Stellen Sie sich vor, Sie sind Programm Manager und haben die Verantwortung für mehrere Projekte. Ihre Aufgabe ist es, die Projekte zu überwachen und gegenüber dem Lenkungsausschuss zu berichten. Dazu müssen Sie regelmäßig den Status der einzelnen Projekte vom jeweiligen Projektleiter erfragen. Doch dieser stellt sein Projekt möglicherweise besser dar, als es der Wirklichkeit entspricht. Was können Sie tun, um dennoch den tatsächlichen Status des Projekts herauszufinden?
Zunächst ist es notwendig, dass Sie die Statusabfrage in mehrere Bereiche aufgliedern und detaillieren, um sich einen umfassenden Gesamteindruck von der Lage des Projekts zu verschaffen. Am besten eignet sich dazu ein Formular (Projektstatusbericht). Als Programm Manager werden Sie sicher ein gutes Gefühl dafür haben, wen Sie das Formular selbst ausfüllen lassen und bei wem Sie den Projektstatus im persönlichen Gespräch erfragen.
Für das Gespräch mit Ihrem Projektleiter ist folgende Vorgehensweise empfehlenswert:
Zu Beginn fragen Sie nach dem Gesamtstatus des Projekts:
Als zweiten Schritt sollten Sie die genauen Details je Meilenstein erfragen:
| Meilenstein | Beschreibung | Plan | Aktueller Outlook | Status |
|---|---|---|---|---|
| Kick-off-Meeting | Aufsetzen des Kick-off | 14.04.04 | 18.04.04 | geringe Abweichung |
Bei Abweichungen im Gesamtstatus oder bei den einzelnen Meilensteinen, ist es notwendig, dass Sie nach den geplanten Maßnahmen fragen, die diesem Schiefstand entgegenwirken sollen:
| Maßnahmen | zu erledigen bis | Status |
|---|---|---|
| Verschiebung des Kick-off kommunizieren | asap | noch offen |
Des Weiteren müssen Sie in Erfahrung bringen, nach welchen Kriterien die Maßnahmen gemessen werden.
| Maßnahmen | Messkriterien |
|---|---|
| Einladungen mit neuem Termin verschicken | Einladungen sind angenommen |
Um das Bild vom Stand des Projekts und den Rahmenbedingungen zu vervollständigen, müssen Sie als nächstes die Problemfelder und potentiellen Risiken bewerten.
| Derzeitige Problemfelder | Auswirkung | Maßnahmen | Verantwortlich | zu erledigen bis |
|---|---|---|---|---|
| Projektraum fehlt | Team arbeitet verstreut | Raum beantragt | PL | asap |
| Risiken | Auswirkung | Wahrschein-lichkeit | Maßnahmen | Verantwortlich | zu erledigen bis |
|---|---|---|---|---|---|
| Teammitglieder werden nicht für das Projekt freigestellt | Projektende ist gefährdet | 35 % | Agreements von Fachabteilungen einholen | PL | asap |
Nachdem Sie nun Gesamtstatus, Status je Meilenstein, geplante Maßnahmen sowie Problemfelder und Risiken des Projekts abgefragt haben, beleuchten Sie den Bereich des Änderungsmanagements. Sie wollen erfahren, welche Änderungen zwischen Auftraggeber und Projektleiter vereinbart wurden.
| Beschreibung | Auswirkung | Maßnahmen |
|---|---|---|
| Teilziel B bis 12/04 anstatt 02/05 | mehr Ressourcen notwendig | sofort 2 zusätzliche Programmierer anfordern |
Der letzte Bereich, den Sie genauer betrachten sollten, beschäftigt sich mit den Qualitätsüberprüfungen, die im Projekt durchgeführt wurden.
| Beschreibung | Ergebnis |
|---|---|
| Function Tests für Modul A | 98 % der Fehler behoben |
