Das Project Management Office (PMO) der Media-Saturn IT-Services GmbH (MSITS) steht den Mitarbeitern und der Geschäftsführung des Unternehmens als vielseitiger interner Dienstleister zur Seite. Es ist beständig dabei, sein Angebot auf die Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholder hin zu optimieren sowie an sich verändernde Anforderungen im Unternehmen anzupassen.

In diesem Artikel erfahren Sie am Beispiel des PMO der MSITS,

• welches Leistungsspektrum ein PMO zur Steuerung komplexer Projekte Projektleitern bieten kann,
• welche Wandlungsfähigkeit es an den Tag legen muss, um auf geänderte Geschäftsstrategien und daraus resultierende Projekte reagieren zu können
• welche konkreten Maßnahmen ein PMO als zentrale Instanz im Unternehmen ergreifen kann, um das Projektmanagement über die meisten IT-Projekte im Unternehmen zu optimieren

Er vermittelt aber auch Lösungsansätze, wie es einem PMO gelingt, den Mitarbeitern des Unternehmens seinen Nutzen zu vermitteln und für notwendige Veränderungen sukzessive Akzeptanz zu verschaffen.

Organisatorische Einordnung des PMO bei MSITS

Das Project Management Office (PMO) der Media-Saturn IT-Services GmbH (MSITS) besteht seit 2006. Zur Zeit sind 13 Mitarbeiter für einen Großteil der Entwicklungsprojekte zuständig. Ursprünglich war die Einheit unter der Abteilung "Portfoliomanagement" eingegliedert und unterschied sich auch in Teilen vom heutigen PMO. Das damalige PMO hatte im ersten Schritt die Aufgabe, ein einzelnes Großprojekt zu betreuen. Für dieses stellte es Templates für die Abnahme zur Verfügung, initiierte die Entwicklung eines Tools zur Verfolgung von Arbeitspaketen und sorgte für ein einheitliches Reporting.

Das aktuelle PMO der Media-Saturn IT-Services GmbH (MSITS) ist organisatorisch unmittelbar der Geschäftsführung IT zugeordnet und berichtet auch an diese. Diese Zuordnung gewährleistet, dass die Geschäftsführung regelmäßig über den Stand der Projekte informiert wird und schnell Entscheidungen treffen kann. Ein einzelner PMO-Mitarbeiter kümmert sich um ein oder mehrere Projekte und übernimmt, abhängig vom jeweiligen Projekt, unterschiedliche Aufgaben, wie z.B. ein separates Risikomanagement. Zentral beim PMO angesiedelt ist das Release-Management über alle Projekte.

Das gesamte Aufgabenspektrum des PMO bei der MSITS zeigt Bild 1:

Bild 1: Aufgaben des PMO bei der MSITS.
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Das PMO stellt eine wichtige Schnittstelle zum zentralen Anforderungsmanagement (Demand Management), zu Solution Units und dem Bereich "Test und Deployment" dar. In Zusammenarbeit mit einem Mitarbeiter aus dem Anforderungsmanagement nimmt ein PMO-Mitarbeiter das Clustern und Priorisieren der Anforderungen unter Berücksichtigung der technischen Abhängigkeiten vor. In der Folge erhalten die Mitarbeiter dieser Entwicklungseinheiten ihre Aufträge. Ohne vorherige Abstimmung mit dem verantwortlichen Manager für Tests und Inbetriebnahme der Software kann keine Freigabe für ein Projekt und sein Entwicklungspaket gegeben werden und auch keine zeitliche Zusage für die Umsetzung einer Anforderung vom PMO gegenüber dem Anforderungsmanagement gegeben werden

Bild 2: PMO und angrenzende Bereiche.

Herausforderungen durch veränderte Geschäftsstrategien

Der Handel steht täglich vor neuen Herausforderungen. Entsprechend flexibel müssen eine IT und deren PMO ausgerichtet sein und dazu fähig, sich ständig weiterzuentwickeln. Eine solche Herausforderung mit tiefgreifenden Änderungen im Unternehmen ergab sich im Jahr 2010. Die Media-Saturn-Gruppe initiierte umfangreiche Maßnahmen, um ihre Online-Aktivitäten zu verstärken.