Im ersten Teil dieses Beitrags wurden Möglichkeiten vorgestellt, ungewollten rechtlichen Bindungen im Vorfeld von Vertragsverhandlungen vorzubeugen. So können die potenziellen Projektpartner z.B. einen Letter of Intent (LoI) oder ein Memorandum of Understanding (MoU) aufsetzen. Im vorliegenden zweiten Teil werden konkrete Formulierungsbeispiele vorgestellt, die in diese Schriftstücke aufgenommen werden können, um die Unverbindlichkeit der Geschäftskontakte bis zum tatsächlichen Vertragsabschluss zu gewährleisten. Die Formulierungsbeispiele beziehen sich im Wesentlichen auf den LoI, lassen sich jedoch auf das MoU übertragen (siehe Teil 1).

Die Formulierungshilfen decken allerdings nur grundsätzliche Sachverhalte ab. Bei speziellen und sehr komplexen Sachverhalten sowie im Zweifelsfall ist es ratsam, sich von der Rechtsabteilung des Unternehmens oder von einem externen Rechtsanwalt beraten zu lassen.

Inhalt eines Letter of Intent (LoI)

• Namen und Adressen der beteiligten Unternehmen
  "Letter of Intent zwischen der Fa. DoubleX GmbH, Adresse - nachfolgend 'DoubleX GmbH' genannt - und der Fa. Assembly Soft, Adresse - nachfolgende 'Assembly Soft' genannt."
• Vorbemerkungen
  "Die DoubleX GmbH möchte eine neue Produktionsanlage einsetzen und beabsichtigt, die dafür benötigte Software von Assembly Soft entwickeln zu lassen. Die Beteiligten halten im Folgenden den Stand ihrer bisherigen Verhandlungen und vorläufigen Vereinbarungen fest. Sie begründen damit noch keine Verpflichtung zum Abschluss eines Software-Entwicklungsvertrags. Vielmehr haben die Beteiligten bis zur Unterzeichnung des entsprechenden Vertrags das Recht, die Verhandlungen jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu beenden."
• Hinweis zum Gegenstand des zukünftigen Vertrags
  "Gegenstand der vorgesehenen vertraglichen Vereinbarung ist die Herstellung und Installation der Software 'Super'. Ein Test soll ab dem ... (Datum einfügen) erfolgen."
  Anmerkung: Ggf. können weitere Ausführungen ergänzt werden.
• Zeitplan
  "Die Beteiligten stimmen darin überein, dass sie im Sinne des Inhalts dieses LoI schnellstmöglich Gespräche zur Ausarbeitung eines Software-Entwicklungsvertrags aufnehmen werden und einen zügigen Vertragsabschluss anstreben."
  Anmerkung: Auch wenn die Beteiligten eine Zusammenarbeit konkret anstreben, können sich die Verhandlungsgespräche über längere Zeit hinziehen. Grund dafür kann z.B. eine komplexe Regelungsmaterie sein. Bei langwierigen Verhandlungen möchten die Beteiligten manchmal ihren Willen zu einem Vertragsabschluss dokumentieren, den Verhandlungsstand zusammenzufassen und schriftlich festhalten sowie die weitere Vorgehensweise abstimmen. Häufig wird aus diesem Grund der zeitliche Ablauf der Vertragsverhandlungen schriftlich niedergelegt.
• Inkrafttreten und Laufzeit
  "Dieser Letter of Intent tritt mit der Unterzeichnung durch die Beteiligten in Kraft und endet automatisch mit Abschluss eines Hauptvertrags zwischen den Parteien, spätestens jedoch am ... (Datum einfügen), es sei denn, die Parteien haben einvernehmlich eine Verlängerung der Laufzeit dieses Letter of Intent schriftlich vereinbart."
• Freizeichnung von Verbindlichkeit (Unverbindlichkeitsklausel)
  "Mit diesem Dokument halten die Beteiligten lediglich den Stand ihrer bisherigen Verhandlungen und ihre vorläufigen Vereinbarungen fest. Sie begründen damit noch keine Verpflichtung zum Abschluss eines Software-Entwicklungsvertrags. Vielmehr haben die Beteiligten bis zur Unterzeichnung des entsprechenden Vertrags das Recht, jederzeit ohne Angabe von Gründen von den weiteren Verhandlungen Abstand zu nehmen. Der später abzuschließende Vertrag (Hauptvertrag) soll folgenden wesentlichen Inhalt haben: ..."
• Schlussbestimmungen
  "Änderungen oder Ergänzungen dieses Letter of Intent sowie dieser Klausel bedürfen der Schriftform und sind von den Beteiligten zu unterzeichnen.
  Auf diesen Letter of Intent findet deutsches Recht Anwendung. Gerichtsstand ist ... (Name der Stadt einfügen)."
  Darunter folgt die Unterschrift der Geschäftsführer mit Angabe der Firmennamen sowie Ort und Datum der Unterschrift.

Optional: Verbindliche Regelungen in einem LoI

Sowohl der LoI als auch das MoU soll die Unverbindlichkeit der Geschäftskontakte gewährleisten. Sofern die potenziellen Projektpartner dies wünschen, können beide Schriftstücke aber zusätzlich auch verbindliche Vereinbarungen enthalten. Als verbindlich können z.B. folgende Regelungen in den LoI aufgenommen werden:

Verbot, mit anderen Parteien parallel zu verhandeln

"Die Beteiligten verpflichten sich, während der Vertragsverhandlungen keine Parallelverhandlungen desselben Inhalts mit Dritten zu führen."

Preisgabe oder Nutzung bestimmten Know-hows nach Abbruch der Verhandlungen

"Kommt der beabsichtigte Hauptvertrag nicht zustande, ist es der Assembly Soft verboten, das im Laufe des Kontakts mit der DoubleX GmbH erworbene Know-how an Dritte weiterzugeben oder in sonstiger Weise zu nutzen. Assembly Soft stellt sicher, dass die Verbreitung der gewonnenen Informationen an Dritte oder die missbräuchliche Verwendung verhindert wird.
Die Assembly Soft verpflichtet sich, erhaltene Unterlagen nach Abbruch der Vertragsverhandlungen der DoubleX GmbH unverzüglich zurückgeben. Eventuell erstellte Dateien und sämtliche Kopien werden von sämtlichen Datenträgern gelöscht bzw. vernichtet."

Abwerbeverbote während des Kontakts und ggf. danach

"Während der Dauer des Kontakts, des Hauptvertrags und während eines Zeitraums von zwei Jahren danach werden die Beteiligten keinen Mitarbeiter des jeweils anderen Beteiligten mittelbar oder unmittelbar aktiv abwerben oder dies versuchen."