Als Projektleiter wissen Sie, wie wichtig gute und zielführende Kommunikation für den Projekterfolg ist. Dennoch kennen auch Sie sicher Gesprächs-Situationen, in denen sich die Verständigung schwierig gestaltet. Häufig liegt das daran, dass Sie und Ihr Gesprächspartner nicht "dieselbe Sprache sprechen". Im Folgenden möchte ich Ihnen Hinweise an die Hand geben, damit Sie eine gemeinsame Sprache mit Teamitgliedern, Auftraggebern, Lieferanten und anderen Stakeholdern finden.

Dazu stelle ich Ihnen die vier meiner Erfahrung nach wichtigsten Kategorien zur Einordnung von Stakeholdern vor und zeige Ihnen, woran Sie erkennen, zu welchem Typ jemand gehört und wie Sie mit diesem umgehen sollten, damit sie oder er Ihnen gewogen ist und Ihr Projekt bestmöglich unterstützt.

Matching oder Mismatching

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sprechen ein Mitglied des Lenkungsausschuss auf anstehende Entscheidungen im Projekt an und wollen ihm darlegen, wie Sie sich seine Rolle dabei vorstellen. Gleich fällt er Ihnen ins Wort und macht Sie darauf aufmerksam, was ihm in der Vergangenheit bei ähnlichen Aufgaben missfallen hat.

Seine Sätze zeichnen sich vor allem durch das kleine Wörtchen "aber" aus. Beispiel: "Die Dokumentation des letzten Projekts war ja sehr ausführlich, aber wenn auf jeder Seite in der Fußzeile die Legende der Abkürzungen erschienen wäre, hätte man sich beim Lesen leichter getan." Falls Sie darauf mit Gegenargumenten antworten, geraten Sie schnell in eine unerfreuliche Diskussion.

Die Sympathie-Rhetorik unterscheidet hier zwischen einem echten Angriff und einer Person, die stark auf Unterschiede (Mismatching) achtet. Letztere besitzt einen ausgeprägten Blick für Fehler und Verbesserungspotential und strebt immer das beste Ergebnis an. Bei manchen Berufen ist dieser Blick für Abweichungen extrem wichtig, wie zum Beispiel als Controller und Buchhalter.

Andererseits gibt es Personen, die eher auf Gemeinsamkeiten (Matching) achten. Diese Menschen wirken sehr verbindend, denn sie finden in jeder Aussage Ihres Gegenübers wenigstens einen Aspekt, den sie als Gemeinsamkeit herausstellen können. Diese Fähigkeit ist sehr wichtig für Kundengewinnung und Kundenbetreuung.

Den Typus erkennen

Um schnell herauszufinden, zu welchem Typ Ihr Gesprächspartner gehört, stellen Sie ihm Fragen, z.B.: "Was wäre Ihnen bei der Dokumentation des nächsten Projektablaufs besonders wichtig?" Ein Matching-Typ würde antworten: "Dass der Ablaufplan mindestens genauso detailliert aufgezeichnet wird wie beim letzten Mal." Damit weist er auf die gute gemeinsame Basis hin und gibt gleichzeitig einen Hinweis zur Verbesserung. Bei einer Mismatching-Antwort würden Unterschiede bzw. fehlendes im Vordergrund stehen, z.B.: "Dass nicht wieder so wenig aufgezeichnet wird wie beim letzten Mal."

Doch wie gehen Sie nun mit einem Mismatching-Gesprächspartner um, wenn Sie selbst eher auf Gemeinsamkeiten achten? Danken Sie ihm zunächst für seine Aufmerksamkeit und verzichten Sie auf Gegenargumente. Stellen Sie lieber konkrete Fragen. Ganz besonders gut kommen bei einem solchen Gesprächspartner sogenannte "Alternativ-Fragen" an. Lassen Sie ihn so oft wie möglich zwischen zwei Varianten wählen und seien Sie nicht überrascht, wenn er auch eine eigene, dritte Variante ins Spiel bringt.

Referenz oder Intuition

Angenommen Sie möchten, dass Ihr Teilprojektleiter eine neue Vorgehensweise erprobt, da die Alternative erfahrungsgemäß nicht sehr effektiv ist. Auch hier treffen Sie wieder auf zwei verschiedene Typen: Zum einen Menschen, die den Erfolg ihrer Handlung sehr von der Reaktion anderer abhängig machen und zum anderen solche, die bei einer Entscheidung auf ihr Gefühl vertrauen.

Durch eine einfache Frage können Sie erkennen, zu welchem Typus ihr Gesprächspartner gehört, z.B.: "Woher wussten Sie, dass bei Ihrem Projekt im vergangenen Jahr ein hybrider Ansatz das richtige Vorgehen war?" Wenn Ihr Gegenüber jetzt antwortet: "Meine Kollegen haben mich gleich zu dieser Entscheidung beglückwünscht." oder "Mein Chef hat dies in der Abteilungssitzung explizit erwähnt.", dann haben Sie es mit einer Person zu tun, die sehr viel Wert auf Bestätigung von außen legt.