Der Erfolg und die Akzeptanz eines Project Management Office (PMO) im Unternehmen hängen maßgeblich davon ab, ob ein PMO über strategische Werkzeuge verfügt, die dem PMO eine Richtung geben und den Stakeholdern Klarheit über Funktion und Ziele eines PMO vermitteln können.

Dieser Artikel zeigt, wie mit einer Vision, einer Mission, einem Leitbild, einem Elevator-Pitch und einem Claim das Erwartungsmanagement eines PMO unterstützt, die Wirksamkeit eines PMO erhöht und der Nutzen eines PMO sichtbar gemacht werden können. Er richtet sich an PMO-Leiter und -Mitarbeiter, an Unternehmensentwickler sowie an Führungskräfte und Berater, die ein PMO abseits typischer Vorurteile – "'Mädchen für Alles' im Projekt" oder "Der Projektbehinderer" – ins Leben rufen wollen.

Fällt in einem Unternehmen die Entscheidung, ein PMO einzuführen, geht diese meist auf den Wunsch des Managements zurück, einen besseren Überblick über die laufenden und geplanten Projekte zu erhalten, um diese im Sinne der Unternehmensstrategie steuern zu können. Immer häufiger fordern jedoch auch Projektmitarbeiter eine solche Funktion in der Programm- oder Projektorganisation ein. PMO gewinnen also in Organisationen zunehmend an Bedeutung und werden selbstverständlicher.

Wenn entschieden wurde, ein PMO aufzubauen, lassen sich immer wieder ähnliche Reaktionen in den betroffenen Organisationen beobachten. Nicht selten sehen einzelne Projektleiter und -mitarbeiter und andere Stakeholder, wie z.B. Mitarbeiter des Fachbereichs, ein PMO als organisatorischen "Wasserkopf" an. Sie erwarten, dass das PMO Anforderungen an sie stellt, die Mehrarbeit bedeuten. Diese sog. "Formalitäten" sind aus ihrer Sicht nicht "projektwertschöpfend". Diese Erwartungshaltung ist nicht verwunderlich, denn nicht selten liegt bei der Einführung eines PMO der Fokus zunächst auf der Frage, welche Vorlagen und welche PM-Prozesse vorgegeben werden müssen. Auch sehen manche Projektleiter ihre Rolle als "Kapitäne" ihres Projekts durch das PMO gefährdet und fürchten eine zu tiefe Einmischung in die fachliche Projektarbeit. Auf der anderen Seite gibt es auch Projektleiter, die davon ausgehen, dass der Löwenanteil der PM-Verantwortung und -aufgaben durch das PMO übernommen wird.

Aber auch auf Managementebene gibt es eine Vielfalt an Erwartungen und Anforderungen. Sehen die einen ein PMO als "Drehscheibe für Steuerungsinformationen" an, wünschen sich andere Führungskräfte "eine Projektpolizei", welche die Projekte überwacht, in sie hineinhorcht und Informationen abseits von Statusreports und Finanzzahlen bereitstellt. Von Interesse sind dabei z.B. PMO-Einschätzungen des fachlichen Fortschritts, des Verhaltens oder der Expertise einzelner Personen oder sogar die Weiterleitung ggf. vertraulicher Informationen aus dem Projekt.

Und natürlich gibt es auf allen Ebenen auch jene, die ein PMO als das ansehen, was es ist, nämlich als "eine projektübergreifende Unterstützungsfunktion zur Einführung und Optimierung von PM-Systemen sowie der operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten" (Definition nach DIN 69901-5) oder als ein Kompetenzzentrum zur Unterstützung der Projektverantwortlichen.

In diesem Spannungsfeld bewegen sich PMO-Verantwortliche immer wieder – und versuchen, als Antwort auf die divergierenden Anforderungen und Erwartungen nicht selten ein PMO-Serviceportfolio zu gestalten, das die Stakeholder-Befürchtungen minimieren und die Erwartungen (fast) aller erfüllen soll. Die Praxis zeigt, dass diese "Quadratur des Kreises" nicht gelingt.

Vielmehr bedarf es eines klar und offen formulierten Auftrags für das PMO von der Führungsebene, einer eindeutigen strategischen Positionierung des PMO innerhalb des Unternehmens oder Bereichs, eines definierten Wertversprechens und einer klaren Kommunikation zum Umfang der geplanten Koordinations-, Beratungs-, Unterstützungs- und Governance-Aufgaben.

Eine PMO-Vision, eine PMO-Mission, ein PMO-Leitbild, ein PMO-Elevator-Pitch, ein PMO-Claim und die strategische PMO-Umsetzungsplanung greifen genau diese Punkte auf und bieten PMO-Verantwortlichen wertvolle Werkzeuge für ein aktives PMO-Erwartungsmanagement und ein lebendiges PMO-Marketing.

Strategische Werkzeuge bei einer PMO-Einführung

Bevor im Rahmen einer PMO-Einführung (oder Weiterentwicklung) im Detail über operative Themen, wie z.B. Vorlagen, Tools, Prozesse und Termine, gesprochen wird, sollten immer vier strategische Inhalte mit allen wesentlichen PMO-Stakeholdern diskutiert und einvernehmlich verabschiedet werden: die PMO-Vision, die PMO-Mission, das PMO-Leitbild und die PMO-Umsetzungsplanung.