Die Führungsetage ist nicht greifbar, der Flurfunk lässt die Gerüchteküche brodeln und keiner hat ausreichend Informationen zum aktuellen Projektstatus: Immer wieder geraten Projekte in solche Krisensituationen. Ganz lässt sich dies aufgrund der steigenden Komplexität unserer Arbeitswelt nicht verhindern. Allerdings gibt es eine Alternative zu hektischem Herumschreien und der Taktik, Gespräche zu verweigern.

Die im Rettungsdienst angewandten Algorithmen AMPEL und ABCDE lernten Sie in Teil 1 dieser zweiteiligen Artikelserie kennen. Mit diesen beiden Algorithmen bleiben Sie auch in kritischen Projektsituationen handlungs- und entscheidungsfähig. Sie helfen Ihnen, das Problem rational und aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten, bevor Sie eine Entscheidung treffen und eine Lösung verfolgen.

Algorithmen durch Simulationen einüben

Beide Algorithmen werden im Rettungsdienst in diversen Seminaren erklärt, damit die Teilnehmer Sinn und Zweck verstehen. Nur dann herrschen die notwendige Akzeptanz und Motivation, um die Algorithmen intensiv und regelmäßig zu trainieren. Um aus einem Algorithmus ein tief im Stammhirn verankertes, automatisiert und unbewusst abrufbares Handlungsmuster werden zu lassen, bedarf es Training, Training und – Training!

Dabei ist es unserem Gehirn fast egal, ob wir das Vorgehen in Gedanken, am realen Fall, einem aufwendig konstruierten Fallbeispiel oder einem abstrakten Rollenspiel einüben. Die neuronalen Netze in unserem Gehirn werden bei allen Übungsformen an der gleichen Stelle aktiviert und entwickeln an diesen Stellen schnellere Signalübertragungsraten, sprich: Wir lernen. (Detailinformationen unter "Hebbsche Lernregel"). Wichtig ist lediglich, dass die Einsichten und Lerneffekte emotional verankert werden, d.h. dass die damit einhergehenden Gefühle dafür sorgen, dass es leichter behalten wird.

In der Luftfahrt müssen alle Piloten und Flugbegleiter regelmäßige Simulationen alltäglicher, außergewöhnlicher und kritischer Situationen durchführen, um die sog. Befähigungsprüfung zu bestehen. Im Rettungsdienst und in der Feuerwehr gehören regelmäßige Einsatzsimulationen zum etablierten Standard. Es drängt sich die Frage auf, warum wir in Projektmanagement-Trainings so selten Simulationen und Rollenspiele einbinden, um brauchbare Handlungsmuster zu verinnerlichen.

Vorteile von Simulationen im Projektmanagement

Sie könnten nun antworten, dass das Erstellen von Simulationen zu aufwendig ist, aber wir wissen, dass Gedankenexperimente und abstrakte Rollenspiele genauso gut wirken. Im Simulationstraining konzentrieren wir uns nicht das Projektmanagement-Fachwissen und dessen Umsetzung, sondern auf:

• die Interaktion der Teammitglieder,
• die Kommunikation,
• das Führungsverhalten,
• die Wahrnehmung der Situation,
• die Art und Weise der Entscheidungsprozesse und
• die Handlungsmuster, die in der Stresssituation die Überhand gewinnen.

Ziel einer Simulation ist es immer, sich selbst in einer kritischen Situation zu erleben und sein Handeln zu reflektieren. Die Teilnehmer lernen durch gegenseitiges Feedback ihre eigenen Denk- und Handlungsmuster kennen. Sie machen Erfahrungen mit Widerständen und Ängsten – ihren eigenen und denen der anderen. Zusätzlich nehmen sie wahr, wie stark alle Beteiligten untereinander vernetzt sind.

Das Wichtigste bei diesen Trainings ist die gegenseitige Beobachtung, ggf. eine Videoanalyse, die eigene Reflektion und ein hochwertiges Feedback nach jeder Durchführung. Voraussetzung: eine Bereitschaft zur Fremdkritik und eine offene Fehlerkultur. Beides wird durch diese Trainings auch gefördert. Jeder Fehler während des Trainings ist eine große Chance und ein Lerngegenstand für alle Beteiligten. Der Trainer ist hier gefordert, alle Teilnehmer angemessen in die Simulation oder das Rollenspiel hineinzuführen und anschließend wieder vorwurfsfrei zu entlassen und auszu"rollen" (d.h. jedem Teilnehmer die Rolle aus dem Rollenspiel wieder abzunehmen). Auch nach langjähriger Berufserfahrung kann die Lernkurve der Teilnehmer nach einem Training noch deutlich ansteigen. Während einer Simulation geraten die Teilnehmer bewusst in kritische Situationen und Grenzbereiche, die Stress und Ängste auslösen. Dies leitet eine langfristige Selbstreflektion und Persönlichkeits- und Teamentwicklung ein.

Simulationen und Rollenspiele selbst entwickeln

Das ist einfacher als im ersten Moment gedacht. Einige Projektmanagement-Simulationen stehen kostenfrei oder entgeltlich (größtenteils online) zur Verfügung. PC-gestützte Simulationen oder Bücher über Teamentwicklungstrainings bieten gut beschriebene Settings. Auch das Projektmanagement-Lernspiel "Gipfeleroberer" ist hier zu nennen. Die Hogrefe Testzentrale bietet beispielsweise einige Management-Fallstudien, die Anregungen liefern. Verschiedene Trainer und Berater bieten Inhouse-Simulationen oder Planspiele an, die häufig aber recht kostenintensiv sind. Eine schöne Simulation für agiles Management findet sich kostenfrei unter "Cynefin Lego Game" auf diversen Internetforen. Aber auch andere Team-Spiele (z.B. unter https://www.openpm.info/display/openPM/Lernspiele) können Sie gut als Projektsimulation aufbauen und für das Training der Algorithmen benutzen.

Egal wie stark vereinfacht oder aufwendig ausgefeilt Ihre Projektmanagement-Simulation ist, die aufgezeigten Algorithmen lassen sich problemlos darauf anwenden. Sie können die Algorithmen bei der Ausführung im Hinterkopf behalten, danach handeln und entscheiden oder sie zur Reflexion im anschließenden Lessons-Learned-Workshop verwenden.