Führt ein Unternehmen eine Projektmanagement-Software (PM-SW) ein, wirkt sich das langfristig auf seine Leistungsfähigkeit im operativen und strategischen Projektmanagement aus. Auswahl, Beschaffung und Einführung der Software sind oft mit großen organisatorischen und finanziellen Aufwendungen verbunden. Bei der Auswahl ist es deshalb wichtig, die Anforderungen des Unternehmens und der unmittelbaren Anwender mit den Leistungsmerkmalen der angebotenen Produkte abzugleichen.
Als Unterstützung für diesen Auswahlprozess haben Forscher der European Business School 2007 erneut den Markt für PM-SW untersucht und 24 führende Systeme anhand von über 100 Kriterien bewertet. (Die untersuchten Produkte sind im Anhang aufgelistet.) Der Bewertungskatalog und die Gewichtung der Kriterien entsprechen den heute typischen Einsatzfeldern von PM-SW. Bei der Bewertung waren insbesondere drei Fragen von Bedeutung:
Die Ergebnisse sind in der 5. Auflage der Studie "Project Management Software Systems - Requirements, Selection Process and Products" veröffentlicht (Ahlemann 2007).
Ausgehend von den Ergebnissen der Studie werden nachfolgend die Entwicklungen auf dem Markt für PM-SW sowie die funktionalen und technologischen Veränderungen bei den Produkten beschrieben. Abschließend werden Empfehlungen für die Auswahl einer geeigneten PM-SW gegeben.
PM-SW-Lösungen beschränkten sich bis etwa zum Jahr 2000 vorwiegend auf Termin- und Ressourcenplanung. Seitdem haben die Hersteller die Produkte nach und nach um weitere Funktionalitäten wie Portfolio- und Prozessmanagement ergänzt. Mittlerweile gehören diese Funktionen zum Standard. Seit etwa 2006/2007 konzentrieren sich die Hersteller zunehmend darauf, die vorhandenen Funktionalitäten zu verbessern, anstatt diese wesentlich zu erweitern.
Insbesondere trugen die neuen Funktionen des Projektportfoliomanagements dazu bei, dass PM-SW verstärkt als wesentlicher Teil des Applikationsportfolios eines Unternehmens wahrgenommen wurde. Das Portfoliomanagement erlaubt es Unternehmen, für eine Vielzahl von Projekten die Budgetierung, Priorisierung und das Performance Measurement einheitlich vorzunehmen. Dadurch wurde PM-SW nicht nur für Projektmanager, sondern auch für -Projektteams, Lenkungsausschüsse, Projektbüros, Kunden, Lieferanten und vor allem für das Topmanagement interessant - möglicherweise ein Grund dafür, dass der Absatz von Lizenzen für PM-SW in den letzten Jahren anstieg und der Markt jährlich mit 7% bis 10% gewachsen ist. Das Geschäft mit PM-SW gewann so insbesondere bei den großen Software-Anbietern an Bedeutung. Diese drängen nun vermehrt auf den Markt oder bauen ihre Präsenz aus.
Bei den großen Software-Herstellern (z.B. SAP, Microsoft oder HP) ist die PM-SW ein Baustein im Produktportfolio. Um sich von den Wettbewerbern abzuheben, haben zunächst einzelne Anbieter die PM-SW über Schnittstellen mit weiteren Produkten ihres Portfolios verknüpft. Andere große Hersteller griffen diese Idee auf, um den Kundenerwartungen zu entsprechen, langfristig am Markt bestehen zu können und um von "Cross Selling"-Effekten zu profitieren.
Diese enge Verknüpfung erlaubt es dem Benutzer einer PM-SW, projektrelevante Daten ohne Umwege aus anderen SW-Anwendungen aufzurufen und für Projektaufgaben zu verwenden. Umgekehrt kann er direkt in der PM-SW Daten aus anderen Anwendungen bearbeiten und aktualisieren. So ist z.B. HPs Projektmanagementlösung (Project and Portfolio Management Center) über direkte Schnittstellen mit der Anwendung zur Qualitätssicherung (Quality Center) und mit der IT Service Management Anwendung (Service Management Center) verbunden. Änderungsanforderungen für Software-Anwendungen laufen im Service Management Center auf. Wenn diese Änderungsanforderungen zum Start eines Projekts führen, kann das Project and Portfolio Management Center die Daten der Änderungsanforderung direkt importieren. Dort stehen die Daten u.a. den Entwicklern und - über die Schnittstelle zum Quality Center - der Qualitätssicherung zur Verfügung, so dass die Testszenarien vorbereitet werden können. Durch diese Entwicklung war es möglich, den Aufwand für den Datenim- und export zwischen den Programmen eines Herstellers sowie Inkonsistenzen in der Datenhaltung zu verringern. Anwender müssen Daten nicht mehr - wie es bisher oft üblich war - mehrfach von Hand eingeben.
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