Dieser zweiteilige Beitrag stellt mit der "Governance & Relationship Alignment"-Methode einen Beziehungsmanagement-Ansatz vor, der einen erfolgreichen Verlauf von Geschäftsbeziehungen unterstützt. Die Methode besteht aus einem 5-Phasen-Modell, das sich unterteilt in die Phasen Vorbereitung, Analyse, Konzeption, Durchführung und Erfolgsbegleitung.

Im ersten Teil wurden die Vorbereitungs- und Analysephase detailliert beschrieben, insbesondere die Elemente Tiefeninterviews und Pulse Survey. Diese helfen den Relationship-Beratern, ein umfassendes Bild der gegenwärtigen Beziehung zwischen den Geschäftspartnern zu erhalten.

Der vorliegende zweite Teil legt den Fokus nun auf das zentrale Element in der Durchführungsphase, den zweitägigen Relationship-Alignment-Workshop. Durch die Zusammenführung der Schlüsselpersonen beider Parteien decken die Beteiligten in diesem Workshop gezielt Unstimmigkeiten zwischen den Kooperationspartnern auf und finden durch die gemeinsame Erstellung eines Maßnahmenplans Wege zur Lösung. Im Folgenden werden der Ablauf der beiden Workshop-Tage genauer beschrieben und die Übungen erklärt.

Vorbereitung und Ablauf

Der Workshop sollte in einem Seminarhotel am besten im Grünen stattfinden, da Ruhe und eine gelöste Atmosphäre gewährleistet sein müssen. Schlüsselpersonen beider Parteien, meistens Projekt-, Gruppen- oder Teamleiter, werden zur Teilnahme an diesem Workshop von den Sponsoren nominiert.

Bei 14 bis 20 Workshop-Teilnehmern ist für die Durchführung der Gruppenübungen ein großer Raum mit einer Mindestfläche von 150 Quadratmetern empfehlenswert. Der Raum sollte ausgestattet sein mit sechs Metaplanwänden und zwei Flipcharts. Zusätzlich werden drei weitere kleine Gruppenräume mit 25 bis 40 Quadratmetern und jeweils einer Metaplanwand sowie einem Flipchart benötigt.

Bild 1 zeigt eine schematische Darstellung des Ablaufs.

Bild 1: Ablauf des zweitägigen Workshops.
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Der erste Tag

Nach einem Kennenlernen der Workshop-Teilnehmer bei Kaffee und Tee, beginnt der erste Tag mit einer Begrüßung und Eröffnung durch die Moderatoren. Dabei wird das Ziel des Workshops betont: Teilnehmer und Moderatoren sind zusammen gekommen, um durch gezielte Methoden und Übungen eine Verbesserung der Zusammenarbeit in der aktuellen Geschäftsbeziehung zu erreichen.

Grundregeln für Kommunikation definieren

Die Relationship-Berater (Moderatoren) als neutrale Personen achten darauf, dass alle Diskussionen respektvoll geführt werden. Dennoch soll kein "Kuschelworkshop" stattfinden; unangenehme Themen müssen diskutiert und eine Lösung für die identifizierten Problempunkte gefunden werden. Dabei ist es wichtig, dass gemeinsam Grundregeln der Kommunikation für die kommenden zwei Tage festgelegt werden. Beispiele für solche Grundregeln sind:

• vertrauliche Informationen verlassen nicht den Raum
• Meinungen werden klar und offen formuliert
• ein respektvoller Umgang wird gelebt
• die Nutzung von Mobiltelefonen wird auf ein Minimum reduziert

Ideen für diese Grundregeln sollten vor allem aus dem Teilnehmerkreis kommen, da sich so gewährleisten lässt, dass sich die Personen mit den Grundregeln identifizieren und diese einhalten.