sich das Bewusstsein für ein professionelles, systematisches Projektmanagement stetig vergrößert. Methodisches Wissen reicht alleine allerdings nicht aus. Auch "weiche Themen", wie Teamentwicklung, Kommunikation oder der Umgang mit Konflikten sind wichtig, um Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Hier hat sich ebenfalls einiges getan, auch wenn aus meiner persönlichen Sicht noch Entwicklungspotential besteht.

In diesem Beitrag möchte ich auf einen "weichen" Erfolgsfaktor eingehen, der große Bedeutung hat und dennoch meist nur wenig Aufmerksamkeit bekommt: Der innere Zustand der Projektbeteiligten – also ihre Emotionen, ihre Gedanken und ihre Überzeugungen. Ich bezeichne das als die innere Haltung, aus der heraus wir planen und handeln. Auf welche Weise diese den Projektalltag beeinflusst und was wir tun können, um unsere innere Haltung bewusster wahrzunehmen und positiv zu gestalten, zeigt dieser Beitrag.

Erfolgsfaktor mit Potential – die innere Haltung

Um erfolgreich mit Veränderungen umzugehen, müssen wir kreativ und aufgeschlossen gegenüber Neuem sein. Wir brauchen Mut, um neue Ideen und Vorschläge vorzustellen. Wir brauchen eine Menge Beharrlichkeit und eine gewisse Frustrationstoleranz, um mit Fehlern und Rückschlägen umgehen zu können – die bei der Umsetzung von Projekten einfach normal sind. Wir müssen mit anderen aufrichtig, wertschätzend und respektvoll umgehen, damit sie bereit sind, sich aus ganzem Herzen zu beteiligen.

Sie werden jetzt vielleicht sagen: Was ist an dieser Erkenntnis neu? Das ist doch selbstverständlich! Dennoch sieht der Projektalltag oft anders aus. Viele Projektleiter sind unzufrieden – z.B. weil Projektarbeit im Allgemeinen und ihre eigene Leistung im Speziellen zu wenig anerkannt werden. Oder weil sie von ihren eigentlichen Aufgaben abgehalten werden – z.B. durch Meetings, mehr oder weniger dringenden Anfragen oder ad hoc angeforderte Berichte aufgrund von Kontrollmechanismen – und nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen, ohne andere vor den Kopf zu stoßen. Oder weil sie nicht wissen, wie sie auf unrealistische Zielvorgaben reagieren sollen, ohne ihr Ansehen beim Auftraggeber zu verlieren, um nur einige Beispiele zu nennen.

Doch was kann man als einzelne Person tun, um diese Dinge zu ändern? Schließlich lassen die verkrusteten Strukturen und Hierarchien, das Silodenken in den Abteilungen, die Egoismen einzelner Führungskräfte eine offene und konstruktive Zusammenarbeit doch gar nicht zu! So oder ähnlich lauten zumindest die typischen Gegenargumente.

Ich bin der Meinung, wir müssen uns aus der Rolle befreien, in der wir uns als "Opfer" externer Rahmenbedingungen sehen, und Verantwortung für diejenigen Dinge übernehmen, die wir tatsächlich beeinflussen können. Und hier kommt an erster Stelle die besagte innere Haltung ins Spiel, die sich entscheidend auf den Umgang mit uns selbst und Anderen auswirkt.

Um Ihnen zu zeigen, was genau ich damit meine, möchte ich eine kleine Geschichte erzählen, einen kleinen Ausschnitt aus dem Projektalltag eines Projektleiters. Nennen wir ihn Peter Held.

Beispiel: Eine unangenehme Nachricht und ihre Folgen

Peter Held ist interner Organisations- und Systemberater sowie Leiter eines Projekts mit sechsstelligem Budget. Das Projekt ist für das Unternehmen sehr wichtig – entsprechend hoch sind der Erfolgsdruck und die Erwartung an Peter Held.

Wie jeden Morgen kommt Peter Held in sein Büro und checkt als erstes seine Mails. Er findet eine Nachricht des Projektcontrollers vor, dass dieser ihm leider die gewünschten Auswertungen und Statistiken wegen eines dringenden "Sonderauftrags" seines Chefs nicht zusammenstellen konnte. Peter Held benötigt diese Daten für die heutige Präsentation vor dem Lenkungsausschuss: Er muss weitere Kapazitäten für sein Projekt beantragen, da das ursprünglich vorgesehene Budget für die Konzepterstellung nicht ausreicht. Die unbearbeiteten Zahlen, die der Controller geschickt hat, kann er so für die Präsentation nicht verwenden. Peter Held ist wütend und frustriert, denn er hat keine Zeit, die Zahlen selbst aufzubereiten und auf PowerPoint-Folien zusammenstellen. Was soll er jetzt dem Lenkungsausschuss erzählen?

Das Gehirn schaltet in den "Stress-Modus"

Um den Zusammenhang zwischen innerem Zustand und äußerem Erfolg zu verstehen, müssen wir uns zunächst die Gefühle und Gedanken von Peter Held bewusst machen. Denn diese bestimmen ganz wesentlich den weiteren Handlungsverlauf.