Immer mehr Projektteams arbeitend vorwiegend virtuell miteinander: Die Teammitglieder sind in der ganzen Welt verteilt, stammen aus unterschiedlichen Kulturen und haben sich vor Projektbeginn noch nie getroffen. Kommuniziert wird vorwiegend per Mail, ein Kick-off-Meeting findet per Webmeeting statt, ebenso wie die regelmäßigen Projektbesprechungen.

Der Aufbau von Vertrauen und Teamgeist ist in einem solchen virtuellen Team schwierig. Denn im Unterschied zu lokalen Teams gibt es keine "gemeinsam genutzte Kaffeemaschine", die den informellen Austausch fördert. Die Teammitglieder bekommen daher wenig Privates voneinander mit und pflegen kaum informelle Kontakte. Das kann schnell zu einem Problem werden, denn für viele Kulturen ist die Beziehungsebene enorm wichtig, oft sogar noch wichtiger als die Sachebene. Für ein effizientes Miteinander in der Projektarbeit ist es also wesentlich, dass auch der Kontakt auf der Beziehungsebene stimmt. Dieser Tipp zeigt, welchen Beitrag Instant Messaging (IM) dazu leisten kann und auf was Sie bei der Verwendung dieses Kommunikationsmediums achten sollten.

Instant Messaging

Instant Messaging bezeichnet die synchrone Kommunikation von zwei oder mehr Kommunikationspartnern mit Hilfe von Textnachrichten, die über den Computer versendet und empfangen werden (auch "chatten" genannt). Die Computer sind dabei über ein Netzwerk oder einen Server miteinander verbunden. Mit vielen IM-Systemen ist es möglich, auch Dateien zu verschicken, miteinander zu sprechen, sich per Webcam zu sehen und den Bildschirm miteinander zu teilen.

Ein Beispiel für ein IM-Tool für den Unternehmenseinsatz ist Microsoft Lync. Kostenlose Tools sind z. B. Skype, AOL Instant-Messenger, Yahoo! Messenger und Windows LiveMessenger.

Wenn Sie Ihrem Team IM zur Verfügung stellen möchten und eine unternehmensweite Einführung bisher nicht geplant ist, sollten Sie mit Ihrer IT sprechen und Alternativen, wie z.B. die Nutzung von Skype innerhalb Ihres Projektteams erörtern.

Beispiel

Das Kick-off-Meeting des neuen Projekts, an dem Mitglieder von USA bis Osteuropa arbeiten, hat per Webkonferenz stattgefunden. Alle 14 Tage findet ein Webmeeting mit allen Teilnehmern statt, das der Projektleiter moderiert. Die Arbeitssprache ist Englisch.

Klaus, ein deutsches Teammitglied, soll im Rahmen des Projekts mit Emilia, einer Italienerin, zusammenarbeiten. In den bisherigen Webkonferenzen hat diese meist geschwiegen und als Klaus sie nach einigen Wochen anruft, um etwas Wichtiges mit ihr zu besprechen, reagiert sie überrascht. Da sie nicht flüssig Englisch spricht, verläuft das Gespräch schleppend. Klaus beschließt daraufhin, nur noch per E-Mail mit Emilia zu kommunizieren. Doch auch das gestaltet sich schwierig. Er muss oft tagelang auf eine Antwort warten, die dann noch unklar formuliert ist. So kommt es schnell zu endlos langen E-Mail-Ketten. Klaus empfindet generell die Zusammenarbeit im Projektteam als unbefriedigend und ineffizient. Seine Projektkollegen sind ihm ziemlich fremd und er hat das Gefühl, zu keinem echten Team zu gehören.

Als kurze Zeit später unternehmensweit IM eingeführt wird, verbessert sich die Situation schrittweise. Klaus chattet nach einiger Zeit regelmäßig mit Emilia und tauscht kleine private Informationen mit ihr aus. Die über Chat angekündigten Telefonate gestalten sich nun weniger holprig. Auch mit den anderen Teammitgliedern kommuniziert er häufiger. Selbst in den regelmäßigen Projektmeetings ist die Veränderung spürbar, denn die Stimmung ist angenehmer und lockerer als zuvor.

Vertrauensbildung durch Instant Messaging

Instant Messaging bietet Funktionen, die gerade in verteilten, internationalen Teams die Vertrauensbildung fördern können:

• Hemmschwellen abbauen
  Im Instant Messaging System sehen alle Projektmitarbeiter, wer von ihren Teamkollegen gerade online ist. Das baut eine erste Hemmschwelle ab, den anderen direkt zu kontaktieren – und wenn es nur für einen kurzen Plausch ist. Mitarbeiter, die weit entfernt voneinander arbeiten, fühlen sich so in der Regel weniger stark isoliert.
• Informeller und schneller Informationsaustausch
  IM fördert den informellen Austausch, da die Nachrichten in der Regel weder langfristig gespeichert werden noch direkt weitergeleitet werden können. Da es sich meist um "Zweiergespräche" handelt, tauscht man sich eher auch mal über private Dinge aus oder stellt Fragen, die man in der Gruppe nicht zu stellen wagen würde.
• Unterstützt Kommunikation bei Sprachbarrieren
  Bei Sprachbarrieren fühlen sich Projektmitglieder oft wohler, schriftlich zu kommunizieren. Sie haben so genügend Zeit, Ihre Antwort zu formulieren und einzutippen. IM ist ein dafür geeignetes schnelles und synchrones Kommunikationsmedium, ähnlich wie das Telefon für die Sprache. Dadurch ist IM oft auch der Einstieg in ein persönliches Telefonat – zumal man über viele IM Systeme auch (mit oder ohne Webcam) telefonieren kann.
• Mit Emoticons die Stimmung positiv beeinflussen
  Da IM den informellen Austausch fördert, lädt es geradezu dazu ein, Emoticons zu verwenden, z.B.ein augenzwinkerndes Smiley bei einem Scherz oder ein lachendes, um eine positive Grundstimmung auszudrücken. Es mag zwar banal klingen, aber Emoticons dienen der Vertrauensbildung. In vielen IM Systemen werden die Smileys in bunten Bildchen bereits vorgeliefert. Man muss sie nur kurz anklicken.

Was ist wichtig beim Instant Messaging?