E-Mail auf Englisch schreiben | Einstieg, Anrede und Schluss

Wer eine geschäftliche E-Mail auf Englisch schreiben muss, dem stellt sich schnell die Frage: Welche Formulierungen und Floskeln sind im englischen Geschäftsverkehr üblich und angemessen? Marko Zotschew zeigt Ihnen in diesem Beitrag, wie man einen guten Betreff schreibt, was Sie bei der Anrede und der Verabschiedung beachten sollten und welche Wendungen in englischen Geschäftsbriefen gängig sind.

E-Mail auf Englisch schreiben | Einstieg, Anrede und Schluss

Wer eine geschäftliche E-Mail auf Englisch schreiben muss, dem stellt sich schnell die Frage: Welche Formulierungen und Floskeln sind im englischen Geschäftsverkehr üblich und angemessen? Marko Zotschew zeigt Ihnen in diesem Beitrag, wie man einen guten Betreff schreibt, was Sie bei der Anrede und der Verabschiedung beachten sollten und welche Wendungen in englischen Geschäftsbriefen gängig sind.

E-Mails auf Englisch zu schreiben, ist z.B. in vielen internationalen Projekten unverzichtbar. Doch wenn Englisch nicht die Muttersprache des Verfassers ist, stellt sich häufig die Frage: Wann verwendet man welche Floskeln und Formulierungen in einer englischen E-Mail? Dieser Tipp zeigt Ihnen, wie man einen guten Betreff schreibt, was Sie bei der Anrede und der Verabschiedung beachten sollten und welche Wendungen in englischen Geschäftsbriefen gängig sind.

Einstieg in die Englische E-Mail: der richtige Betreff

Die Buchautorin und Bloggerin Kate Sherwood befasst sich in ihrer Buchreihe "Overcome Email Overload" mit dem guten Schreiben von E-Mails. Für das Verfassen einer prägnanten Betreffzeile hat sie einen einfachen Trick parat: Stellen Sie sich vor, Sie stehen dem Empfänger Ihrer E-Mail gegenüber und sagen im ersten Satz, worüber Sie mit ihm sprechen möchten, z.B.: "I'd like to talk to you about the progress of the current project phase." ("Ich möchte mit Ihnen über den Fortschritt der aktuellen Projektphase reden.")

Lassen Sie den Einstieg ("I'd like to talk to you about ...") und den Artikel ("the") weg und Sie haben Ihre Betreffzeile: "Progress of the current project phase."

Anrede

Die Wahl der richtigen Anrede in einer englischen E-Mail ist davon abhängig, wie gut Sie Ihren Gesprächspartner kennen:

Tabelle 1: Möglichkeiten für eine Anrede in englischen E-Mails.
Ansprechpartner nicht bekannt (Firma) Dear Sir or Madam To whom it may concern (nur bei Behörden) Sehr geehrte Damen und Herren
Ansprechpartner bekannt Dear Ms. / Mr. Smith Ms. / Mr. Smith Sehr geehrte(r) Frau / Herr Schmidt
Engerer Kontakt zum Geschäftspartner Hi Sarah, Hi David Liebe Sarah, Lieber David
Mehrere Empfänger (bei engerem Kontakt) Hi all / Hi everyone Hallo an alle / Hallo Ihr Lieben

Besonders bei der Korrespondenz mit einem US-amerikanischen Geschäftspartner kann es schnell passieren, dass Sie mit dem Vornamen angeredet werden. Ein Beispiel: Sie schreiben einen unbekannten Gesprächspartner formell korrekt an ("Dear Mr. Smith"); in der Antwort werden Sie mit dem Vornamen angeredet ("Hi Robert"). Schreiben Sie nun Mr. Smith in der nächsten Mail ohne Bedenken auch mit seinem Vornamen an.

Übrigens: Schreiben Sie Frauen in englischen E-Mails immer mit Ms. und nicht mit Mrs. an. Mrs. bezeichnet immer eine verheiratete Frau, während Ms. sowohl für ledige als auch für verheiratete Frauen gilt und als höflicher empfunden wird.

Einstieg

Nachfolgend einige Beispiele für typische Einstiegsfloskeln in englischen E-Mails:

Tabelle 2: Beispiele für eine typische Einstiegsfloskel.
I am writing to request… Ich würde gerne von Ihnen…
I'd like to request information about... Ich möchte Sie um Auskunft bitten über...
I am writing to enquire (US: inquire) about... Ich schreibe Ihnen, um zu fragen...
I would like to thank you for... Ich möchte mich bei Ihnen dafür bedanken, dass...
As discussed over the phone, I have pleasure in sending you the attached document. Wie telefonisch besprochen, möchte ich Ihnen hiermit das Dokument senden.
I am pleased to confirm that… Ich freue mich Ihnen mitteilen zu können, dass…
I regret to inform you that… Ich bedauere Ihnen mitteilen zu müssen, dass…

Konkrete Beispiele für typische Situationen

Hier ein paar Beispiele für typische Situationen, die man in einer englischen E-Mail behandeln möchte:

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