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E-Mails müssen ohne Mimik, Gestik und Stimme (z.B. Stimmlage, Betonung von Aussagen) auskommen. Das, was Sie "zwischen den Zeilen" mitteilen bzw. lesen, z.B. emotionale Tönungen (z.B. versteckte Kritik) führt schnell zu Missverständnissen. Einmal im Ton vergriffen - schon sind Kunden vergrault, Kollegen verärgert. E-Mails sind z.B. absolut ungeeignet, um Emotionen zu äußern und Konflikte auszutragen.
Die Wahrnehmung und Interpretation kann bei Sender und Empfänger stark differieren. Zwar ist E-Mail dafür gedacht, schnell und unkompliziert zu kommunizieren. Davon haben Sie aber nichts, wenn Sie die gesparte Zeit darauf verwenden müssen, die Wogen wieder zu glätten. Mal ehrlich: Würden Sie einen Brief "mal schnell" schreiben und abschicken? Bestimmt nicht.
Ihr (virtuelles) Gegenüber liest Ihre Nachricht mit Vermutungen und Vorannahmen über Sie und die Sache, über die Sie schreiben. Diese können aus Ihrer Sicht völlig falsch sein. Umgekehrt gehen Sie davon aus, dass der Empfänger ein bestimmtes Maß an Vorwissen besitzt. Dabei können Sie sich gehörig täuschen: Vielleicht hat er das letzte Meeting versäumt? Klar, dass er sich über Ihr Schreiben wundert. Oder er erinnert sich nicht an Sie, obwohl Sie ihm erst neulich Ihre Visitenkarte in die Hand gedrückt haben.
Auch versteckte Mehrdeutigkeiten und Widersprüche in Ihrer Nachricht, die Ihnen wegen Ihres Hintergrundwissens nicht auffallen, können zu Irritationen beim Empfänger führen. Vielleicht sprechen Sie zwar beide von derselben Sache, haben aber eine völlig unterschiedliche Vorstellung davon.
Die genannten Mechanismen zu kennen, ist schon die halbe Miete für professionelles E-Mailen. Wenn Sie dazu folgende Handlungsempfehlungen berücksichtigen, sind Sie auf der sicheren Seite:
Diese Hinweise sollen Sie natürlich nicht dazu veranlassen, Stunden lang an einer E-Mail zu feilen. Wichtig ist, dass Sie sich der Problematik von Interpretationen bewusst sind und sich nicht zu vorschnellem Absenden verleiten lassen. E-Mails sind zwar bequem und schnell, aber manchmal ist das persönliche Gespräch oder der eher formale Brief besser geeignet.